企業(yè)員工勞動合同及人事檔案管理工具指南一、工具概述與適用價值本工具聚焦企業(yè)員工全生命周期管理，覆蓋勞動合同簽訂、履行、變更、解除/終止等環(huán)節(jié)，以及人事檔案的建立、更新、保管與查閱，適用于中小型企業(yè)、初創(chuàng)公司及需要規(guī)范化人事管理的組織。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與模板，可幫助企業(yè)實現(xiàn)人事管理合規(guī)化、操作高效化，降低勞動糾紛風(fēng)險，保障員工與企業(yè)合法權(quán)益，提升人事管理工作的系統(tǒng)性與可追溯性。二、核心模塊操作流程（一）勞動合同管理全流程操作1.入職前：合同準(zhǔn)備與信息核查操作目標(biāo)：保證勞動合同簽訂前信息準(zhǔn)確、材料齊全，規(guī)避入職風(fēng)險。操作步驟：步驟1：收集員工基本信息通過《員工入職信息登記表》（見表1）收集員工身份信息、學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人等關(guān)鍵內(nèi)容，核對身份證、學(xué)歷證書、離職證明等原件并留存復(fù)印件。步驟2：擬定勞動合同文本根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》及地方規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際擬定合同文本，明確雙方基本信息、合同期限、工作內(nèi)容與地點、工作時間、勞動報酬、社會保險、合同變更/解除/終止條件、違約責(zé)任等必備條款。步驟3：審核崗位匹配度由用人部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)員工崗位、職責(zé)、薪資標(biāo)準(zhǔn)是否符合招聘需求，人力資源部審核合同條款與公司制度的一致性。2.入職時：合同簽訂與備案操作目標(biāo)：完成勞動合同簽訂，明確雙方權(quán)利義務(wù)，并及時備案。操作步驟：步驟1：組織合同簽訂向員工出示勞動合同文本，詳細(xì)說明合同條款，保證員工理解無異議后，由員工本人簽字（不得代簽），企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份。步驟2：簽訂《勞動合同簽訂確認(rèn)書》員工確認(rèn)合同文本無誤后，簽署《勞動合同簽訂確認(rèn)書》（見表2），記錄簽訂日期、合同編號及份數(shù)。步驟3：登記備案將簽訂完成的勞動合同信息錄入《勞動合同簽訂登記表》（見表3），同步更新人事檔案，并在30日內(nèi)到當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會保障部門辦理備案手續(xù)（部分地區(qū)已取消強(qiáng)制備案，按當(dāng)?shù)卣邎?zhí)行）。3.履行中：合同變更與續(xù)簽管理操作目標(biāo)：應(yīng)對崗位、薪資等變化，及時更新合同內(nèi)容，保障合同持續(xù)有效。操作步驟：步驟1：發(fā)起變更申請當(dāng)員工崗位、薪資、工作地點等發(fā)生變更時，由用人部門填寫《勞動合同變更申請表》（見表4），說明變更原因、內(nèi)容及雙方協(xié)商意見。步驟2：協(xié)商與簽訂變更協(xié)議人力資源部與員工就變更內(nèi)容協(xié)商一致后，簽訂《勞動合同變更協(xié)議書》（見表5），明確變更后的條款，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，原合同相關(guān)條款同時失效。步驟3：續(xù)簽管理合同期滿前30日，人力資源部評估員工表現(xiàn)及崗位需求，確定是否續(xù)簽。如續(xù)簽，參照入職時流程重新簽訂合同；終止合同則提前30日書面通知員工或支付代通知金，辦理離職手續(xù)。4.離職時：合同解除與檔案交接操作目標(biāo)：規(guī)范離職流程，完成合同解除手續(xù)，保證人事檔案完整移交。操作步驟：步驟1：確認(rèn)離職類型區(qū)分協(xié)商解除、員工單方解除、企業(yè)單方解除（過失/非過失）等情形，依據(jù)《勞動合同法》及公司制度辦理，留存《解除勞動合同通知書》（見表6）等書面材料。步驟2：辦理工作交接員工完成工作交接，歸還公司財物（如工牌、電腦等），用人部門確認(rèn)交接無誤后簽署《工作交接確認(rèn)單》。步驟3：出具離職證明企業(yè)在解除/終止勞動合同15日內(nèi)為員工出具《離職證明》（見表7），注明合同期限、離職日期、工作崗位等信息，加蓋公章。（二）人事檔案管理全流程操作1.檔案建立：入職即建檔操作目標(biāo)：員工入職時完成檔案初始建立，保證基礎(chǔ)材料完整。操作步驟：步驟1：收集檔案材料收集員工入職材料：身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、離職證明、體檢報告、勞動合同、入職登記表、崗位說明書等，按《人事檔案目錄》（見表8）分類整理。步驟2：建立檔案袋/電子檔案為員工建立紙質(zhì)檔案袋（標(biāo)注員工姓名、工號、入職日期）或電子檔案庫（掃描紙質(zhì)材料，按編號分類存儲），檔案編號規(guī)則建議為“入職年份+部門代碼+員工序號”（如202301001）。步驟3：材料歸檔與登記將材料放入檔案袋或至系統(tǒng)，在《人事檔案目錄》中記錄材料名稱、份數(shù)、歸檔日期及經(jīng)手人，保證每份材料可追溯。2.檔案更新：動態(tài)補(bǔ)充關(guān)鍵信息操作目標(biāo)：員工在職期間檔案信息實時更新，保證檔案時效性。操作步驟：步驟1：識別更新節(jié)點員工發(fā)生崗位調(diào)整、薪資變動、獎懲記錄、培訓(xùn)考核、合同變更等情況時，需及時更新檔案。步驟2：收集補(bǔ)充材料崗位調(diào)整需收集《崗位變更審批表》；薪資變動需收集《薪資調(diào)整審批表》；獎懲記錄需收集獎懲通知單；培訓(xùn)考核需收集培訓(xùn)證書、考核表等。步驟3：歸檔與登記將補(bǔ)充材料分類放入檔案對應(yīng)類別，更新《人事檔案目錄》，電子檔案同步并關(guān)聯(lián)員工編號，注明更新日期。3.檔案保管：安全存儲與規(guī)范借閱操作目標(biāo)：保障檔案安全，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露或丟失。操作步驟：步驟1：存儲管理紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，由人力資源部專人負(fù)責(zé)管理，環(huán)境干燥通風(fēng)，防火防潮；電子檔案存儲于加密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份。步驟2：借閱申請因工作需要借閱檔案時，借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》（見表9），注明借閱原因、材料名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人審批。步驟3：借閱與歸還人力資源部核對借閱人身份及審批手續(xù)，提供檔案復(fù)印件（涉密材料需加蓋“復(fù)印件與原件一致”章）或限定借閱時間（原則上不超過3個工作日），借閱后及時歸還并確認(rèn)檔案完整性，在《人事檔案借閱登記表》中記錄歸還日期。4.檔案銷毀：到期合規(guī)處理操作目標(biāo)：對超過保存期限的檔案按規(guī)定銷毀，釋放存儲空間。操作步驟：步驟1：鑒定保存期限根據(jù)《企業(yè)職工檔案管理辦法》及企業(yè)規(guī)定，確定檔案保存期限（如勞動合同保存至合同終止后2年，人事檔案保存至員工離職后10年等）。步驟2：編制銷毀清單對超過保存期限的檔案，人力資源部編制《人事檔案銷毀清單》（見表10），注明檔案編號、員工姓名、材料名稱、銷毀原因、銷毀日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟3：監(jiān)督銷毀由2名以上工作人員共同監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式銷毀（保證信息無法識別），電子檔案徹底刪除并銷毀備份，監(jiān)銷人在銷毀清單上簽字確認(rèn)，銷毀清單長期保存。三、常用模板表格表1：員工入職信息登記表項目內(nèi)容項目內(nèi)容姓名*某性別男/女身份證號*入職日期2023年X月X日學(xué)歷本科專業(yè)人力資源管理聯(lián)系電話13*緊急聯(lián)系人*某（關(guān)系：父親）工作經(jīng)歷2020-2023公司行政專員學(xué)歷證書編號離職證明編號LZ202309001崗位人事專員表2：勞動合同簽訂確認(rèn)書本人某（身份證號：），確認(rèn)已仔細(xì)閱讀并充分理解《勞動合同》（編號：HT202301001）全部條款，自愿與企業(yè)簽訂本合同，雙方權(quán)利義務(wù)明確，無異議。員工簽字：__________日期：2023年X月X日表3：勞動合同簽訂登記表合同編號員工姓名身份證號崗位合同期限簽訂日期存檔部門備注HT202301001*某*人事專員2023.10.1-2026.9.302023.9.30人力資源部無表4：勞動合同變更申請表員工姓名*某工號RS2023001申請部門人力資源部原崗位人事專員原薪資6000元/月變更原因晉為人事主管擬變更崗位人事主管擬變更薪資8000元/月協(xié)商意見員工同意變更部門負(fù)責(zé)人意見同意變更，簽字：*經(jīng)理人力資源部意見同意，按流程辦理日期2024.5.10表5：勞動合同變更協(xié)議書變更條款：原合同第三條“工作內(nèi)容與地點”變更為“擔(dān)任人事主管崗位，負(fù)責(zé)公司人力資源全模塊管理工作”；第五條“勞動報酬”變更為“月薪8000元（含社保個人繳納部分）”。雙方簽字：企業(yè)（蓋章）__________員工（簽字）__________日期：2024.5.15表6：解除勞動合同通知書員工*某：因合同期滿（個人原因/嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度），企業(yè)決定于2026年9月30日解除勞動合同，請于當(dāng)日辦理離職手續(xù)。企業(yè)（蓋章）__________日期：2026.9.10表7：離職證明證明：員工某（身份證號：）于2023年10月1日至2026年9月30日在我公司擔(dān)任人事主管崗位，勞動合同已于2026年9月30日終止，已辦理完畢離職手續(xù)。公司（蓋章）__________日期：2026.9.30表8：人事檔案目錄序號材料名稱份數(shù)歸檔日期經(jīng)手人備注1入職信息登記表12023.9.25*某原件2勞動合同22023.9.30*某正本1份，副本1份3崗位變更審批表12024.5.10*某變更為主管4薪資調(diào)整審批表12024.5.15*某調(diào)整至8000元/月表9：人事檔案借閱申請表借閱人*某（部門：行政部）借閱日期2024.6.1歸還日期2024.6.5借閱原因辦理員工社保轉(zhuǎn)移材料名稱*某勞動合同、離職證明審批人經(jīng)理（行政部）、主管（人力資源部）借閱人簽字__________歸還確認(rèn)__________監(jiān)管人*某表10：人事檔案銷毀清單檔案編號員工姓名材料名稱銷毀原因保存期限銷毀日期監(jiān)銷人202102001*某入職登記表（復(fù)印件）超過保存期限10年2024.8.1某、某四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）法律合規(guī)性：嚴(yán)守勞動法規(guī)底線合同必備條款不可缺：勞動合同必須包含《勞動合同法》第17條規(guī)定的9項必備條款（如雙方信息、合同期限、工作內(nèi)容、勞動報酬等），否則可能被認(rèn)定為無效合同，增加企業(yè)用工風(fēng)險。試用期約定合規(guī)：勞動合同期限3個月以上不滿1年的，試用期不超過1個月；1年以上不滿3年的，不超過2個月；3年以上和無固定期限合同，試用期不超過6個月，且試用期工資不得低于轉(zhuǎn)正工資的80%或當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)。解除/終止程序合法：企業(yè)單方解除勞動合同需符合法定情形（如員工嚴(yán)重違紀(jì)、不能勝任工作等），并提前通知或支付代通知金，出具書面證明，否則可能面臨違法解除賠償金（2倍經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）。（二）檔案安全性：嚴(yán)防信息泄露與丟失權(quán)限管理：紙質(zhì)檔案由人力資源部專人負(fù)責(zé)，限制非授權(quán)人員接觸；電子檔案設(shè)置分級訪問權(quán)限，僅相關(guān)人員可查看/編輯，定期操作日志審計。備份機(jī)制：電子檔案每月異地備份，紙質(zhì)檔案存放于防火防潮檔案柜，避免因意外事件（如火災(zāi)、水浸）導(dǎo)致檔案損毀。涉密信息單獨管理：員工身份證復(fù)印件、離職證明等含敏感信息的材料，單獨封裝并標(biāo)注“保密”，借閱需經(jīng)更高層級審批。（三）操作規(guī)范性：流程標(biāo)準(zhǔn)化減少人為誤差材料原件審核：入職時必須核對身份證、學(xué)歷證書等原件，留存復(fù)印件并注明“復(fù)印件與原件一致”，避免假證入職風(fēng)險。簽字確認(rèn)環(huán)節(jié)：合同簽訂、變更、離職等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需保證員工本