采購(gòu)訂單管理標(biāo)準(zhǔn)化模板：供應(yīng)商信息管理版一、模板適用場(chǎng)景與價(jià)值本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、貿(mào)易型、服務(wù)型企業(yè)）在采購(gòu)訂單管理過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商信息的標(biāo)準(zhǔn)化管控場(chǎng)景。具體包括：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：當(dāng)企業(yè)首次與供應(yīng)商合作時(shí)，需通過(guò)模板收集、審核供應(yīng)商全維度信息，保證合作方資質(zhì)合規(guī)；現(xiàn)有供應(yīng)商信息維護(hù)：對(duì)合作中供應(yīng)商的資質(zhì)、聯(lián)系方式、合作條件等動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行定期更新，保障數(shù)據(jù)時(shí)效性；采購(gòu)訂單關(guān)聯(lián)：在創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，快速調(diào)用供應(yīng)商基礎(chǔ)信息（如開(kāi)戶行、稅號(hào)、地址等），提升訂單效率；供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估：通過(guò)模板中的歷史合作記錄、履約評(píng)分等信息，為供應(yīng)商分級(jí)（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、普通供應(yīng)商、淘汰供應(yīng)商）提供數(shù)據(jù)支撐。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理，企業(yè)可規(guī)避因供應(yīng)商信息不全、虛假資質(zhì)導(dǎo)致的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商數(shù)據(jù)的集中化、結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)，為采購(gòu)決策提供可靠依據(jù)。二、模板使用全流程操作指南（一）前置準(zhǔn)備：明確供應(yīng)商分類與信息需求梳理供應(yīng)商分類體系根據(jù)企業(yè)采購(gòu)品類（如原材料、零部件、服務(wù)類）或合作模式（如年度框架協(xié)議、單次采購(gòu)），對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步分類（如“原材料供應(yīng)商”“服務(wù)類供應(yīng)商”），保證后續(xù)信息錄入結(jié)構(gòu)化。制定信息收集清單結(jié)合采購(gòu)合規(guī)要求及業(yè)務(wù)需求，明確必須收集的信息項(xiàng)（如基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、合作條款等），避免信息遺漏或冗余。（二）步驟1：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息錄入操作內(nèi)容：按照模板“供應(yīng)商基本信息”模塊，逐項(xiàng)填寫(xiě)供應(yīng)商核心資料，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。填寫(xiě)要點(diǎn)：供應(yīng)商全稱需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，簡(jiǎn)稱需在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)范；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、法定代表人等關(guān)鍵信息不得缺漏；聯(lián)系人信息（姓名：，職位：，電話：，郵箱：）需確認(rèn)有效，保證緊急情況下可快速對(duì)接；開(kāi)戶銀行、銀行賬號(hào)、納稅人識(shí)別號(hào)等信息需與財(cái)務(wù)系統(tǒng)核對(duì)一致，避免付款錯(cuò)誤。（三）步驟2：供應(yīng)商資質(zhì)文件與核驗(yàn)操作內(nèi)容：在模板“資質(zhì)信息”模塊，供應(yīng)商必備資質(zhì)文件，并完成核驗(yàn)登記。必備資質(zhì)清單（根據(jù)行業(yè)調(diào)整）：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本掃描件，需在有效期內(nèi)）；行業(yè)特定資質(zhì)（如食品供應(yīng)商需提供《食品生產(chǎn)許可證》，醫(yī)療器械供應(yīng)商需提供《醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證》）；質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001、ISO14001等，若有）；其他企業(yè)要求的證明文件（如授權(quán)書(shū)、代理協(xié)議等）。核驗(yàn)要求：由采購(gòu)專員或法務(wù)專員核對(duì)資質(zhì)文件原件與掃描件的一致性，并在“核驗(yàn)人”欄簽字確認(rèn)，核驗(yàn)日期需填寫(xiě)實(shí)際核驗(yàn)當(dāng)天。（四）步驟3：合作信息與條款約定操作內(nèi)容：在模板“合作信息”模塊，記錄供應(yīng)商合作歷史及當(dāng)前合作條款，為訂單執(zhí)行提供依據(jù)。關(guān)鍵字段填寫(xiě)：合作起始日期：首次合作時(shí)間，用于計(jì)算合作年限；主要供應(yīng)品類：明確供應(yīng)商負(fù)責(zé)的產(chǎn)品/服務(wù)類別（如“電子元器件A類”“物流運(yùn)輸服務(wù)”）；付款條件：約定賬期（如“賬期30天”）、付款方式（如“銀行轉(zhuǎn)賬”“承兌匯票”）、開(kāi)票要求（如“增值稅專用發(fā)票，稅率13%”）；年度合作金額（預(yù)估）：根據(jù)過(guò)往合作或框架協(xié)議填寫(xiě)，用于采購(gòu)預(yù)算編制。（五）步驟4：供應(yīng)商評(píng)價(jià)與分級(jí)記錄操作內(nèi)容：在模板“評(píng)價(jià)信息”模塊，定期對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評(píng)分，并標(biāo)注分級(jí)結(jié)果。評(píng)價(jià)維度與標(biāo)準(zhǔn)（示例）：評(píng)價(jià)維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）產(chǎn)品質(zhì)量5分：合格率100%；3分：合格率≥95%；1分：合格率＜90%交付及時(shí)性5分：準(zhǔn)時(shí)交付率100%；3分：準(zhǔn)時(shí)交付率≥90%；1分：準(zhǔn)時(shí)交付率＜80%服務(wù)響應(yīng)速度5分：2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；3分：24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；1分：超過(guò)24小時(shí)響應(yīng)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力5分：低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上；3分：與市場(chǎng)均價(jià)持平；1分：高于市場(chǎng)均價(jià)5%以上分級(jí)規(guī)則：綜合評(píng)分≥4.5分為“戰(zhàn)略供應(yīng)商”，3.5-4.4分為“優(yōu)秀供應(yīng)商”，2.5-3.4分為“合格供應(yīng)商”，＜2.5分為“待淘汰供應(yīng)商”。（六）步驟5：信息審核與發(fā)布操作內(nèi)容：完成信息錄入后，提交至采購(gòu)經(jīng)理或供應(yīng)鏈負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，供采購(gòu)訂單調(diào)用。審核要點(diǎn)：信息完整性、資質(zhì)有效性、條款合規(guī)性、評(píng)價(jià)合理性。審核未通過(guò)的，需返回修改并重新提交。（七）步驟6：動(dòng)態(tài)更新與歸檔操作內(nèi)容：建立供應(yīng)商信息動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，定期更新并歸檔。更新觸發(fā)條件：資質(zhì)文件到期前1個(gè)月（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證需年檢）；供應(yīng)商信息變更（如地址、聯(lián)系人、銀行賬號(hào)等）；合作條款調(diào)整（如付款條件變更）；履約評(píng)分更新（建議每季度或每半年更新一次）。歸檔要求：紙質(zhì)版資質(zhì)文件需由行政部門(mén)*統(tǒng)一存檔，電子版信息需在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中保留完整變更記錄，保證可追溯。三、供應(yīng)商信息管理標(biāo)準(zhǔn)化表格模板供應(yīng)商基本信息表項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容備注供應(yīng)商全稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致供應(yīng)商簡(jiǎn)稱企業(yè)內(nèi)部規(guī)范簡(jiǎn)稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址需詳細(xì)至省、市、區(qū)、街道法定代表人*聯(lián)系人*主對(duì)接人信息聯(lián)系人職位*如“銷售經(jīng)理”“采購(gòu)總監(jiān)”聯(lián)系人電話*需保證24小時(shí)暢通聯(lián)系人郵箱*用于接收訂單、函件等開(kāi)戶銀行如“中國(guó)工商銀行支行”銀行賬號(hào)*需與財(cái)務(wù)系統(tǒng)核對(duì)納稅人識(shí)別號(hào)*用于開(kāi)具增值稅發(fā)票企業(yè)官網(wǎng)（若有）*非必填，用于初步知曉企業(yè)背景供應(yīng)商資質(zhì)信息表資質(zhì)類型資質(zhì)名稱資質(zhì)編號(hào)發(fā)證機(jī)關(guān)發(fā)證日期有效期至核驗(yàn)人核驗(yàn)日期附件基礎(chǔ)資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照*市場(chǎng)監(jiān)督管理局****掃描件行業(yè)資質(zhì)食品生產(chǎn)許可證*市場(chǎng)監(jiān)督管理局****掃描件質(zhì)量體系認(rèn)證ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證*認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱****掃描件其他資質(zhì)代理授權(quán)書(shū)（若適用）*品牌方名稱****掃描件供應(yīng)商合作信息表項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容備注合作起始日期*首次合作時(shí)間合作終止日期（若適用）*如合同到期未續(xù)簽主要供應(yīng)品類如“鋼材（Q235B）”“IT運(yùn)維服務(wù)”年度合作金額（預(yù)估）*萬(wàn)元根據(jù)框架協(xié)議或歷史數(shù)據(jù)填寫(xiě)付款條件如“賬期60天，驗(yàn)收后付款”開(kāi)票要求如“增值稅專用發(fā)票，稅率9%”當(dāng)前合作狀態(tài)□正常合作□暫停合作□終止合作默認(rèn)勾選“正常合作”框架協(xié)議編號(hào)（若有）*關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單供應(yīng)商評(píng)價(jià)信息表評(píng)價(jià)周期*如“2023年Q4”“2023年度”產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)分（1-5分）*按合格率、穩(wěn)定性等評(píng)價(jià)交付及時(shí)性評(píng)分（1-5分）*按準(zhǔn)時(shí)交付率評(píng)價(jià)服務(wù)響應(yīng)評(píng)分（1-5分）*按問(wèn)題解決效率評(píng)價(jià)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力評(píng)分（1-5分）*按與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比評(píng)價(jià)綜合評(píng)分*分各維度評(píng)分平均值供應(yīng)商分級(jí)□戰(zhàn)略供應(yīng)商□優(yōu)秀供應(yīng)商□合格供應(yīng)商□待淘汰供應(yīng)商根據(jù)綜合評(píng)分確定評(píng)價(jià)人*采購(gòu)專員/部門(mén)負(fù)責(zé)人評(píng)價(jià)日期*評(píng)價(jià)周期最后一天改進(jìn)建議（若有）*如“提升交付準(zhǔn)時(shí)率至95%以上”四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵管控要點(diǎn)（一）信息真實(shí)性與完整性核查供應(yīng)商基礎(chǔ)信息及資質(zhì)文件必須真實(shí)有效，采購(gòu)專員*需通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息，對(duì)關(guān)鍵資質(zhì)文件（如行業(yè)許可證）要求供應(yīng)商提供原件核對(duì)，杜絕虛假信息錄入。（二）資質(zhì)文件時(shí)效性管理資質(zhì)文件到期前30天，由采購(gòu)部門(mén)*主動(dòng)向供應(yīng)商發(fā)送《資質(zhì)續(xù)期提醒函》，要求其在15日內(nèi)提交新資質(zhì)文件，未按時(shí)續(xù)期的供應(yīng)商暫停合作資格，直至資質(zhì)更新完成。（三）信息保密與權(quán)限控制供應(yīng)商信息屬于企業(yè)核心商業(yè)機(jī)密，僅采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)相關(guān)人員可查詢，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露。電子版信息需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)存儲(chǔ)，訪問(wèn)需登錄賬號(hào)及權(quán)限審批。（四）合規(guī)性審查供應(yīng)商信息及合作條款需符合《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等法律法規(guī)，避免與存在失信記錄（如被列入“經(jīng)營(yíng)異常名錄”“嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單”）的供應(yīng)商合作。（五）動(dòng)態(tài)