合同審批與跟蹤管理標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本流程模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團公司）在日常經(jīng)營中開展的合同全生命周期管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等多種類型。典型應(yīng)用場景包括但不限于：業(yè)務(wù)部門發(fā)起采購/銷售合作時，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程完成合同審批；跨部門協(xié)作的合同項目（如市場推廣、技術(shù)開發(fā)），需明確各部門職責(zé)與審批節(jié)點；合同履行過程中需跟蹤進度、監(jiān)控風(fēng)險，保證合同條款落地；合同變更、續(xù)簽或終止時，需規(guī)范操作流程，避免法律與經(jīng)營風(fēng)險。二、合同審批與跟蹤全流程操作指引（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備發(fā)起主體：由合同業(yè)務(wù)承辦部門（如采購部、銷售部、項目部）經(jīng)辦人發(fā)起，填寫《合同審批申請表》（見模板一），并同步準(zhǔn)備以下材料：合同草案（需明確雙方主體信息、標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款，格式規(guī)范、內(nèi)容完整）；對方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書，需加蓋對方公章）；與合同相關(guān)的支撐文件（如招投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議、報價單、會議紀(jì)要等）；涉及特殊事項的，需附專項說明（如進口合同需提供報關(guān)資質(zhì)，技術(shù)服務(wù)合同需提供技術(shù)方案評審表）。內(nèi)部審核：經(jīng)辦人將上述材料提交部門負責(zé)人審核，重點確認合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否與公司政策一致、風(fēng)險是否可控。部門負責(zé)人審核通過后，在《合同審批申請表》中簽署意見，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（二）合同評審與審批根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險等級，確定審批權(quán)限與流程（示例）：合同類型金額區(qū)間審批節(jié)點日常采購/銷售合同≤10萬元業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)專員（審核條款）→財務(wù)專員（審核付款/稅務(wù)）→分管副總?cè)粘２少?銷售合同10萬-50萬元業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)專員→財務(wù)專員→分管副總→總經(jīng)理重大/特殊合同≥50萬元或涉外合同業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)專員→財務(wù)專員→分管副總→總經(jīng)理→董事會（如需）各節(jié)點職責(zé)說明：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人：審核合同內(nèi)容的真實性、合理性與業(yè)務(wù)必要性；法務(wù)專員：審核合同條款的合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險（如違約責(zé)任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)條款等），提出修改建議；財務(wù)專員：審核合同中的付款方式、收款賬戶、稅費承擔(dān)、發(fā)票開具等財務(wù)條款，保證符合公司財務(wù)制度；分管副總/總經(jīng)理/董事會：根據(jù)審批權(quán)限，從公司戰(zhàn)略、成本效益、風(fēng)險控制等維度進行最終審批。注意事項：若評審環(huán)節(jié)提出修改意見，經(jīng)辦人需根據(jù)意見調(diào)整合同草案，重新提交審核直至通過；審批過程中需在《合同審批申請表》中記錄各節(jié)點意見，保證留痕。（三）合同簽署與用印簽署準(zhǔn)備：審批通過后，由經(jīng)辦人根據(jù)審批意見完善合同文本，制作正式合同一式N份（份數(shù)根據(jù)合作方及公司存檔需求確定），并填寫《合同用印申請表》（見模板二）。用印審批：將正式合同及《合同用印申請表》提交至行政部門，行政部門核查審批流程完整性、用印材料規(guī)范性，按權(quán)限報請相關(guān)負責(zé)人簽字（如總經(jīng)理或分管副總）。簽署與用?。河糜徟ㄟ^后，由法定代表人或授權(quán)代表人（需提供《授權(quán)委托書》）在合同上簽字，并加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）；合作方簽署完成后，經(jīng)辦人需回收對方簽字蓋章的合同原件，并及時交至檔案管理部門。（四）合同履行與跟蹤履行責(zé)任：業(yè)務(wù)部門為合同履行的第一責(zé)任部門，指定專人（如項目經(jīng)理、客戶經(jīng)理）負責(zé)跟蹤合同執(zhí)行進度，包括但不限于：采購合同：供應(yīng)商供貨進度、質(zhì)量驗收、入庫確認；銷售合同：客戶付款進度、發(fā)貨/交付驗收、售后服務(wù)；服務(wù)合同：服務(wù)成果交付、階段性驗收、問題整改。跟蹤記錄：建立《合同跟蹤管理表》（見模板三），實時記錄合同履行關(guān)鍵節(jié)點（如“合同簽訂日期”“計劃交付日期”“實際交付日期”“驗收情況”“付款進度”等），對異常情況（如延遲交付、質(zhì)量不符）及時記錄并反饋至部門負責(zé)人及法務(wù)、財務(wù)部門。溝通協(xié)調(diào)：履行過程中若發(fā)生變更（如標(biāo)的、數(shù)量、價款調(diào)整），需由業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》（參照原合同審批流程履行審批手續(xù)），并更新《合同跟蹤管理表》；若出現(xiàn)違約情形，業(yè)務(wù)部門需收集證據(jù)（如往來函件、驗收報告），按合同約定處理（如索賠、解除合同），必要時上報法務(wù)部門介入。（五）合同歸檔與總結(jié)歸檔范圍：包括但不限于合同審批申請表、合同草案、評審意見、正式合同文本、對方主體資格證明、履行過程中的支撐材料（驗收單、付款憑證、變更協(xié)議等）、總結(jié)報告等。歸檔流程：合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人整理合同全流程材料，編寫《合同歸檔清單》（見模板四），提交檔案管理部門；檔案管理部門核對材料完整性，按“一合同一檔”原則編號、裝訂、入庫，并建立電子臺賬，保證檔案可查詢、可追溯；合同檔案保存期限按公司檔案管理制度執(zhí)行（一般合同不少于10年，重大合同不少于20年）?？偨Y(jié)復(fù)盤：每季度/年度由業(yè)務(wù)部門牽頭，組織法務(wù)、財務(wù)等部門對合同履行情況進行復(fù)盤，分析常見風(fēng)險點（如違約率高的條款類型、審批流程瓶頸），提出優(yōu)化建議，持續(xù)完善合同管理體系。三、配套工具表格模板模板一：合同審批申請表合同基本信息合同名稱合同編號（由行政部門按規(guī)則編制，如“CG-2024-X”）合作方名稱合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他_________合同金額大寫：______________________小寫：￥______________________履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止業(yè)務(wù)承辦部門經(jīng)辦人聯(lián)系電話審批意見部門負責(zé)人意見簽字：_____________日期：____年__月__日法務(wù)專員審核意見簽字：_____________日期：____年__月__日財務(wù)專員審核意見簽字：_____________日期：____年__月__日分管副總審批意見簽字：_____________日期：____年__月__日總經(jīng)理審批意見簽字：_____________日期：____年__月__日董事會審批意見（如需）簽字：_____________日期：____年__月__日備注（如合同特殊條款、需說明事項等）模板二：合同用印申請表申請信息合同名稱合同編號用印類型□合同專用章□公章□其他_________用印份數(shù)_______份用印原因申請人部門負責(zé)人簽字_______________日期：____年__月__日行政部門審核意見簽字：_____________日期：____年__月__日審批人（總經(jīng)理/副總）簽字：_____________日期：____年__月__日用印記錄用印日期_______年_月_日用印人_______________領(lǐng)取人簽字_______________模板三：合同跟蹤管理表合同基本信息合同名稱合同編號合作方履行期限自_年_月_日至_年__月__日跟蹤節(jié)點記錄序號節(jié)點名稱1合同簽訂2首批供貨/交付3驗收（階段/最終）4付款（進度/尾款）5服務(wù)成果交付備注（如變更情況、爭議事件等）更新人_______________更新日期：____年__月__日模板四：合同歸檔清單序號材料名稱份數(shù)頁數(shù)備注（如原件/復(fù)印件）1合同審批申請表2合同草案3各部門評審意見4正式合同文本5對方主體資格證明6支撐文件（如報價單）7履行過程材料（驗收單）8合同變更協(xié)議（如有）9歸檔總結(jié)說明歸檔部門_______________歸檔人_______________歸檔日期四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與操作提示合同材料完整性：發(fā)起審批前需保證合同草案、對方資質(zhì)、支撐材料齊全，避免因材料缺失導(dǎo)致審批延誤或法律風(fēng)險（如對方無簽約資質(zhì)導(dǎo)致合同無效）。審批時效管理：各審批節(jié)點需在2個工作日內(nèi)完成審核（特殊情況除外），緊急合同可啟動“綠色通道”，但需事后補簽審批手續(xù)；超期未審批的，經(jīng)辦人需及時向上一級負責(zé)人反饋。用印規(guī)范性：嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同、合同變更協(xié)議未經(jīng)審批的情況下用印；用印時需核對合同文本與審批材料一致，保證騎縫章、簽字蓋章清晰完整。履行跟蹤及時性：合同履行過程中需每周更新《合同跟蹤管理表》，對異常情況（如延遲履行）需在24小時內(nèi)上報部門負責(zé)人，重大風(fēng)險（如對方瀕臨破產(chǎn)）需同步上報總經(jīng)理及法務(wù)部門。保密要求：合同文本、評審意見、履行信息等涉及公司商業(yè)秘密，嚴(yán)禁泄露給