企業(yè)合同審查與管理標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確各方權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的重要法律文件，其管理水平直接影響企業(yè)風(fēng)險防控能力與經(jīng)營效率。為規(guī)范合同全生命周期管理，防范法律風(fēng)險與經(jīng)營漏洞，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板，涵蓋合同從需求發(fā)起、起草審查、簽署履行到歸檔復(fù)盤的全環(huán)節(jié)，助力企業(yè)實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與高效化。一、適用場景：企業(yè)合同管理的核心業(yè)務(wù)場景本流程模板適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的審查與管理，具體場景包括但不限于：新業(yè)務(wù)合作合同：如采購合同、銷售合同、服務(wù)外包合同、技術(shù)開發(fā)合同等新合作項目的合同簽訂；日常運營合同：如勞動合同、租賃合同、保險合同、廣告服務(wù)合同等維持企業(yè)日常運營的合同；合同變更與續(xù)簽：對已生效合同的條款修訂、期限延長或補(bǔ)充協(xié)議的簽訂；合同糾紛處理：因合同履行產(chǎn)生爭議時的內(nèi)部審核、證據(jù)收集及應(yīng)對方案制定；合同歸檔與查閱：合同到期后的整理、歸檔及后續(xù)查閱管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程：合同全生命周期管理七步法（一）第一步：合同需求發(fā)起與審批——明確需求，源頭把控操作主體：業(yè)務(wù)部門需求人、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財務(wù)部門（如涉及資金）操作內(nèi)容：需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求審批單》（見模板1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心需求（如數(shù)量、價格、交付時間）、預(yù)算金額及特殊要求（如保密條款、違約責(zé)任）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性、必要性及與業(yè)務(wù)目標(biāo)的匹配度，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。法務(wù)/財務(wù)預(yù)審：法務(wù)部門初步判斷合同性質(zhì)及潛在風(fēng)險，財務(wù)部門審核資金條款（如付款方式、稅費承擔(dān)）是否符合財務(wù)制度，對明顯不合理或高風(fēng)險條款提出修改建議。管理層審批：根據(jù)合同金額及重要性，由對應(yīng)層級管理層（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）審批，重大合同需提交總經(jīng)理辦公會審議。輸出成果：《合同需求審批單》（審批完成版）、合作方初步資質(zhì)材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）。（二）第二步：合同文本起草——規(guī)范要素，避免遺漏操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部門操作內(nèi)容：模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫中的對應(yīng)類型模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），無模板時參考行業(yè)通用文本。內(nèi)容填寫：根據(jù)審批后的《合同需求審批單》，填寫合同核心條款，包括但不限于：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表姓名及職務(wù)（授權(quán)書需作為附件）；合同標(biāo)的：名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需明確國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)：雙方主要權(quán)利（如收款權(quán)、交付權(quán)）、主要義務(wù)（如供貨義務(wù)、驗收義務(wù)）；履行條款：時間（起止日期、節(jié)點）、地點、方式（運輸、驗收）、付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及時限）、票據(jù)類型；違約責(zé)任：明確違約情形、違約金計算方式（或損失賠償范圍）、爭議解決方式（仲裁/訴訟及管轄法院）；其他：保密條款（如保密范圍、期限）、不可抗力、合同生效條件、份數(shù)等。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核條款與需求的匹配性，法務(wù)部門審核法律合規(guī)性（如主體資格、條款合法性、法律風(fēng)險點），形成《合同起草審核意見表》。輸出成果：合同草案（含附件）、《合同起草審核意見表》。（三）第三步：合同內(nèi)部多部門審查——協(xié)同把關(guān)，全面風(fēng)控操作主體：法務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控部門（如涉及重大風(fēng)險）操作內(nèi)容：法務(wù)審查：重點審查主體資格（對方是否為適格主體、授權(quán)是否有效）、條款合法性（如是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對等性（如是否存在單方免責(zé)條款）、違約責(zé)任可執(zhí)行性（如違約金是否合理）、爭議解決條款的明確性。財務(wù)審查：重點審查資金條款（付款條件是否明確、與預(yù)算是否一致、稅費承擔(dān)方式）、發(fā)票要求（如發(fā)票類型、開具時限）、財務(wù)相關(guān)違約責(zé)任（如逾期付款的違約金上限）。業(yè)務(wù)審查：重點審查標(biāo)的條款（是否與業(yè)務(wù)需求一致）、履行可行性（如交付時間是否合理、資源是否到位）、合作方履約能力（如歷史合作記錄、資質(zhì)有效期）。風(fēng)控審查（如涉及重大項目）：結(jié)合企業(yè)風(fēng)險清單，審查合同潛在風(fēng)險（如政策變動風(fēng)險、市場風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險），提出風(fēng)險應(yīng)對建議。意見匯總：法務(wù)部門匯總各部門審查意見，與業(yè)務(wù)部門共同修改合同文本，形成最終版《合同審查意見匯總表》。輸出成果：《合同審查意見匯總表》、修訂后的合同終稿。（四）第四步：合同外部對接與談判——達(dá)成一致，鎖定條款操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門（必要時）、授權(quán)談判代表操作內(nèi)容：外部溝通：將合同終稿提交合作方，明確反饋時限，對方提出修改意見時，由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同評估，對合理意見予以采納，不合理條款需說明理由并協(xié)商解決。談判記錄：對重大分歧點，形成《合同談判記錄》，明確雙方爭議焦點、協(xié)商結(jié)果及最終條款，由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。文本確認(rèn)：雙方就合同條款達(dá)成一致后，打印紙質(zhì)文本（要求一式多份，份數(shù)滿足簽署、歸檔、財務(wù)、業(yè)務(wù)等部門需求），核對頁碼、附件完整性，保證無空白條款（如有空白需劃線或注明“無”）。輸出成果：《合同談判記錄》（如有）、雙方確認(rèn)的合同紙質(zhì)文本（含附件）。（五）第五步：合同簽署與用印——規(guī)范程序，保證效力操作主體：授權(quán)簽署人、行政部用印管理員、檔案管理員操作內(nèi)容：簽署權(quán)限審核：根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》明確簽署權(quán)限（如法定代表人簽署、授權(quán)代表簽署），授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限），避免越權(quán)簽署。簽署規(guī)范：雙方在合同指定簽署頁（法定代表人/授權(quán)代表人簽字、公司蓋章處）簽字蓋章，要求：個人簽名：清晰可辨，不得代簽；公司蓋章：加蓋公章或合同專用章（需與主體名稱一致），騎縫章（多頁合同需加蓋騎縫章），做到“騎年壓月”（日期在章下方）。用印登記：行政部用印管理員核對合同文本與《合同簽署審批單》（見模板2）一致性，登記用印信息（合同編號、用印日期、份數(shù)、申請人、保管人），后移交檔案管理員。輸出成果：簽署完成的合同正本、復(fù)印件，《授權(quán)委托書》（如有）、《合同簽署審批表》。（六）第六步：合同履行與跟蹤——動態(tài)監(jiān)控，及時預(yù)警操作主體：業(yè)務(wù)部門履行人、財務(wù)部門、法務(wù)部門操作內(nèi)容：履行臺賬：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（見模板3），記錄合同關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款時間），明確各節(jié)點責(zé)任人，實時更新履行狀態(tài)（如“待履行”“進(jìn)行中”“已完成”“異?！保＿M(jìn)度監(jiān)控：定期檢查履行情況，對逾期未履行或存在履行風(fēng)險的節(jié)點（如對方延遲交貨），及時向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門預(yù)警，形成《合同履行異常報告》，說明原因及應(yīng)對措施。驗收與付款：按合同約定履行驗收義務(wù)（如貨物驗收需簽署《驗收單》），財務(wù)部門憑驗收單、發(fā)票、《合同履行跟蹤表》辦理付款手續(xù)，保證付款與合同條款一致。糾紛處理：履行過程中發(fā)生爭議時，業(yè)務(wù)部門收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收單），法務(wù)部門制定應(yīng)對方案（協(xié)商、仲裁、訴訟），經(jīng)審批后執(zhí)行，并記錄《合同糾紛處理記錄》。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《合同履行異常報告》（如有）、《驗收單》、《合同糾紛處理記錄》（如有）。（七）第七步：合同歸檔與復(fù)盤——閉環(huán)管理，持續(xù)優(yōu)化操作主體：檔案管理員、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門操作內(nèi)容：歸檔整理：合同履行完畢或終止后，檔案管理員收集合同正本、附件（如審批單、審查表、談判記錄、履行報告、糾紛材料等），按“一合同一檔”原則整理，標(biāo)注歸檔編號、歸檔日期、保管期限（根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定，如保管期限為合同終止后+5年）。電子歸檔：將合同掃描件（含簽署頁、附件）及電子臺賬錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。流程復(fù)盤：法務(wù)部門每季度組織業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門召開合同管理復(fù)盤會，分析審查常見問題（如條款遺漏、違約責(zé)任不明確）、履行風(fēng)險點（如逾期付款、驗收疏漏），提出流程優(yōu)化建議，更新《合同管理手冊》及標(biāo)準(zhǔn)化模板庫。輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔登記表》（見模板4）、《合同管理復(fù)盤報告》。三、配套工具模板：提升管理效率的標(biāo)準(zhǔn)化表格模板1：合同需求審批單合同編號需求部門需求人合作方名稱合作方類型（□供應(yīng)商□客戶□其他）合同標(biāo)的預(yù)算金額需求描述（核心條款、期限等）附件清單（如合作方資質(zhì)、技術(shù)參數(shù)）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)部門意見簽字：日期：財務(wù)部門意見簽字：日期：管理層審批□部門總監(jiān)□分管副總□總經(jīng)理簽字：日期：模板2：合同簽署審批表合同編號合同名稱合同類型簽署日期簽署主體甲方：乙方：授權(quán)代表信息甲方授權(quán)人：職務(wù)：授權(quán)范圍：□完全授權(quán)□部分授權(quán)（注明范圍）乙方授權(quán)人：職務(wù)：授權(quán)范圍：□完全授權(quán)□部分授權(quán)（注明范圍）審查意見法務(wù)部門：簽字：日期：業(yè)務(wù)部門：簽字：日期：用印登記用印類型：□公章□合同章□騎縫章用印份數(shù)：保管人：申請人：簽字：日期：檔案交接檔案編號：移交人：接收人：日期：模板3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方履行階段（□待履行□進(jìn)行中□已完成□異常）關(guān)鍵節(jié)點計劃時間實際時間責(zé)任人交付節(jié)點驗收節(jié)點付款節(jié)點異常處理異常描述：責(zé)任人：處理方案：結(jié)果：模板4：合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱合同類型簽署日期歸檔日期保管期限份數(shù)正本：份副本：份電子檔：□有□無檔案盒編號移交人接收人借閱記錄（日期、借閱人、用途、歸還日期）備注（如特殊條款、糾紛情況）四、關(guān)鍵注意事項：規(guī)避風(fēng)險與保障合規(guī)的核心要點（一）主體資格審查：嚴(yán)控合作方準(zhǔn)入合作方需提供最新營業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時），核實其經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證）是否與合同標(biāo)的匹配；對合作方履約能力進(jìn)行評估（如查詢信用報告、歷史合作業(yè)績），避免與無資質(zhì)或失信主體合作。（二）條款完整性：避免“口頭約定”與“空白條款”合同必須包含《民法典》規(guī)定的必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責(zé)任、爭議解決等），避免僅以訂單、確認(rèn)函等簡單文件替代；紙質(zhì)合同簽署前需核對所有頁面，保證無空白頁、無涂改（涂改處需雙方蓋章/簽字確認(rèn)），電子合同需采用可靠的電子簽名（符合《電子簽名法》要求）。（三）法律風(fēng)險防控：重點條款“零模糊”違約責(zé)任：明確違約情形（如“逾期交貨”“質(zhì)量不合格”）、違約金計算標(biāo)準(zhǔn)（如“按逾期金額每日萬分之五”）或損失賠償范圍，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”“違約方賠償守約方損失”等模糊表述；爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權(quán)法院訴訟，或選擇明確仲裁機(jī)構(gòu)（如“中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會”），避免“由雙方協(xié)商解決”（無強(qiáng)制執(zhí)行力）；保密條款：明保證密范圍（如“技術(shù)信息、經(jīng)營信息”）、保密期限（如“合同終止后3年”）、違約責(zé)任（如“支付違約金元”）。（四）簽署權(quán)限管理：杜絕“越權(quán)簽署”嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)《合同授權(quán)管理制度》，明確不同層級人員的簽署權(quán)限（如總經(jīng)理可簽署金額≥100萬元合同，部門總監(jiān)可簽署＜100萬元合同），授權(quán)委托書需注明授權(quán)期限及具體事項；禁止未經(jīng)授權(quán)人員代表企業(yè)簽署合同，否則可能因“表見代理”導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任。（五）保密與檔案管理：保證信息安全與可追溯合同文本及履行過程中涉及的商業(yè)秘密（如價格、技術(shù)參數(shù)）需限定知悉范圍，簽訂《保密協(xié)議》；檔案保管需符合《檔案法》要求，紙質(zhì)檔案存放于防火防潮柜，電