系統(tǒng)往來結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司系統(tǒng)往來結(jié)算業(yè)務，加強財務管理，確保公司資金安全，提高資金使用效率，維護公司合法權益，促進公司健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及與公司有經(jīng)濟往來的外部單位之間的系統(tǒng)往來結(jié)算業(yè)務。（三）基本原則1.合法性原則往來結(jié)算業(yè)務必須遵守國家法律法規(guī)和相關財經(jīng)制度，確保各項業(yè)務活動合法合規(guī)。2.準確性原則往來結(jié)算數(shù)據(jù)應準確、完整、及時記錄，保證賬賬相符、賬實相符。3.及時性原則及時辦理往來款項的結(jié)算，避免逾期結(jié)算產(chǎn)生的不利影響。4.安全性原則加強往來款項的管理，確保資金安全，防范財務風險。二、系統(tǒng)往來結(jié)算的內(nèi)容及分類（一）內(nèi)容系統(tǒng)往來結(jié)算主要包括公司與供應商、客戶之間的采購銷售業(yè)務款項結(jié)算，以及公司內(nèi)部各部門之間的費用分攤、資金調(diào)撥等業(yè)務往來結(jié)算。（二）分類1.按業(yè)務性質(zhì)分類采購業(yè)務往來結(jié)算：記錄公司向供應商采購商品或服務所產(chǎn)生的應付賬款、預付款項等。銷售業(yè)務往來結(jié)算：記錄公司向客戶銷售商品或服務所產(chǎn)生的應收賬款、預收款項等。內(nèi)部往來結(jié)算：記錄公司內(nèi)部各部門之間因業(yè)務協(xié)作、費用分攤等產(chǎn)生的往來款項。2.按結(jié)算方式分類現(xiàn)金結(jié)算：適用于金額較小、結(jié)算頻繁的業(yè)務。銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算：包括支票、匯票、本票、電匯、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬等方式，是公司往來結(jié)算的主要方式。票據(jù)結(jié)算：如商業(yè)匯票等，具有一定的信用期限和流通性。三、系統(tǒng)往來結(jié)算的流程及操作規(guī)范（一）采購業(yè)務往來結(jié)算流程1.采購申請各部門根據(jù)業(yè)務需求填寫采購申請單，注明采購商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交至采購部門。2.采購訂單簽訂采購部門根據(jù)采購申請單與供應商進行洽談，簽訂采購合同或訂單，明確雙方的權利義務、交貨方式、結(jié)算方式等條款。采購訂單需經(jīng)采購部門負責人審核后生效。3.到貨驗收采購的商品或服務到貨后，采購部門通知驗收部門進行驗收。驗收部門按照合同要求對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢驗，出具驗收報告。如驗收合格，驗收報告經(jīng)驗收部門負責人簽字確認后提交至財務部門；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決。4.發(fā)票處理供應商根據(jù)采購訂單和實際交貨情況開具發(fā)票，并將發(fā)票送達公司。財務部門收到發(fā)票后，應核對發(fā)票信息與采購訂單、驗收報告是否一致。如信息相符，財務部門對發(fā)票進行審核，審核通過后進行賬務處理；如信息不符，財務部門應及時與采購部門和供應商溝通，要求供應商重新開具發(fā)票。5.付款申請與審批財務部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和期限，在發(fā)票審核無誤后，填寫付款申請單，注明付款金額、付款對象、付款方式等信息。付款申請單需經(jīng)財務部門負責人、分管領導審批后，提交至資金管理部門安排付款。6.付款執(zhí)行資金管理部門根據(jù)審批后的付款申請單，按照規(guī)定的付款方式進行付款操作。付款完成后，資金管理部門應及時將付款信息反饋給財務部門，財務部門據(jù)此進行賬務處理。（二）銷售業(yè)務往來結(jié)算流程1.銷售合同簽訂銷售部門與客戶簽訂銷售合同或訂單，明確銷售商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、結(jié)算方式等條款。銷售合同需經(jīng)銷售部門負責人審核后生效。2.發(fā)貨通知銷售部門根據(jù)銷售合同安排發(fā)貨，并填寫發(fā)貨通知單，注明發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨品種等信息。發(fā)貨通知單經(jīng)銷售部門負責人簽字確認后提交至倉庫管理部門。3.貨物出庫倉庫管理部門根據(jù)發(fā)貨通知單進行貨物出庫操作，填寫出庫單，注明出庫日期、出庫數(shù)量、出庫品種等信息。出庫單經(jīng)倉庫管理部門負責人簽字確認后提交至財務部門。4.發(fā)票開具財務部門根據(jù)銷售合同和出庫單信息，開具銷售發(fā)票，并將發(fā)票送達客戶。銷售發(fā)票應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具，確保發(fā)票信息真實、準確、完整。5.收款跟蹤財務部門負責跟蹤銷售款項的回收情況，定期與客戶核對往來賬款。如發(fā)現(xiàn)客戶逾期未付款，財務部門應及時通知銷售部門與客戶溝通催款事宜。6.收款確認與賬務處理客戶支付款項后，財務部門收到銀行收款通知或其他收款憑證，核對收款金額與銷售發(fā)票金額是否一致。如收款金額相符，財務部門進行收款確認，并據(jù)此進行賬務處理；如收款金額不符，財務部門應及時與銷售部門和客戶溝通，查明原因并進行相應處理。（三）內(nèi)部往來結(jié)算流程1.業(yè)務發(fā)起公司內(nèi)部各部門之間因業(yè)務協(xié)作、費用分攤等需要進行往來結(jié)算時，由業(yè)務發(fā)起部門填寫內(nèi)部往來結(jié)算單，注明結(jié)算事項、金額、結(jié)算對象等信息。內(nèi)部往來結(jié)算單經(jīng)業(yè)務發(fā)起部門負責人審批后提交至財務部門。2.財務審核財務部門收到內(nèi)部往來結(jié)算單后，對結(jié)算事項的真實性、合理性、金額準確性進行審核。審核通過后，財務部門進行賬務處理，并將內(nèi)部往來結(jié)算單傳遞至結(jié)算對象部門。3.對方確認結(jié)算對象部門收到內(nèi)部往來結(jié)算單后，核對結(jié)算信息與實際業(yè)務情況是否一致。如信息相符，結(jié)算對象部門在內(nèi)部往來結(jié)算單上簽字確認，并返回財務部門；如信息不符，結(jié)算對象部門應及時與業(yè)務發(fā)起部門溝通，協(xié)商解決差異問題。4.賬務調(diào)整財務部門根據(jù)雙方確認后的內(nèi)部往來結(jié)算單進行賬務調(diào)整，確保公司內(nèi)部各部門之間的往來賬款準確無誤。（四）操作規(guī)范1.結(jié)算憑證管理公司應建立健全結(jié)算憑證管理制度，明確結(jié)算憑證的種類、格式、填寫要求、傳遞流程等。結(jié)算憑證應妥善保管，防止丟失、損壞。對于重要的結(jié)算憑證，如發(fā)票、支票等，應實行專人專柜保管。結(jié)算憑證的填寫應規(guī)范、清晰、準確，不得隨意涂改。如因特殊原因需要修改，應在修改處加蓋修改人員的印章或簽字確認。2.賬務處理要求財務部門應按照國家統(tǒng)一的會計制度和公司財務管理制度進行往來結(jié)算業(yè)務的賬務處理。往來賬款應按照不同的客戶、供應商、內(nèi)部部門等進行明細核算，確保賬賬相符、賬實相符。定期對往來賬款進行核對和清理，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬款差異問題。對于長期掛賬的往來款項，應查明原因，采取有效措施進行處理。3.數(shù)據(jù)備份與安全財務部門應定期對往來結(jié)算數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。加強對往來結(jié)算數(shù)據(jù)的安全管理，設置不同級別的用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故的發(fā)生。四、系統(tǒng)往來結(jié)算的風險管理（一）風險識別1.信用風險客戶或供應商信用狀況不佳，可能導致應收賬款無法收回或應付賬款逾期支付，給公司帶來經(jīng)濟損失。2.操作風險結(jié)算流程不規(guī)范、操作失誤、內(nèi)部控制失效等可能導致往來結(jié)算數(shù)據(jù)錯誤、資金損失等風險。3.財務風險往來賬款管理不善，可能導致公司資金周轉(zhuǎn)困難、財務狀況惡化等風險。4.法律風險合同簽訂不規(guī)范、結(jié)算方式選擇不當?shù)瓤赡芤l(fā)法律糾紛，給公司帶來法律風險。（二）風險評估1.建立風險評估指標體系公司應根據(jù)往來結(jié)算業(yè)務的特點，建立風險評估指標體系，如客戶信用評級、應收賬款周轉(zhuǎn)率、應付賬款賬齡等指標，對往來結(jié)算風險進行量化評估。2.定期風險評估財務部門應定期對往來結(jié)算業(yè)務進行風險評估，根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施。（三）風險應對1.信用風險管理加強客戶信用調(diào)查與評估，建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進行動態(tài)跟蹤和管理。根據(jù)客戶信用狀況，合理確定信用額度和信用期限，對信用狀況不佳的客戶采取謹慎的結(jié)算政策。加強應收賬款催收管理，建立有效的催收機制，及時與客戶溝通催款事宜，必要時采取法律手段維護公司權益。2.操作風險管理完善結(jié)算流程和內(nèi)部控制制度，明確各崗位的職責和權限，加強對結(jié)算業(yè)務的監(jiān)督和審核。加強員工培訓，提高員工的業(yè)務素質(zhì)和風險意識，規(guī)范操作流程，減少操作失誤。定期對結(jié)算系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.財務風險管理優(yōu)化往來賬款結(jié)構(gòu)，合理安排資金，確保公司資金周轉(zhuǎn)順暢。加強資金預算管理，根據(jù)往來賬款的收付情況，合理安排資金支出，避免資金閑置或短缺。定期對公司財務狀況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的財務風險。4.法律風險管理加強合同管理，規(guī)范合同簽訂流程，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。選擇合適的結(jié)算方式，明確雙方的權利義務，避免因結(jié)算方式不當引發(fā)法律糾紛。加強與法律顧問的溝通與協(xié)作，及時咨詢法律問題，防范法律風險。五、系統(tǒng)往來結(jié)算的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務部門定期對往來結(jié)算業(yè)務進行自查，檢查結(jié)算流程是否規(guī)范、賬務處理是否準確、風險防控措施是否有效等。2.內(nèi)部審計部門定期對往來結(jié)算業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查往來賬款的真實性、合法性、效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部