企業(yè)文檔保密等級(jí)劃分與管理制度一、制度適用的核心業(yè)務(wù)場(chǎng)景本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類文檔的全生命周期管理，覆蓋以下典型場(chǎng)景：研發(fā)創(chuàng)新保護(hù)：研發(fā)項(xiàng)目方案、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等核心技術(shù)的保密管理，防止技術(shù)泄露被競(jìng)爭對(duì)手竊取。商業(yè)運(yùn)營安全：客戶信息、銷售數(shù)據(jù)、供應(yīng)商協(xié)議、定價(jià)策略、未公開合同等商業(yè)信息的保護(hù)，避免影響企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭力。內(nèi)部管理規(guī)范：財(cái)務(wù)報(bào)表、人力資源檔案、董事會(huì)決議、內(nèi)部制度文件等敏感信息的管控，保證管理流程合規(guī)有序。對(duì)外合作風(fēng)險(xiǎn)防控：與合作伙伴、供應(yīng)商、客戶共享的文檔，需通過保密等級(jí)劃分明確傳遞范圍和使用限制，防范信息濫用。法律合規(guī)要求：針對(duì)《商業(yè)秘密保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》等法規(guī)，對(duì)企業(yè)涉密文檔進(jìn)行分級(jí)管理，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。二、制度落地的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）成立專項(xiàng)工作小組，明確職責(zé)分工由分管領(lǐng)導(dǎo)總牽頭，法務(wù)部經(jīng)理、行政部經(jīng)理、研發(fā)部負(fù)責(zé)人、市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人及IT部經(jīng)理組成“文檔保密管理工作小組”，職責(zé)工作小組：統(tǒng)籌制度制定、跨部門協(xié)調(diào)、監(jiān)督執(zhí)行；法務(wù)部：負(fù)責(zé)保密等級(jí)定義的法律合規(guī)性審核，協(xié)助處理泄密事件；行政部：牽頭文檔分類、標(biāo)識(shí)制作、流程管理及培訓(xùn)宣貫；各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門文檔的密級(jí)初判、日常管理及保密自查；IT部：提供技術(shù)支持，包括加密存儲(chǔ)、權(quán)限管控、系統(tǒng)留痕等。（二）全面梳理文檔類型，形成清單目錄各部門需對(duì)本部門現(xiàn)有文檔進(jìn)行梳理，填寫《企業(yè)文檔類型清單》（模板見第三章），明確文檔名稱、形成部門、內(nèi)容概述、現(xiàn)有管理方式等，提交工作小組匯總。梳理范圍包括但不限于：電子文檔：Word、Excel、PPT、PDF、設(shè)計(jì)源文件、數(shù)據(jù)庫等；紙質(zhì)文檔：合同、圖紙、會(huì)議紀(jì)要、審批單、檔案等；音視頻文檔：內(nèi)部培訓(xùn)視頻、會(huì)議錄音、產(chǎn)品演示錄像等；其他載體：樣品、模型、實(shí)物等具有信息價(jià)值的載體。（三）科學(xué)劃分保密等級(jí)，明確等級(jí)定義結(jié)合企業(yè)實(shí)際及法規(guī)要求，將文檔劃分為五個(gè)保密等級(jí)，具體定義及適用范圍保密等級(jí)定義適用范圍示例絕密關(guān)系企業(yè)生存與發(fā)展的核心秘密，泄露會(huì)對(duì)企業(yè)造成不可挽回的重大損失（如破產(chǎn)、重大訴訟、核心技術(shù)永久喪失）未公開的并購重組方案、核心技術(shù)（含算法）、核心產(chǎn)品配方、戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、董事會(huì)未決議案機(jī)密重要的商業(yè)秘密或內(nèi)部信息，泄露會(huì)對(duì)企業(yè)造成較大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害未上市的產(chǎn)品研發(fā)報(bào)告、客戶核心數(shù)據(jù)（含聯(lián)系方式、交易記錄）、供應(yīng)商獨(dú)家合作協(xié)議、財(cái)務(wù)預(yù)算明細(xì)、高管薪酬方案秘密內(nèi)部敏感信息，泄露會(huì)對(duì)企業(yè)造成一定影響或不便部門工作計(jì)劃、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、普通員工人事檔案、未公開的市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、采購價(jià)格清單內(nèi)部僅限企業(yè)內(nèi)部使用的信息，不對(duì)外公開，但泄露不會(huì)造成實(shí)質(zhì)性損害企業(yè)內(nèi)部管理制度、通知公告、培訓(xùn)資料、普通產(chǎn)品宣傳冊(cè)（未定價(jià)）、部門工作總結(jié)公開可向社會(huì)公開的信息，無保密價(jià)值企業(yè)官網(wǎng)內(nèi)容、已發(fā)布的產(chǎn)品手冊(cè)、新聞稿、招聘啟事、企業(yè)簡介（四）制定文檔標(biāo)識(shí)規(guī)范，保證醒目可辨所有文檔（含電子、紙質(zhì)及其他載體）需在指定位置標(biāo)注保密等級(jí)標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)規(guī)范電子文檔：標(biāo)題前綴：[保密等級(jí)]+文檔名稱（如[絕密]產(chǎn)品核心算法V1.0）；頁眉/頁腳：每頁底部居中標(biāo)注“保密等級(jí)：等級(jí)”，字體為宋體小五號(hào)；文件屬性：在電子文件“屬性-詳細(xì)信息”中填寫“保密等級(jí)”“責(zé)任人”“解密日期”等字段。紙質(zhì)文檔：封面右上角：粘貼統(tǒng)一印刷的保密標(biāo)簽（尺寸為2cm×2cm），顏色區(qū)分等級(jí)（絕密-紅色、機(jī)密-橙色、秘密-藍(lán)色、內(nèi)部-綠色、公開-灰色）；第一頁右上角：手寫或蓋章標(biāo)注“保密等級(jí)：等級(jí)”“責(zé)任人：X”；每頁頁腳：居中標(biāo)注“內(nèi)部資料注意保密”（僅內(nèi)部及以上等級(jí)）。（五）明確文檔管理流程，規(guī)范全生命周期管控1.文檔與審批密級(jí)確定：文檔部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)內(nèi)容對(duì)照《保密等級(jí)定義表》初判密級(jí)，填寫《文檔密級(jí)審批單》（模板見第三章），提交工作小組審核（絕密/機(jī)密需分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批）；標(biāo)識(shí)標(biāo)注：審批通過后，按“文檔標(biāo)識(shí)規(guī)范”添加保密標(biāo)識(shí)，電子文檔需同步至企業(yè)加密文檔管理系統(tǒng)（系統(tǒng)需設(shè)置權(quán)限管控）。2.文檔流轉(zhuǎn)與使用內(nèi)部流轉(zhuǎn)：通過企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA）傳遞，嚴(yán)禁使用個(gè)人郵箱、等工具；紙質(zhì)文檔需填寫《文檔流轉(zhuǎn)記錄表》（模板見第三章），明確接收人、使用范圍、歸還時(shí)間；外部共享：向合作伙伴、客戶等外部單位提供文檔，需經(jīng)法務(wù)部審核并簽署《保密協(xié)議》，明保證密義務(wù)及違約責(zé)任，且僅提供“最小必要”范圍內(nèi)容。3.文檔存儲(chǔ)與保管電子文檔存儲(chǔ)：絕密/機(jī)密文檔存儲(chǔ)于專用加密服務(wù)器，開啟“雙人雙鎖”權(quán)限（需部門負(fù)責(zé)人+IT部管理員同時(shí)授權(quán)）；秘密及以上文檔需定期備份，備份介質(zhì)需單獨(dú)存放并加密；紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)：絕密/機(jī)密文檔存放帶鎖保密柜，鑰匙由部門負(fù)責(zé)人和行政部分別保管；秘密及以上文檔需建立《文檔保管臺(tái)賬》，記錄存放位置、責(zé)任人、保管期限。4.文檔銷毀與歸檔解密與銷毀：達(dá)到保管期限或無需繼續(xù)保密的文檔，由部門提交《文檔解密/銷毀申請(qǐng)表》（模板見第三章），經(jīng)工作小組審核后，由行政部監(jiān)督銷毀（電子文檔需徹底刪除并覆蓋存儲(chǔ)介質(zhì)，紙質(zhì)文檔需使用碎紙機(jī)銷毀）；歸檔管理：具有長期保存價(jià)值的文檔（如絕密/機(jī)密項(xiàng)目文檔），解密后移交企業(yè)檔案室歸檔，歸檔流程參照《企業(yè)檔案管理制度》。（六）開展全員培訓(xùn)宣貫，強(qiáng)化保密意識(shí)新員工入職培訓(xùn)：將本制度納入新員工入職必修課程，培訓(xùn)后簽署《保密承諾書》（模板見第三章）；在員工定期培訓(xùn)：每季度組織一次保密專題培訓(xùn)，內(nèi)容包括泄密案例警示、保密制度解讀、操作流程演練；重點(diǎn)崗位專項(xiàng)培訓(xùn)：針對(duì)研發(fā)、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)等涉密崗位員工，增加“技術(shù)防護(hù)措施”“保密協(xié)議簽訂流程”等專項(xiàng)內(nèi)容，保證培訓(xùn)覆蓋率100%。（七）建立監(jiān)督檢查機(jī)制，保證制度落地日常自查：各部門每月對(duì)本部門文檔管理情況進(jìn)行自查，填寫《保密管理自查表》（模板見第三章），提交工作小組備案；定期檢查：工作小組每季度組織一次全公司文檔保密檢查，抽查電子文檔加密情況、紙質(zhì)文檔標(biāo)識(shí)及保管情況、流程執(zhí)行記錄等；問題整改：對(duì)檢查中發(fā)覺的問題（如標(biāo)識(shí)缺失、流程違規(guī)），下發(fā)《保密整改通知書》，明確整改責(zé)任人及期限，整改完成后復(fù)核銷號(hào)；責(zé)任追究：對(duì)違反保密制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降職、解除勞動(dòng)合同等處分，造成損失的依法追償；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。三、制度執(zhí)行的關(guān)鍵工具模板模板1：企業(yè)文檔類型清單（示例）序號(hào)文檔名稱形成部門內(nèi)容概述現(xiàn)有管理方式建議密級(jí)1產(chǎn)品研發(fā)方案研發(fā)部新產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、研發(fā)計(jì)劃、測(cè)試數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)，僅研發(fā)部內(nèi)部查看機(jī)密22024年財(cái)務(wù)預(yù)算表財(cái)務(wù)部各部門預(yù)算明細(xì)、利潤預(yù)測(cè)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管，僅高管層查閱機(jī)密3部門周工作總結(jié)市場(chǎng)部周工作完成情況、下周計(jì)劃OA系統(tǒng)發(fā)布，全公司可見內(nèi)部4官網(wǎng)產(chǎn)品宣傳冊(cè)市場(chǎng)部已上市產(chǎn)品圖文介紹、價(jià)格官網(wǎng)公開，允許公開模板2：文檔密級(jí)審批單（示例）文檔名稱形成部門文檔編號(hào)負(fù)責(zé)人內(nèi)容概述初判密級(jí)□絕密□機(jī)密□秘密□內(nèi)部□公開初判理由部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：工作小組審核意見□同意初判密級(jí)□調(diào)整密級(jí)為：______審核人：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見（僅絕密/機(jī)密需填寫）□同意□不同意，重新評(píng)估簽字：日期：模板3：保密承諾書（示例）保密承諾書本人（姓名：，部門：，崗位：*）在參與企業(yè)工作期間，已認(rèn)真學(xué)習(xí)并理解《企業(yè)文檔保密等級(jí)劃分與管理制度》，承諾遵守以下保密義務(wù)：不得以任何形式泄露、傳播、復(fù)制、摘抄所接觸的涉密文檔；嚴(yán)禁將涉密文檔帶離辦公場(chǎng)所（經(jīng)審批的特殊情況除外）；涉密文檔需按指定流程流轉(zhuǎn)、使用和保管，嚴(yán)禁通過非加密渠道傳遞；離職時(shí)需交還所有涉密文檔及載體，并簽署《離職保密確認(rèn)書》；如違反上述承諾，愿意承擔(dān)由此造成的一切責(zé)任（包括但不限于紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)賠償、法律責(zé)任）。承諾人（簽字）：日期：年月日模板4：文檔流轉(zhuǎn)記錄表（示例）文檔名稱保密等級(jí)文檔編號(hào)流轉(zhuǎn)日期流轉(zhuǎn)事由項(xiàng)目合作協(xié)議機(jī)密HT-2024-0012024–合作方審閱經(jīng)辦人接收人接收日期歸還日期備注**2024–2024–已簽署保密協(xié)議四、制度實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)避免等級(jí)劃分“一刀切”：需結(jié)合文檔實(shí)際內(nèi)容動(dòng)態(tài)調(diào)整密級(jí)，例如“未公開的產(chǎn)品研發(fā)方案”在研發(fā)初期可能為“機(jī)密”，上市后自動(dòng)降級(jí)為“公開”；標(biāo)識(shí)清晰防誤用：電子文檔的標(biāo)題前綴和頁眉標(biāo)識(shí)需同步添加，紙質(zhì)文檔的保密標(biāo)簽需粘貼在封面明顯位置，避免因標(biāo)識(shí)模糊導(dǎo)致信息泄露；流程閉環(huán)防漏洞：文檔從到銷毀需全程留痕，電子文檔需記錄操作人、時(shí)間、IP地址，紙質(zhì)文檔需保留《流轉(zhuǎn)記錄表》《銷毀