糧油采購訂單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司糧油采購訂單管理，確保采購工作的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需糧油的質(zhì)量和供應，降低采購成本，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及糧油采購訂單的管理活動，包括但不限于原糧采購訂單、成品糧油采購訂單等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對糧油質(zhì)量的要求為首要目標，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證糧油質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.效率原則：優(yōu)化采購訂單管理流程，提高工作效率，確保訂單及時下達、執(zhí)行和跟蹤。5.責任明確原則：明確各部門在采購訂單管理中的職責和權限，做到責任到人，避免推諉扯皮現(xiàn)象。二、職責分工（一）采購部門1.負責糧油供應商的開發(fā)、評估和選擇，建立供應商檔案。2.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，制定糧油采購計劃，下達采購訂單。3.負責與供應商溝通協(xié)調(diào)采購訂單的執(zhí)行情況，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.跟蹤采購訂單的到貨情況，組織驗收工作。5.對采購訂單的執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，為后續(xù)采購工作提供參考。（二）質(zhì)量控制部門1.制定糧油質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。2.參與供應商的評估和選擇，對采購糧油的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督。3.在糧油到貨時，按照質(zhì)量標準和驗收規(guī)范進行驗收，出具驗收報告。4.對不合格糧油的處理情況進行跟蹤和監(jiān)督。（三）倉儲部門1.負責糧油的倉儲管理，建立庫存臺賬，定期盤點庫存。2.根據(jù)采購訂單的到貨時間和數(shù)量，做好倉儲準備工作，確保糧油安全入庫。3.配合采購部門和質(zhì)量控制部門做好糧油的驗收和入庫工作。4.按照公司規(guī)定的庫存管理制度，合理控制糧油庫存水平，避免積壓或缺貨。（四）財務部門1.負責審核采購訂單的預算和成本，確保采購費用在預算范圍內(nèi)。2.根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.對采購訂單的財務數(shù)據(jù)進行核算和分析，提供財務支持和決策依據(jù)。（五）生產(chǎn)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)計劃，及時向采購部門提供糧油需求信息。2.協(xié)助采購部門做好采購訂單的執(zhí)行和跟蹤工作，確保生產(chǎn)所需糧油的及時供應。3.對采購糧油的質(zhì)量和供應及時性進行反饋，提出改進建議。三、采購訂單的下達（一）采購計劃的制定1.采購部門應根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售計劃以及庫存情況，結(jié)合市場動態(tài)和供應商供應能力，制定年度、季度和月度糧油采購計劃。2.采購計劃應明確采購糧油的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關部門審核批準后執(zhí)行。（二）采購訂單的生成1.采購部門根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應商，向其發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確采購糧油的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。2.采購訂單可以采用書面形式、電子形式或其他雙方認可的形式下達。無論采用何種形式，采購訂單都應確保內(nèi)容清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)歧義。（三）采購訂單的審批1.采購訂單下達前，應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批內(nèi)容包括采購訂單的必要性、合理性、合規(guī)性以及預算情況等。2.審批通過的采購訂單應加蓋公司公章或合同專用章，并及時發(fā)送給供應商。四、采購訂單的執(zhí)行與跟蹤（一）供應商確認1.供應商收到采購訂單后，應在規(guī)定時間內(nèi)進行確認。確認內(nèi)容包括對采購訂單條款的認可、交貨時間的承諾、質(zhì)量保證等。2.如供應商對采購訂單條款有異議，應及時與采購部門溝通協(xié)商，達成一致意見后再進行確認。（二）訂單執(zhí)行1.供應商應按照采購訂單約定的時間、地點和質(zhì)量要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購部門應定期與供應商溝通，了解訂單執(zhí)行進度，及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。2.在訂單執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更訂單條款，供應商應提前通知采購部門，并經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂補充協(xié)議。（三）到貨通知1.供應商預計糧油到貨前，應提前向采購部門發(fā)送到貨通知，告知到貨時間、數(shù)量、運輸方式等信息。2.采購部門收到到貨通知后，應及時通知倉儲部門做好接貨準備工作。（四）訂單跟蹤1.采購部門應建立采購訂單跟蹤臺賬，實時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、運輸狀態(tài)、預計到貨時間等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)延誤或其他異常情況，采購部門應及時與供應商溝通，了解原因并督促其采取措施解決問題。同時，應將訂單跟蹤情況及時反饋給相關部門，以便及時調(diào)整生產(chǎn)計劃和庫存安排。五、驗收與入庫（一）驗收準備1.倉儲部門在收到采購部門的到貨通知后，應根據(jù)糧油的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，做好驗收場地、設備、人員等方面的準備工作。2.質(zhì)量控制部門應安排檢驗人員，準備好檢驗工具和標準文件，確保驗收工作的順利進行。（二）驗收流程1.糧油到貨后，倉儲部門應按照規(guī)定的驗收程序進行驗收。驗收內(nèi)容包括糧油的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。2.質(zhì)量控制部門應按照糧油質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對到貨糧油進行抽樣檢驗，出具檢驗報告。檢驗合格的糧油方可辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的糧油應按照相關規(guī)定進行處理。（三）入庫手續(xù)1.驗收合格的糧油，倉儲部門應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應注明糧油的品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間、供應商名稱等信息，并經(jīng)驗收人員和倉儲管理人員簽字確認。2.倉儲管理人員應根據(jù)入庫單，將糧油準確無誤地存入相應的倉庫，并更新庫存臺賬。六、付款管理（一）付款申請1.采購部門應在收到供應商提供的發(fā)票及相關結(jié)算憑證后，按照采購合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請單。付款申請單應注明采購訂單編號、供應商名稱、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式等信息，并附上發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關憑證。2.付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交給財務部門。（二）付款審批1.財務部門收到付款申請單后，應按照公司財務管理制度和審批流程進行審核。審核內(nèi)容包括采購訂單的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性、付款金額的準確性等。2.付款申請單經(jīng)財務部門審核通過后，提交給公司相關領導審批。審批通過后，財務部門方可辦理付款手續(xù)。（三）付款方式1.公司應根據(jù)與供應商簽訂的采購合同約定，選擇合適的付款方式。常見的付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.在辦理付款手續(xù)時，財務部門應嚴格按照付款方式的規(guī)定進行操作，確保付款安全、準確、及時。七、檔案管理（一）檔案范圍采購訂單管理檔案包括采購訂單、采購合同、供應商檔案、驗收報告、入庫單、發(fā)票、付款申請單等與采購訂單管理相關的文件和資料。（二）檔案整理采購部門應指定專人負責采購訂單管理檔案的整理工作，按照時間順序和類別對檔案進行分類整理，確保檔案資料齊全、完整、有序。（三）檔案保管1.采購訂單管理檔案應妥善保管，保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，采購訂單管理檔案的保管期限為[X]年。2.檔案保管地點應具備安全、防潮、防火、防蟲等條件，確保檔案資料的安全。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購訂單管理檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購訂單管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購訂單的下達、執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及公司相關規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.公司應建立采購訂單管理考核評價機制，對采購部門及相關人員的采購訂單管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購效率、供應商管理等方面。2.考核評價結(jié)果應與績效掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育，并責令其限期整改。如因工作失誤給公司造成損失的，應依法追究相關人員的責任。九、附則（