企業(yè)采購流程及合同管理一體化模板一、模板概述企業(yè)采購與合同管理是供應(yīng)鏈運(yùn)營的核心環(huán)節(jié)，直接影響成本控制、供應(yīng)商協(xié)同及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)模式下，采購流程與合同管理常存在“流程割裂、信息孤島、跟蹤滯后”等問題，導(dǎo)致需求響應(yīng)慢、合同執(zhí)行偏差、糾紛頻發(fā)。本模板通過將采購需求提報(bào)、供應(yīng)商尋源、合同簽訂、履約跟蹤、驗(yàn)收結(jié)算全流程一體化設(shè)計(jì)，配套標(biāo)準(zhǔn)化工具表格，實(shí)現(xiàn)“流程規(guī)范化、信息可視化、風(fēng)險(xiǎn)可控化”，幫助企業(yè)提升采購效率30%以上，降低合同糾紛率50%，適用于各行業(yè)企業(yè)的日常采購與合同管理場景。二、適用范圍與典型場景（一）適用范圍本模板適用于中小型企業(yè)及大型企業(yè)分支機(jī)構(gòu)，覆蓋以下采購類型：物資采購：原材料、生產(chǎn)設(shè)備、辦公用品、勞保用品等有形物資；服務(wù)采購：技術(shù)咨詢、物流運(yùn)輸、維修保養(yǎng)、營銷推廣等無形服務(wù)；工程采購：小型基建項(xiàng)目、設(shè)備安裝工程等（需結(jié)合工程管理規(guī)范調(diào)整）。（二）典型場景場景1：年度供應(yīng)商框架采購企業(yè)需與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，年度內(nèi)多次采購?fù)愇镔Y/服務(wù)。通過模板中《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》篩選入圍供應(yīng)商，簽訂《框架合同》，后續(xù)每次采購僅需通過《采購需求申請表》觸發(fā)訂單，無需重復(fù)簽約，縮短采購周期。場景2：臨時(shí)性緊急采購因生產(chǎn)突發(fā)故障或市場緊急需求，需快速采購特定物資。通過模板中“緊急采購綠色通道”，需求部門可簡化《采購需求申請表》審批流程，采購部同步啟動供應(yīng)商尋源，合同條款采用《標(biāo)準(zhǔn)合同模板（緊急版）》，保證24小時(shí)內(nèi)完成采購到貨。場景3：重大項(xiàng)目設(shè)備采購涉及高價(jià)值設(shè)備（如生產(chǎn)線設(shè)備、精密儀器）采購，需嚴(yán)格管控供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)參數(shù)、交付周期及售后條款。通過模板中《技術(shù)規(guī)格確認(rèn)表》《合同執(zhí)行跟蹤表》，實(shí)現(xiàn)從需求提報(bào)到設(shè)備驗(yàn)收的全流程節(jié)點(diǎn)跟蹤，保證設(shè)備符合技術(shù)要求且按時(shí)交付。三、采購與合同管理一體化操作流程本流程分為6個(gè)核心階段，各階段環(huán)環(huán)相扣，通過工具表格實(shí)現(xiàn)信息傳遞與留痕，保證流程閉環(huán)。（一）需求提報(bào)與審批核心目標(biāo)：明確采購需求，保證需求合理性與預(yù)算匹配性。操作步驟：需求提報(bào)：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購需求申請表》（見表1），需明確“需求描述（含技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號）、數(shù)量、預(yù)算金額、交付日期、用途說明”等字段。例如生產(chǎn)部需采購10臺型號為“-200”的工業(yè)電機(jī)，需在表中注明“額定功率15kW、防護(hù)等級IP55、交付日期2024年8月30日”。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對需求真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)后簽字提交至采購部。預(yù)算匹配審核：采購部核對需求金額是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)（需附《預(yù)算執(zhí)行情況表》），若超預(yù)算，需需求部門補(bǔ)充《超預(yù)算說明》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)入下一流程。（二）供應(yīng)商尋源與評估核心目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，保證供應(yīng)商資質(zhì)與履約能力匹配需求。操作步驟：供應(yīng)商尋源：采購部根據(jù)需求類型，通過“供應(yīng)商庫（歷史合作供應(yīng)商）、行業(yè)推薦、公開招標(biāo)”等渠道收集潛在供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證證書等）。資質(zhì)評估：采購部牽頭組織技術(shù)部、質(zhì)量部成立評估小組，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》（見表2），從“資質(zhì)合規(guī)性（如ISO9001認(rèn)證、特種設(shè)備制造許可）、財(cái)務(wù)狀況（近2年資產(chǎn)負(fù)債率）、生產(chǎn)能力（月產(chǎn)能、交付周期）、質(zhì)量水平（歷史合作合格率）”等維度打分（滿分100分，80分以上合格）。樣品/方案驗(yàn)證：對涉及技術(shù)參數(shù)的物資/服務(wù)，要求供應(yīng)商提供樣品或解決方案，由技術(shù)部進(jìn)行測試驗(yàn)證，出具《樣品測試報(bào)告》，作為供應(yīng)商最終入圍依據(jù)。（三）合同談判與簽訂核心目標(biāo)：明確合同條款，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，保證供需雙方權(quán)責(zé)對等。操作步驟：合同起草：采購部根據(jù)談判結(jié)果（含價(jià)格、交付、付款、售后等條款），選用對應(yīng)類型的《標(biāo)準(zhǔn)合同模板》（物資類/服務(wù)類/工程類），填寫《合同審批單》（見表3），附《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》《談判記錄》《樣品測試報(bào)告》等支撐材料。合同關(guān)鍵條款需包括：標(biāo)的物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量）；價(jià)格與支付方式（預(yù)付款比例、驗(yàn)收款、質(zhì)保金）；交付時(shí)間與地點(diǎn)（含運(yùn)輸責(zé)任劃分）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收方法（如國標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；違約責(zé)任（延遲交付/質(zhì)量不達(dá)標(biāo)賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟）。多部門審批：合同審批流程為“采購經(jīng)辦人→采購經(jīng)理→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理”，各節(jié)點(diǎn)審批要點(diǎn)：法務(wù)部：審核條款合規(guī)性（如違約責(zé)任是否對等、爭議解決條款是否明確）；財(cái)務(wù)部：審核付款條件與預(yù)算匹配性；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：審批重大合同（金額超50萬或戰(zhàn)略采購）。合同簽訂與歸檔：審批通過后，采購部打印紙質(zhì)合同（一式四份：供需雙方各執(zhí)兩份），加蓋公司合同專用章（需在公章使用登記表中記錄），合同原件由采購部歸檔，電子版同步至“合同管理系統(tǒng)”，供財(cái)務(wù)部、需求部門查閱。（四）合同執(zhí)行與跟蹤核心目標(biāo)：監(jiān)控合同履約節(jié)點(diǎn)，保證供應(yīng)商按約交付，及時(shí)發(fā)覺并處理異常。操作步驟：交期跟蹤：采購部根據(jù)合同約定的交付節(jié)點(diǎn)，填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》（見表4），每周更新“生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨狀態(tài)、在途信息”等。例如合同約定8月30日交付電機(jī)，采購部需在8月15日、8月22日分別跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度，若發(fā)覺延遲風(fēng)險(xiǎn)（如原材料短缺），需協(xié)調(diào)供應(yīng)商制定趕工計(jì)劃，并同步通知需求部門調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。質(zhì)量監(jiān)控：對于關(guān)鍵物資，采購部聯(lián)合質(zhì)量部在供應(yīng)商生產(chǎn)過程中進(jìn)行現(xiàn)場抽檢（如大型設(shè)備），出具《過程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》；到貨后，質(zhì)量部按合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行入庫檢驗(yàn)，填寫《到貨驗(yàn)收單》（見表5），合格則辦理入庫，不合格則啟動《不合格品處理流程》（退貨/換貨/索賠）。付款申請：根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款30%、驗(yàn)收款65%、質(zhì)保金5%），采購部填寫《付款申請單》，附《合同執(zhí)行跟蹤表》《到貨驗(yàn)收單》《發(fā)票》等材料，提交財(cái)務(wù)部審核付款。（五）驗(yàn)收與結(jié)算核心目標(biāo)：確認(rèn)采購成果符合需求，完成最終款項(xiàng)結(jié)算，閉環(huán)合同管理。操作步驟：最終驗(yàn)收：需求部門在物資/服務(wù)投入使用后15個(gè)工作日內(nèi)，組織采購部、技術(shù)部進(jìn)行最終驗(yàn)收，填寫《最終驗(yàn)收報(bào)告》（見表6），確認(rèn)“是否達(dá)到合同約定的技術(shù)指標(biāo)、使用效果、售后響應(yīng)速度”等。例如工業(yè)電機(jī)需連續(xù)運(yùn)行72小時(shí)無故障，方可通過最終驗(yàn)收。質(zhì)保金結(jié)算：合同約定質(zhì)保期（如12個(gè)月）滿后，采購部確認(rèn)無質(zhì)量問題，填寫《質(zhì)保金釋放申請》，經(jīng)需求部門確認(rèn)、財(cái)務(wù)部審核后，支付剩余質(zhì)保金。成本核算：財(cái)務(wù)部根據(jù)《采購需求申請表》《合同》《發(fā)票》《驗(yàn)收單》等材料，進(jìn)行采購成本核算，更新《成本臺賬》，為后續(xù)采購預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支持。（六）供應(yīng)商履約評價(jià)核心目標(biāo)：評估供應(yīng)商履約表現(xiàn)，優(yōu)化供應(yīng)商庫，為后續(xù)采購提供決策依據(jù)。操作步驟：數(shù)據(jù)收集：采購部匯總供應(yīng)商在“交付準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度、價(jià)格穩(wěn)定性”等方面的數(shù)據(jù)（來源：《合同執(zhí)行跟蹤表》《到貨驗(yàn)收單》《最終驗(yàn)收報(bào)告》）。多維度評價(jià)：采購部組織需求部門、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部填寫《供應(yīng)商履約評價(jià)表》（見表7），從“質(zhì)量（40分）、交付（30分）、服務(wù)（20分）、成本（10分）”四個(gè)維度打分，評價(jià)周期為“單次合同履約后+年度綜合評價(jià)”。結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)評分結(jié)果將供應(yīng)商分為“A類（優(yōu)秀，90分以上）、B類（合格，70-89分）、C類（待改進(jìn)，60-69分）、D類（不合格，60分以下）”，A類供應(yīng)商優(yōu)先獲得后續(xù)合作機(jī)會，D類供應(yīng)商暫停合作或從供應(yīng)商庫中剔除。四、核心工具表格及填寫說明（一）表1：采購需求申請表字段名稱填寫說明示例（*號代替人名）需求部門填寫申請采購的部門全稱生產(chǎn)部申請人填寫需求提出人姓名（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）張*申請日期填寫提交申請的日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-07-15需求類型單選：物資采購/服務(wù)采購/工程采購物資采購需求描述詳細(xì)說明采購標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等（需附技術(shù)規(guī)格書）工業(yè)電機(jī)，型號-200，額定功率15kW，防護(hù)等級IP55數(shù)量填寫采購數(shù)量（需與生產(chǎn)計(jì)劃匹配）10臺預(yù)算金額（元）填寫單項(xiàng)預(yù)算總額（需附預(yù)算依據(jù)文件）50,000.00交付日期填寫要求到貨的日期（需考慮生產(chǎn)周期與采購周期）2024-08-30用途說明說明采購標(biāo)的的具體用途（如“用于生產(chǎn)線設(shè)備更換”）用于3號生產(chǎn)線電機(jī)更換，保證8月產(chǎn)能達(dá)標(biāo)部門負(fù)責(zé)人簽字需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)需求真實(shí)性李*（簽字）采購部審核意見采購部填寫“預(yù)算是否匹配、需求是否明確”等意見，經(jīng)辦人簽字預(yù)算在年度范圍內(nèi)，需求明確，同意采購。王*（簽字）財(cái)務(wù)部審核意見財(cái)務(wù)部填寫“預(yù)算金額是否充足”等意見，經(jīng)辦人簽字預(yù)算額度充足，同意。趙*（簽字）（二）表2：供應(yīng)商資質(zhì)評估表評估維度評估指標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分備注資質(zhì)合規(guī)性（30分）營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001、特種設(shè)備制造許可）證照齊全且在有效期內(nèi)得30分，缺1項(xiàng)扣10分25缺少特種設(shè)備制造許可財(cái)務(wù)狀況（20分）近2年資產(chǎn)負(fù)債率、流動比率、凈利潤率資產(chǎn)負(fù)債率＜60%得20分，60%-70%得15分，＞70%得0分15資產(chǎn)負(fù)債率65%生產(chǎn)能力（25分）月產(chǎn)能、生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)性、員工數(shù)量月產(chǎn)能≥需求量2倍得25分，1-2倍得15分，＜1倍得0分20月產(chǎn)能20臺（需求10臺）質(zhì)量水平（15分）歷史合作合格率、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、客戶投訴率合格率≥98%得15分，95%-97%得10分，＜95%得0分12歷史合格率96%售后服務(wù)（10分）響應(yīng)時(shí)間（24小時(shí)內(nèi)）、質(zhì)保期、服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)覆蓋響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)得10分，≤48小時(shí)得5分，＞48小時(shí)得0分8響應(yīng)時(shí)間36小時(shí)總分各維度得分加總80B類供應(yīng)商（合格）評估小組簽字采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部經(jīng)辦人簽字王（采購）、劉（技術(shù)）、陳*（質(zhì)量）（三）表3：合同審批單合同基本信息填寫說明示例合同編號按公司規(guī)則編號（如CG-HT-2024-001）CG-HT-2024-072合同名稱簡潔明確合同核心內(nèi)容（如“工業(yè)電機(jī)采購合同”）工業(yè)電機(jī)采購合同供應(yīng)商名稱填寫全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）機(jī)電設(shè)備有限公司合同金額（元）填寫含稅總金額（大寫+小寫）￥48,000.00（肆萬捌仟元整）合同類型單選：物資類/服務(wù)類/工程類物資類簽訂日期預(yù)計(jì)簽訂日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-07-25附件清單列出合同支撐材料（如供應(yīng)商資質(zhì)評估表、談判記錄、技術(shù)規(guī)格書）1.供應(yīng)商資質(zhì)評估表；2.談判記錄；3.技術(shù)規(guī)格書審批流程審批節(jié)點(diǎn)、審批人、審批意見、簽字日期見下方審批記錄審批記錄：審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見簽字日期采購經(jīng)辦人王*合同條款與談判結(jié)果一致，附件齊全，同意提交審批。2024-07-20采購經(jīng)理李*價(jià)格合理，條款合規(guī)，同意。2024-07-21法務(wù)部張*違約責(zé)任明確，爭議解決條款有效，無法律風(fēng)險(xiǎn)。2024-07-22財(cái)務(wù)部趙*付款條件與預(yù)算匹配，同意。2024-07-22分管領(lǐng)導(dǎo)劉*同意簽訂。2024-07-23總經(jīng)理陳*批準(zhǔn)。2024-07-24（四）表4：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號CG-HT-2024-072供應(yīng)商名稱機(jī)電設(shè)備有限公司合同標(biāo)的工業(yè)電機(jī)（-200，10臺）合同金額（元）48,000.00簽訂日期2024-07-25交付日期2024-08-30跟蹤節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間跟蹤情況說明原材料采購2024-08-012024-08-03供應(yīng)商反饋鋼材延遲到貨生產(chǎn)完成2024-08-202024-08-25趕工后完成，延遲5天發(fā)貨時(shí)間2024-08-262024-08-26物流信息已同步預(yù)計(jì)到貨時(shí)間2024-08-302024-08-30在途運(yùn)輸中，無異常付款節(jié)點(diǎn)付款比例計(jì)劃付款日期實(shí)際付款日期預(yù)付款30%2024-07-302024-07-29驗(yàn)收款65%2024-09-05-質(zhì)保金5%2025-08-30-（五）表5：到貨驗(yàn)收單到貨基本信息填寫說明示例合同編號關(guān)聯(lián)對應(yīng)合同編號CG-HT-2024-072供應(yīng)商名稱填寫發(fā)貨供應(yīng)商全稱機(jī)電設(shè)備有限公司到貨日期填寫實(shí)際到貨日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-08-30到貨數(shù)量填寫實(shí)際到貨數(shù)量（與合同數(shù)量對比）10臺驗(yàn)收日期填寫驗(yàn)收完成日期2024-08-31驗(yàn)收項(xiàng)目記錄：驗(yàn)收項(xiàng)目合同標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際結(jié)果是否合格備注規(guī)格型號-200-200合格額定功率15kW15kW合格防護(hù)等級IP55IP55合格外觀檢查無劃痕、無銹蝕、標(biāo)識清晰1臺電機(jī)外殼有輕微劃痕不合格已要求供應(yīng)商更換運(yùn)行測試連續(xù)運(yùn)行1小時(shí)無異常噪音、溫度≤40℃運(yùn)行平穩(wěn)，溫度38℃合格驗(yàn)收結(jié)論：□合格（全部項(xiàng)目符合標(biāo)準(zhǔn)）□不合格（存在不合格項(xiàng)，需整改后重新驗(yàn)收）□讓步接收（不合格項(xiàng)不影響使用，經(jīng)批準(zhǔn)接收）驗(yàn)收人簽字：質(zhì)量部-陳、采購部-王、需求部門-張*日期：2024-08-31（六）表6：最終驗(yàn)收報(bào)告項(xiàng)目基本信息填寫說明示例合同編號關(guān)聯(lián)對應(yīng)合同編號CG-HT-2024-072項(xiàng)目名稱填寫采購項(xiàng)目全稱3號生產(chǎn)線電機(jī)更換項(xiàng)目供應(yīng)商名稱填寫合作供應(yīng)商全稱機(jī)電設(shè)備有限公司驗(yàn)收日期填寫最終驗(yàn)收日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-09-15驗(yàn)收內(nèi)容與結(jié)果：驗(yàn)收維度驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際表現(xiàn)評分（滿分10分）技術(shù)指標(biāo)達(dá)成電機(jī)連續(xù)運(yùn)行72小時(shí)