業(yè)務(wù)合同簽訂及執(zhí)行監(jiān)控工具使用指南一、適用業(yè)務(wù)場景與價值定位本工具適用于各類企業(yè)開展業(yè)務(wù)合作過程中的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)外包、技術(shù)開發(fā)、戰(zhàn)略合作等多類業(yè)務(wù)場景。無論是企業(yè)間的大額采購協(xié)議、長期服務(wù)合同，還是項目制合作文件，均可通過本工具實現(xiàn)從需求對接到履約驗收的標(biāo)準(zhǔn)化管控。其核心價值在于：通過流程化、模板化的管理方式，降低合同簽訂中的法律風(fēng)險，避免條款遺漏或表述歧義；通過實時監(jiān)控履約進(jìn)度，及時發(fā)覺并解決執(zhí)行偏差，保證合作雙方按約定推進(jìn)；通過數(shù)據(jù)沉淀與分析，為后續(xù)合作方評估、業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支撐，最終實現(xiàn)合同管理效率與風(fēng)險控制能力的雙重提升。二、工具操作全流程指南（一）合同簽訂前：需求評估與準(zhǔn)備階段步驟1：業(yè)務(wù)需求梳理與明確業(yè)務(wù)部門需根據(jù)合作目標(biāo)，梳理核心需求并形成書面說明，明確合作標(biāo)的、服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點、預(yù)算金額等關(guān)鍵要素。例如采購類合同需明確物料規(guī)格、數(shù)量、交付周期；服務(wù)類合同需明確服務(wù)內(nèi)容、驗收標(biāo)準(zhǔn)、交付成果形式。需求梳理后需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，避免需求模糊導(dǎo)致的后續(xù)爭議。步驟2：合作方資質(zhì)與背景調(diào)查通過“合作方資質(zhì)評估表”（詳見第三節(jié)表格2）對潛在合作方進(jìn)行全面評估，重點核查其營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、財務(wù)狀況（如近3年營收、利潤）、同類項目業(yè)績（需提供案例合同及合作方評價）、履約記錄（有無違約訴訟或行政處罰等）。評估結(jié)論分為“通過”“需補(bǔ)充材料”“不通過”三類，僅對“通過”的合作方啟動合同洽談。步驟3：合同草案擬定基于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，結(jié)合合作方具體情況擬定草案。內(nèi)容需包含：合同主體信息（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人及聯(lián)系方式）、合作標(biāo)的/服務(wù)內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)條款、價格及支付方式（含稅率、賬戶信息）、履約期限與地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。對于非標(biāo)條款，需附詳細(xì)的補(bǔ)充說明或法律依據(jù)。步驟4：內(nèi)部初審由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同草案進(jìn)行初審，重點審核需求匹配度、商務(wù)條款合理性（如價格是否在預(yù)算內(nèi)、支付節(jié)點是否合理）、時間節(jié)點可行性等。初審?fù)ㄟ^后，連同《合作方資質(zhì)評估表》《需求說明》一并提交法務(wù)部門審核。（二）合同簽訂中：審批與簽署階段步驟1：法務(wù)合規(guī)性審核法務(wù)部門需對照“合同審批流程跟蹤表”（詳見第三節(jié)表格3）逐項審核合同條款，重點核查：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代理人是否在授權(quán)范圍內(nèi)簽署；標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容是否符合法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如禁止經(jīng)營的項目、需審批的事項）；權(quán)利義務(wù)條款是否對等，違約責(zé)任是否明確且與違約行為相當(dāng)；爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確管轄機(jī)構(gòu)，格式是否符合要求。審核需在3個工作日內(nèi)完成，提出修改意見并反饋至業(yè)務(wù)部門，直至條款合法合規(guī)。步驟2：財務(wù)條款復(fù)核財務(wù)部門重點審核：合同金額與預(yù)算是否一致，支付方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否符合企業(yè)財務(wù)制度，稅務(wù)條款（如發(fā)票類型、稅率）是否準(zhǔn)確，賬戶信息是否完整無誤。復(fù)核通過后，在審批表中簽字確認(rèn)。步驟3：最終審批與簽署根據(jù)合同金額及類型，分級提交對應(yīng)負(fù)責(zé)人審批（例如：10萬元以下由部門總監(jiān)審批，10萬-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）。審批通過后，由授權(quán)簽署人（法定代表人或其授權(quán)代表）與對方正式簽署合同，簽署文本需為雙方蓋章的紙質(zhì)版或經(jīng)加密確認(rèn)的電子版，保證“一章一合同”，杜絕代簽、漏簽。（三）合同簽訂后：執(zhí)行與監(jiān)控階段步驟1：履約計劃拆解與責(zé)任分配合同生效后，業(yè)務(wù)部門需在5個工作日內(nèi)制定《合同履約計劃跟蹤表》（詳見第三節(jié)表格4），將合同條款拆解為可執(zhí)行的任務(wù)節(jié)點。例如采購類合同可拆解為“訂單下達(dá)→生產(chǎn)備貨→物流運輸→到貨驗收→發(fā)票開具→貨款支付”等階段，明確每個階段的任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人*、計劃開始/完成時間、交付成果（如物流單號、驗收報告），并錄入系統(tǒng)同步至相關(guān)部門。步驟2：進(jìn)度跟蹤與動態(tài)更新負(fù)責(zé)人需按計劃節(jié)點更新履約進(jìn)度，每周在《履約計劃跟蹤表》中記錄“實際完成時間”“完成狀態(tài)”（未開始/進(jìn)行中/已完成/延期），對延期任務(wù)需注明原因（如供應(yīng)商延遲、客戶需求變更）及預(yù)計完成時間。部門負(fù)責(zé)人每周審核進(jìn)度，對滯后超過3天的任務(wù)啟動預(yù)警機(jī)制。步驟3：風(fēng)險識別與應(yīng)對通過《合同執(zhí)行風(fēng)險監(jiān)控表》（詳見第三節(jié)表格5）主動識別履約風(fēng)險，風(fēng)險等級分為高（如對方可能違約、核心指標(biāo)無法達(dá)成）、中（如進(jìn)度輕微延遲、非關(guān)鍵指標(biāo)不達(dá)標(biāo)）、低（如信息傳遞滯后）。發(fā)覺風(fēng)險后，責(zé)任人需在24小時內(nèi)制定應(yīng)對措施（如催告對方履行、啟動備用方案、協(xié)商變更條款），并跟蹤處理結(jié)果，保證風(fēng)險在可控范圍內(nèi)。步驟4：變更與補(bǔ)充管理合同履行過程中如需變更（如標(biāo)的物調(diào)整、時間節(jié)點順延、金額增減），需由合作雙方共同提出變更申請，填寫《合同變更申請表》（詳見第三節(jié)表格6），明確變更原因、變更內(nèi)容及對原條款的修改說明。變更申請需經(jīng)雙方簽署確認(rèn)后生效，重大變更（金額增減超過20%或核心條款變更）需重新履行審批流程。步驟5：驗收與結(jié)算按合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)，在履約節(jié)點完成后組織驗收。驗收小組由業(yè)務(wù)、技術(shù)、財務(wù)人員組成，對照《履約計劃跟蹤表》中的交付成果逐項核查，形成《驗收與結(jié)算表》（詳見第三節(jié)表格7）。驗收合格后，財務(wù)部門根據(jù)合同約定支付款項，支付時需核對收款方信息與合同一致，并留存付款憑證。三、核心工具表格詳解（一）合同基本信息登記表用途：集中存儲合同核心信息，實現(xiàn)合同全生命周期的統(tǒng)一檢索與統(tǒng)計，避免信息分散導(dǎo)致的管理漏洞。序號合同編號合同名稱甲方信息（名稱、聯(lián)系人、電話）乙方信息（名稱、聯(lián)系人、電話）合同類型（采購/銷售/服務(wù)/技術(shù)）標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容摘要合同金額（大寫/小寫）簽訂日期履行期限（起始-終止）關(guān)鍵條款摘要（付款節(jié)點、違約責(zé)任）合同狀態(tài)（草稿/已簽署/履行中/已完成/已終止）歸檔編號1CG-2024-001辦公設(shè)備采購合同A科技有限公司（張*，138）B商貿(mào)有限公司（李*，1395678）采購臺式電腦50臺、打印機(jī)10臺壹拾伍萬元整（￥150,000）2024-03-012024-03-01至2024-03-31預(yù)付款30%，到貨驗收后付60%，質(zhì)保金10%已履行中DA2024001（二）合作方資質(zhì)評估表用途：系統(tǒng)化評估合作方履約能力，為合同簽訂提供決策依據(jù)，降低合作風(fēng)險。評估對象名稱評估類型（新合作方/年度復(fù)評）評估維度評估內(nèi)容評估結(jié)論（通過/需補(bǔ)充材料/不通過）評估人*評估日期B商貿(mào)有限公司新合作方營業(yè)執(zhí)照有效性統(tǒng)一社會信用代碼：91110108MA0567，有效期至2027-03-01，狀態(tài)為存續(xù)通過王*2024-02-20財務(wù)狀況2022年營收2000萬元，凈利潤150萬元，無不良信用記錄同類項目業(yè)績2023年為C公司采購辦公設(shè)備，合同金額80萬元，驗收合格無爭議（三）合同審批流程跟蹤表用途：可視化展示合同審批各環(huán)節(jié)進(jìn)度，保證流程合規(guī)、節(jié)點可控，避免審批遺漏。合同編號審批環(huán)節(jié)當(dāng)前環(huán)節(jié)審批人*審批意見審批時間是否通過備注CG-2024-001業(yè)務(wù)初審（部門負(fù)責(zé)人）已完成趙*需求明確，價格合理2024-02-25是法務(wù)審核已完成錢*違約責(zé)任需補(bǔ)充2024-02-28是已補(bǔ)充逾期付款違約金條款財務(wù)復(fù)核已完成孫*支付節(jié)點符合制度2024-03-01是總經(jīng)理審批已完成周*同意簽署2024-03-02是蓋章登記已完成吳*合同文本已歸檔2024-03-03是歸檔編號DA2024001（四）合同履約計劃跟蹤表用途：將合同條款轉(zhuǎn)化為可量化、可跟蹤的任務(wù)節(jié)點，保證履約過程有序推進(jìn)。合同編號履約階段階段任務(wù)描述負(fù)責(zé)人*計劃開始時間計劃完成時間實際完成時間完成狀態(tài)延期原因交付成果驗收人*CG-2024-001生產(chǎn)備貨供應(yīng)商組織生產(chǎn)李*2024-03-042024-03-102024-03-10已完成-生產(chǎn)進(jìn)度報表王*物流運輸貨物發(fā)出并跟蹤物流李*2024-03-112024-03-152024-03-16延期1天物流延誤運單號SF王*到貨驗收核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量張*2024-03-172024-03-172024-03-17已完成-驗收報告（合格）趙*（五）合同執(zhí)行風(fēng)險監(jiān)控表用途：主動識別、跟蹤、解決履約風(fēng)險，實現(xiàn)風(fēng)險的閉環(huán)管理，降低損失概率。風(fēng)險編號合同編號風(fēng)險描述風(fēng)險等級發(fā)覺時間責(zé)任人*應(yīng)對措施預(yù)計解決時間當(dāng)前狀態(tài)處理結(jié)果FX-2024-001CG-2024-001供應(yīng)商延遲交貨1天中2024-03-15李*與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)到貨時間2024-03-16已解決已于3月16日到貨FX-2024-002CG-2024-002客戶對服務(wù)提出新增需求高2024-03-20王*評估需求可行性，協(xié)商變更合同2024-03-25處理中待客戶確認(rèn)變更方案（六）合同變更申請表用途：規(guī)范合同變更流程，保證變更內(nèi)容合法、合理，避免口頭變更導(dǎo)致的糾紛。變更申請編號原合同編號變更原因變更內(nèi)容（條款修改/補(bǔ)充/刪除）變更后金額變化雙方協(xié)商確認(rèn)記錄（對方聯(lián)系人*、確認(rèn)時間）內(nèi)部審批（審批人*、審批意見）變更生效日期變更后合同文本歸檔情況BG-2024-001CG-2024-002客戶新增數(shù)據(jù)維護(hù)需求增加“數(shù)據(jù)月度維護(hù)服務(wù)”條款，服務(wù)費增加2萬元/月增加（原合同10萬/月→12萬/月）劉*（客戶方），2024-03-22確認(rèn)總經(jīng)理周*同意，2024-03-23審批2024-03-24已歸檔，編號BG2024001（七）合同驗收與結(jié)算表用途：記錄驗收過程與結(jié)算結(jié)果，完成合同履約閉環(huán)，保證資金支付與履約成果匹配。合同編號驗收階段驗收時間驗收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同條款）驗收參與人員（甲方、乙方、第三方*）驗收結(jié)果結(jié)算金額支付方式實際支付日期付款憑證編號CG-2024-001最終驗收2024-03-17合同第三條“設(shè)備規(guī)格及數(shù)量”張（甲方）、李（乙方）合格132,000元電匯2024-03-25PZ20240325001CG-2024-002階段驗收2024-03-31合同第五條“月度交付成果”王（甲方）、劉（乙方）、趙*（第三方）合格（需整改1項）100,000元承兌匯票2024-04-05PZ20240405001四、關(guān)鍵使用要點與風(fēng)險提示（一）合同條款審核的“三查三對”原則查合法性：核查合同內(nèi)容是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，禁止約定“霸王條款”（如“一切解釋權(quán)歸甲方所有”）；查完整性：保證合同要素齊全，包括主體信息、標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款，避免“口頭補(bǔ)充”或“模糊約定”（如“盡快交付”“質(zhì)量良好”）；查公平性：平衡雙方權(quán)利義務(wù)，避免單方免除責(zé)任、加重對方義務(wù)的條款（如“乙方逾期交貨，甲方有權(quán)解除合同且不退還預(yù)付款”）。對標(biāo)的：核對標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號是否與需求一致，避免“張冠李戴”；對金額：確認(rèn)合同金額與報價單、預(yù)算一致，大寫與小寫金額需同時標(biāo)注且無差異；對時間：明確履行期限、付款節(jié)點、驗收時間等具體日期，避免“X月內(nèi)”“完成后”等模糊表述。（二）審批流程的“分級授權(quán)”與“線上留痕”根據(jù)合同金額、風(fēng)險等級設(shè)置差異化審批權(quán)限，例如：10萬元以下由部門審批，10萬-50萬元需分管副總審批，50萬元以上需總經(jīng)理審批。所有審批環(huán)節(jié)需通過線上系統(tǒng)或書面文件留痕，禁止“先簽后批”或“越權(quán)審批”，保證流程合規(guī)可追溯。（三）履約監(jiān)控的“動態(tài)更新”與“跨部門協(xié)同”《履約計劃跟蹤表》需實時更新，每周至少刷新一次進(jìn)度，避免“重簽訂、輕監(jiān)控”。業(yè)務(wù)部門需主動與技術(shù)、財務(wù)部門協(xié)同，例如：技術(shù)部門參與驗收確認(rèn)，財務(wù)部門核對