糧油干貨采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司糧油干貨采購管理工作，確保采購的糧油干貨質(zhì)量安全，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，降低采購成本，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及糧油干貨的采購活動，包括但不限于生產(chǎn)用糧油、食堂用糧油及其他辦公或經(jīng)營所需的各類糧油干貨。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的糧油干貨必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和食品安全要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量可靠，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行和人員健康安全。2.合規(guī)合法原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)做到信息公開、流程透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平公正。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定糧油干貨采購計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.開發(fā)、篩選、評估和管理糧油干貨供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.執(zhí)行采購任務(wù)，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保采購活動順利進(jìn)行。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。5.收集市場信息，分析市場動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。（二）質(zhì)量控制部門1.制定糧油干貨質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，負(fù)責(zé)對采購的糧油干貨進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.對不合格的糧油干貨提出處理意見，跟蹤處理結(jié)果，防止不合格產(chǎn)品流入公司。3.參與供應(yīng)商的評估和管理，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和考核。（三）使用部門1.根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營或辦公需求，及時向采購部門提出糧油干貨采購申請，明確采購規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購產(chǎn)品的驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，反饋使用過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。2.按照采購合同和公司財(cái)務(wù)制度，及時辦理貨款支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和控制。3.定期對采購資金使用情況進(jìn)行分析和監(jiān)督，確保資金使用合理、安全。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、庫存情況及實(shí)際需求，填寫《糧油干貨采購申請表》，詳細(xì)注明所需糧油干貨的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時間等信息，并提交至采購部門。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請內(nèi)容真實(shí)、合理、準(zhǔn)確。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況和采購周期等因素，制定詳細(xì)的糧油干貨采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購品種、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)審批后的采購計(jì)劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織采購活動。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集糧油干貨供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。實(shí)地考察潛在供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、倉儲物流條件等，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定供應(yīng)合格產(chǎn)品的能力。2.供應(yīng)商評估采購部門會同質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員，對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行定期評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等。建立供應(yīng)商評估檔案，記錄評估結(jié)果，作為供應(yīng)商選擇和管理的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為合作伙伴。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的綜合實(shí)力、產(chǎn)品性價比、合作意愿等因素。與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.供應(yīng)商管理采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和合作狀況，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商采取警告、限期整改、暫停合作或終止合作等措施。（四）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，并及時發(fā)送給供應(yīng)商。同時，采購部門應(yīng)留存采購訂單副本，作為跟蹤訂單執(zhí)行情況的依據(jù)。（五）采購合同簽訂1.對于金額較大或采購周期較長的糧油干貨采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機(jī)制，及時掌握訂單執(zhí)行情況。定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨時間、更換產(chǎn)品、追究違約責(zé)任等，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。3.在交貨期臨近時，采購部門應(yīng)提前向供應(yīng)商催貨，提醒供應(yīng)商按時發(fā)貨，并確認(rèn)發(fā)貨時間、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時間等信息。（七）到貨驗(yàn)收1.糧油干貨到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量控制部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.到貨時，質(zhì)量控制部門按照既定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，對糧油干貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)和驗(yàn)收。數(shù)量驗(yàn)收：核對到貨數(shù)量與采購訂單或送貨單是否一致。質(zhì)量驗(yàn)收：檢查糧油干貨的外觀、色澤、氣味、口感等是否符合質(zhì)量要求，是否有變質(zhì)、損壞等情況。對需要進(jìn)行理化指標(biāo)檢測的產(chǎn)品，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行抽樣送檢。3.使用部門參與驗(yàn)收過程，對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收不合格的糧油干貨，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時出具《不合格品報(bào)告》，明確不合格原因和處理意見。4.對于驗(yàn)收合格的糧油干貨，質(zhì)量控制部門應(yīng)在送貨單或驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對于驗(yàn)收不合格的糧油干貨，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（八）貨款支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收合格的憑證，審核采購貨款支付申請。審核內(nèi)容包括合同條款、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性。2.經(jīng)審核無誤后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定的付款方式，及時辦理貨款支付手續(xù)。3.采購部門應(yīng)跟蹤貨款支付情況，確保供應(yīng)商按時收到貨款，維護(hù)良好的合作關(guān)系。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和評估機(jī)制，確保選擇的供應(yīng)商具備穩(wěn)定供應(yīng)合格產(chǎn)品的能力。2.加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，防止不合格產(chǎn)品流入公司。3.定期對采購的糧油干貨進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并對供應(yīng)商進(jìn)行整改或處罰。（二）價格風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注市場動態(tài)，收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據(jù)。2.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過批量采購、戰(zhàn)略合作等方式爭取更優(yōu)惠的價格。3.定期對采購價格進(jìn)行分析和比較，評估采購成本的合理性，及時調(diào)整采購策略。（三）交貨風(fēng)險(xiǎn)1.合理安排采購時間和交貨期，與供應(yīng)商明確交貨時間、地點(diǎn)和方式，并簽訂詳細(xì)的采購合同。2.建立采購訂單跟蹤機(jī)制，及時掌握訂單執(zhí)行情況，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，確保按時交貨。3.對于可能影響交貨期的因素，如自然災(zāi)害、政策法規(guī)變化等，提前制定應(yīng)對措施，降低交貨風(fēng)險(xiǎn)。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂采購合同前，認(rèn)真審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、公平合理，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評估，積累合同管理經(jīng)驗(yàn)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對糧油干貨采購管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門會同質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施。（三）采購人員考核1.建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力等方面進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成情