社區(qū)送臘八粥會(huì)議記錄范文基本信息-會(huì)議時(shí)間：[具體時(shí)間]-會(huì)議地點(diǎn)：社區(qū)會(huì)議室-參會(huì)人員：社區(qū)工作人員、志愿者代表、社區(qū)老年協(xié)會(huì)代表、轄區(qū)內(nèi)相關(guān)合作商家代表會(huì)議主要內(nèi)容開場(chǎng)致辭與活動(dòng)背景介紹社區(qū)主任[姓名]首先對(duì)參會(huì)人員表示歡迎，并介紹了此次會(huì)議的目的。臘八節(jié)作為中國(guó)傳統(tǒng)節(jié)日，喝臘八粥是一項(xiàng)重要習(xí)俗，社區(qū)舉辦送臘八粥活動(dòng)，旨在傳承和弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化，增強(qiáng)社區(qū)居民之間的情感交流，營(yíng)造溫馨、和諧的社區(qū)氛圍。過(guò)去幾年，社區(qū)舉辦的類似活動(dòng)都得到了居民的廣泛好評(píng)，今年希望能夠在以往的基礎(chǔ)上，把活動(dòng)辦得更加豐富、更有意義。活動(dòng)方案初步討論1.活動(dòng)時(shí)間和地點(diǎn)-社區(qū)工作人員[姓名]提出，活動(dòng)時(shí)間定在臘八節(jié)當(dāng)天（[具體日期]）上午8點(diǎn)至11點(diǎn)。地點(diǎn)選擇在社區(qū)中心廣場(chǎng)，這里位置顯眼，交通便利，能夠覆蓋到更多的社區(qū)居民。-志愿者代表[姓名]建議，可以在活動(dòng)前一天提前準(zhǔn)備部分工作，比如提前泡發(fā)食材等，這樣可以確保臘八節(jié)當(dāng)天能更高效地煮出臘八粥。同時(shí)，考慮到一些行動(dòng)不便的居民無(wú)法到廣場(chǎng)領(lǐng)取，是否可以安排志愿者將臘八粥送到他們家中。-經(jīng)過(guò)討論，大家一致同意活動(dòng)時(shí)間和地點(diǎn)的安排，并且決定成立專門的“愛(ài)心送餐小組”，負(fù)責(zé)為社區(qū)內(nèi)的孤寡老人、殘疾人等特殊群體送臘八粥上門。2.食材采購(gòu)-社區(qū)工作人員[姓名]介紹，根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，預(yù)計(jì)本次活動(dòng)需要準(zhǔn)備大米、糯米、紅棗、桂圓、蓮子、花生、紅豆、綠豆等多種食材。初步估算，大約需要為500-600人提供臘八粥，按照每人一碗的量，需要采購(gòu)相應(yīng)數(shù)量的食材。-轄區(qū)內(nèi)合作商家代表[姓名]表示，商家愿意以優(yōu)惠的價(jià)格為社區(qū)提供食材，并且可以保證食材的質(zhì)量。同時(shí)，商家還可以提供部分包裝材料，用于裝盛臘八粥。-經(jīng)過(guò)討論，確定由社區(qū)工作人員和志愿者代表組成采購(gòu)小組，與商家進(jìn)一步溝通采購(gòu)細(xì)節(jié)，確保食材的數(shù)量和質(zhì)量滿足活動(dòng)需求。3.人員分工-社區(qū)主任[姓名]提出了初步的人員分工方案：-煮粥組：由社區(qū)老年協(xié)會(huì)的成員和部分有經(jīng)驗(yàn)的志愿者組成，負(fù)責(zé)臘八粥的煮制工作。-發(fā)放組：由社區(qū)工作人員和志愿者組成，負(fù)責(zé)在廣場(chǎng)上為居民發(fā)放臘八粥。-宣傳組：由社區(qū)宣傳干事和志愿者組成，負(fù)責(zé)活動(dòng)的宣傳推廣工作，包括制作海報(bào)、拍攝活動(dòng)照片等。-后勤保障組：由社區(qū)工作人員組成，負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的物資供應(yīng)、場(chǎng)地布置等后勤保障工作。-志愿者代表[姓名]建議，可以設(shè)置一個(gè)“應(yīng)急處理小組”，負(fù)責(zé)處理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如人員摔倒、設(shè)備故障等。-經(jīng)過(guò)討論，大家對(duì)人員分工方案進(jìn)行了完善，明確了各小組的職責(zé)和負(fù)責(zé)人?；顒?dòng)宣傳方案討論1.線上宣傳-社區(qū)宣傳干事[姓名]提出，利用社區(qū)官方微信公眾號(hào)、社區(qū)業(yè)主微信群等線上平臺(tái)進(jìn)行活動(dòng)宣傳。提前發(fā)布活動(dòng)通知，介紹活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，同時(shí)可以發(fā)布一些臘八節(jié)的傳統(tǒng)文化知識(shí)，增強(qiáng)居民對(duì)活動(dòng)的了解和興趣。-志愿者代表[姓名]建議，可以制作一些精美的活動(dòng)海報(bào)和短視頻，在微信公眾號(hào)和業(yè)主微信群中發(fā)布，提高宣傳效果。-經(jīng)過(guò)討論，確定由宣傳組負(fù)責(zé)制作活動(dòng)海報(bào)和短視頻，并在活動(dòng)前三天開始在各線上平臺(tái)進(jìn)行宣傳推廣。2.線下宣傳-社區(qū)工作人員[姓名]提出，在社區(qū)內(nèi)的宣傳欄、樓道口等顯眼位置張貼活動(dòng)海報(bào)，擴(kuò)大活動(dòng)的知曉度。同時(shí)，可以組織志愿者在社區(qū)內(nèi)進(jìn)行走訪宣傳，向居民發(fā)放活動(dòng)傳單。-社區(qū)老年協(xié)會(huì)代表[姓名]建議，可以邀請(qǐng)社區(qū)內(nèi)的學(xué)校、幼兒園參與活動(dòng)宣傳，讓孩子們向家長(zhǎng)宣傳臘八節(jié)和社區(qū)送臘八粥的活動(dòng)，提高居民的參與度。-經(jīng)過(guò)討論，確定由宣傳組負(fù)責(zé)制作活動(dòng)傳單，組織志愿者進(jìn)行線下宣傳。同時(shí)，與社區(qū)內(nèi)的學(xué)校、幼兒園取得聯(lián)系，爭(zhēng)取他們的支持和配合?；顒?dòng)預(yù)算討論1.食材費(fèi)用-采購(gòu)小組初步估算，食材費(fèi)用大約需要[X]元。包括大米、糯米、紅棗、桂圓、蓮子、花生、紅豆、綠豆等食材的采購(gòu)費(fèi)用。-經(jīng)過(guò)討論，大家認(rèn)為可以根據(jù)實(shí)際參與人數(shù)對(duì)食材采購(gòu)量進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以控制成本。2.包裝材料費(fèi)用-轄區(qū)內(nèi)合作商家提供的包裝材料可以滿足部分需求，但還需要采購(gòu)一些一次性碗、勺子等物品，預(yù)計(jì)費(fèi)用為[X]元。3.宣傳費(fèi)用-宣傳組預(yù)計(jì)制作活動(dòng)海報(bào)、短視頻和傳單等宣傳材料的費(fèi)用大約為[X]元。4.其他費(fèi)用-考慮到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)可能需要一些水電費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)用等，預(yù)計(jì)其他費(fèi)用為[X]元。-經(jīng)過(guò)討論，大家對(duì)活動(dòng)預(yù)算進(jìn)行了審核和調(diào)整，最終確定活動(dòng)總預(yù)算為[X]元。社區(qū)主任[姓名]表示，將向街道申請(qǐng)部分活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，同時(shí)鼓勵(lì)社區(qū)居民和商家進(jìn)行捐贈(zèng)，以彌補(bǔ)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的不足。活動(dòng)安全保障討論1.食品安全-煮粥組負(fù)責(zé)人[姓名]提出，在食材采購(gòu)過(guò)程中，要嚴(yán)格把關(guān)食材的質(zhì)量，選擇正規(guī)渠道采購(gòu)。在煮制臘八粥的過(guò)程中，要注意衛(wèi)生，遵守食品安全操作規(guī)范。-后勤保障組負(fù)責(zé)人[姓名]表示，將準(zhǔn)備一些常用的消毒用品，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的餐具、設(shè)備等進(jìn)行消毒處理，確保食品安全。2.現(xiàn)場(chǎng)秩序-發(fā)放組負(fù)責(zé)人[姓名]提出，在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置排隊(duì)區(qū)域，安排志愿者維持秩序，避免出現(xiàn)擁擠、踩踏等情況。同時(shí)，要提醒居民注意安全，不要在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)奔跑、打鬧。-應(yīng)急處理小組負(fù)責(zé)人[姓名]表示，將準(zhǔn)備一些急救藥品和器材，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。并且在活動(dòng)前組織志愿者進(jìn)行應(yīng)急培訓(xùn)，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力?；顒?dòng)后續(xù)工作討論1.活動(dòng)總結(jié)-社區(qū)主任[姓名]提出，活動(dòng)結(jié)束后，各小組要及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和不足之處。同時(shí)，組織召開活動(dòng)總結(jié)會(huì)議，共同討論如何改進(jìn)和完善今后的活動(dòng)。2.照片和視頻整理-宣傳組負(fù)責(zé)人[姓名]表示，將對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)拍攝的照片和視頻進(jìn)行整理和編輯，制作成活動(dòng)紀(jì)念相冊(cè)和視頻，在社區(qū)官方微信公眾號(hào)和社區(qū)文化室進(jìn)行展示，讓更多的居民了解活動(dòng)的精彩瞬間。3.感謝與反饋-社區(qū)工作人員[姓名]建議，活動(dòng)結(jié)束后，要向參與活動(dòng)的居民、志愿者和商家表示感謝。可以通過(guò)社區(qū)官方微信公眾號(hào)發(fā)布感謝信，同時(shí)對(duì)居民的反饋意見(jiàn)進(jìn)行收集和整理，為今后的活動(dòng)提供參考。會(huì)議總結(jié)社區(qū)主任[姓名]對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行了總結(jié)，強(qiáng)調(diào)了本次送臘八粥活動(dòng)的重要意義，希望各小組按照分工認(rèn)真做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保活動(dòng)的順利開展。同時(shí)，鼓勵(lì)大家積極創(chuàng)新，為活動(dòng)增添更多的亮點(diǎn)和特色。大家要共同努力，把這次活動(dòng)辦成一次溫馨、和諧、有意義的社區(qū)文化活動(dòng)，讓社區(qū)居民感受到濃濃的節(jié)日氛圍和社區(qū)大家庭的溫暖。參會(huì)人員一致表示，將按照會(huì)議要求，積極履行職責(zé)，為活動(dòng)的成功舉辦貢獻(xiàn)自己的力量。附件1.《社區(qū)送臘八粥活動(dòng)人員分工表》|小組名稱|職責(zé)|負(fù)責(zé)人|成員||----|----|----|----||煮粥組|負(fù)責(zé)臘八粥的煮制工作|[煮粥組負(fù)責(zé)人姓名]|社區(qū)老年協(xié)會(huì)成員、部分志愿者||發(fā)放組|在廣場(chǎng)上為居民發(fā)放臘八粥|[發(fā)放組負(fù)責(zé)人姓名]|社區(qū)工作人員、志愿者||宣傳組|活動(dòng)的宣傳推廣工作，制作海報(bào)、拍攝活動(dòng)照片等|[宣傳組負(fù)責(zé)人姓名]|社區(qū)宣傳干事、志愿者||后勤保障組|活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的物資供應(yīng)、場(chǎng)地布置等后勤保障工作|[后勤保障組負(fù)責(zé)人姓名]|社區(qū)工作人員||應(yīng)急處理小組|處理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況|[應(yīng)急處理小組負(fù)責(zé)人姓名]|志愿者||愛(ài)心送餐小組|為社區(qū)內(nèi)特殊群體送臘八粥上門|[愛(ài)心送餐小組負(fù)責(zé)人姓名]|志愿者|2.《社區(qū)送臘八粥活動(dòng)預(yù)算表》|項(xiàng)目|預(yù)算金額（元）|備注||----|----|----||食材費(fèi)用|[X]|包括大米、糯米、紅棗等多種食材||包裝材料費(fèi)用|[X]|一次性碗、勺子等||宣傳費(fèi)用|[X]|海報(bào)、短視頻、傳單制作||其他費(fèi)用|[X]|水電費(fèi)、設(shè)備租賃等||總計(jì)|[X]||3.《社區(qū)送臘八粥活動(dòng)宣傳方案》-線上宣傳-活動(dòng)前三天，在社區(qū)官方微信公眾號(hào)發(fā)布活動(dòng)通知，介紹活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和臘八節(jié)傳統(tǒng)文化知識(shí)。-制作精美的活動(dòng)海報(bào)和短視頻，在社區(qū)業(yè)主微信群中發(fā)布。-活動(dòng)期間，在微信公眾號(hào)實(shí)時(shí)發(fā)布活動(dòng)動(dòng)態(tài)和照片。-線下宣傳-在社區(qū)宣傳欄、樓道口張貼活動(dòng)海報(bào)。-組織志愿者在社區(qū)內(nèi)走訪宣傳，發(fā)放活動(dòng)傳單。-與社區(qū)內(nèi)學(xué)校、幼兒園合作，讓孩子們向家長(zhǎng)宣傳活動(dòng)。4.