管理活動(dòng)記錄管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司管理活動(dòng)記錄的管理，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效，便于追溯和查詢，為公司決策、管理和持續(xù)改進(jìn)提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)記錄，包括但不限于文件、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、表單、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)清晰明確。3.完整性原則：記錄應(yīng)涵蓋管理活動(dòng)的全過(guò)程，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：記錄應(yīng)在管理活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)形成，不得拖延。5.可追溯性原則：記錄應(yīng)便于追溯管理活動(dòng)的歷史軌跡，為問(wèn)題分析和決策提供依據(jù)。（四）職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂和完善管理活動(dòng)記錄管理辦法。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)記錄管理工作。負(fù)責(zé)記錄的集中存儲(chǔ)和保管（如有需要）。定期對(duì)記錄管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)管理活動(dòng)記錄的收集、整理、歸檔和保管。確保記錄符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。按照規(guī)定的期限和方式提供記錄供查閱、使用。二、記錄的分類(lèi)與編號(hào)（一）記錄分類(lèi)根據(jù)管理活動(dòng)的性質(zhì)和內(nèi)容，將記錄分為以下幾類(lèi)：1.文件類(lèi)：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告等。2.會(huì)議類(lèi)：會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議議程、會(huì)議簽到表等。3.業(yè)務(wù)類(lèi)：如合同、訂單、報(bào)表、檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)記錄等。4.人事類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。5.財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、發(fā)票、預(yù)算記錄等。6.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他管理活動(dòng)記錄。（二）編號(hào)規(guī)則為便于記錄的識(shí)別、檢索和管理，對(duì)各類(lèi)記錄進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用“部門(mén)代碼+記錄類(lèi)別代碼+年份+順序號(hào)”的形式。2.部門(mén)代碼：用兩位大寫(xiě)字母表示各部門(mén)，如“行政部”為“XZ”，“財(cái)務(wù)部”為“CW”等。3.記錄類(lèi)別代碼：用兩位大寫(xiě)字母表示記錄類(lèi)別，如“文件類(lèi)”為“WJ”，“會(huì)議類(lèi)”為“HY”等。4.年份：用四位數(shù)字表示記錄形成的年份，如“2023”。5.順序號(hào)：用四位數(shù)字表示該類(lèi)記錄在當(dāng)年的順序，從“0001”開(kāi)始。例如，行政部2023年第5份文件的編號(hào)為：XZWJ20230005。三、記錄的形成與填寫(xiě)（一）記錄的產(chǎn)生管理活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄應(yīng)在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中同步形成，確保記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。記錄人員應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程和記錄要求，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)。（二）填寫(xiě)要求1.字跡清晰：記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水或黑色中性筆填寫(xiě)，字跡應(yīng)工整、清晰，易于辨認(rèn)。2.內(nèi)容完整：按照記錄格式要求，逐項(xiàng)填寫(xiě)相關(guān)信息，不得有空缺。對(duì)于必填項(xiàng)，應(yīng)確保填寫(xiě)準(zhǔn)確。3.表述準(zhǔn)確：使用規(guī)范的語(yǔ)言和術(shù)語(yǔ)，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤的表述。數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，計(jì)算準(zhǔn)確。4.簽名蓋章：記錄如有相關(guān)人員簽字或蓋章要求，應(yīng)按規(guī)定執(zhí)行，確保責(zé)任明確。（三）電子記錄的特殊要求1.數(shù)據(jù)安全：采取有效的安全措施，防止電子記錄被篡改、丟失或泄露。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。2.格式規(guī)范：電子記錄應(yīng)采用通用的、易于識(shí)別和處理的格式，如PDF、DOC、XLS等。對(duì)于特殊格式的記錄，應(yīng)確保有相應(yīng)的查看和處理軟件。3.版本控制：電子記錄如有修改，應(yīng)保留修改痕跡，注明修改日期和修改人。同時(shí)，應(yīng)建立版本管理機(jī)制，確保使用的是最新版本。四、記錄的收集與整理（一）收集要求1.定期收集：各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，定期收集本部門(mén)的管理活動(dòng)記錄。如文件類(lèi)記錄應(yīng)每周收集一次，業(yè)務(wù)類(lèi)記錄應(yīng)每月收集一次等。2.全面收集：確保涵蓋管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，不得遺漏重要記錄。對(duì)于跨部門(mén)的記錄，相關(guān)部門(mén)應(yīng)協(xié)同配合，共同完成收集工作。3.及時(shí)歸檔：收集后的記錄應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，不得積壓。（二）整理方法1.分類(lèi)整理：按照記錄分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的記錄進(jìn)行分類(lèi)，同類(lèi)記錄按時(shí)間順序排列。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)記錄內(nèi)容，避免損壞。3.建立目錄：為每類(lèi)記錄編制目錄，目錄應(yīng)包含記錄編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)碼等信息，便于查找和檢索。五、記錄的歸檔與保管（一）歸檔要求1.集中歸檔：各部門(mén)整理好的記錄應(yīng)定期移交至行政部門(mén)（或指定的檔案管理部門(mén)）進(jìn)行集中歸檔。行政部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備，妥善保管各類(lèi)記錄。2.歸檔清單：移交記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)歸檔清單，清單內(nèi)容包括記錄編號(hào)、名稱、數(shù)量、移交日期等，雙方簽字確認(rèn)。3.電子歸檔：對(duì)于電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑和命名規(guī)則進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引，便于查詢和調(diào)用。（二）保管期限根據(jù)記錄的重要性和性質(zhì)，確定不同記錄的保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（510年）和長(zhǎng)期（10年以上）。具體保管期限如下：1.短期保管記錄：如一般性的業(yè)務(wù)報(bào)表、臨時(shí)性的通知等，保管期限為15年。2.中期保管記錄：如合同執(zhí)行過(guò)程中的部分文件、員工短期培訓(xùn)記錄等，保管期限為510年。3.長(zhǎng)期保管記錄：如公司章程、重要合同、財(cái)務(wù)檔案、員工長(zhǎng)期人事檔案等，保管期限為10年以上。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)記錄：檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，防止記錄受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備。2.電子記錄：存儲(chǔ)電子記錄的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。同時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。六、記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、記錄名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門(mén)（或檔案管理部門(mén)）查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向公司外部提供記錄查閱的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人陪同，確保記錄安全。（二）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人員可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱記錄，不得擅自將記錄帶離查閱場(chǎng)所。2.復(fù)制記錄：如需復(fù)制記錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明“復(fù)印件與原件一致”字樣，加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）使用要求1.僅用于工作目的：查閱和使用記錄的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)定，僅將記錄用于工作相關(guān)目的，不得擅自泄露或用于其他非工作用途。2.妥善保管：查閱人員在查閱過(guò)程中應(yīng)妥善保管記錄，不得損壞、丟失或擅自涂改。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將記錄歸還檔案管理部門(mén)。七、記錄的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件記錄保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。鑒定工作應(yīng)由行政部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行。（二）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清單：鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的記錄進(jìn)行逐一核對(duì)，編制銷(xiāo)毀清單，清單內(nèi)容包括記錄編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等。2.審批：銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：由行政部門(mén)（或指定專(zhuān)人）負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保記錄無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)督與記錄：銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)督，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀日期、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人等，參與銷(xiāo)毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)記錄管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。檢查周期為每年一次。（二）專(zhuān)項(xiàng)檢查根據(jù)公司管理需要或出現(xiàn)的問(wèn)題，可適時(shí)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查。專(zhuān)項(xiàng)檢查由行政部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行，對(duì)特定領(lǐng)域或特定時(shí)間段的記錄管理情況進(jìn)行深入檢查。（三）檢查結(jié)果處理1.通報(bào)表?yè)P(yáng)：對(duì)于記錄管理工作規(guī)范、成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人，予以通報(bào)表?yè)P(yáng)。2.責(zé)令整改：對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，應(yīng)提交整改報(bào)告，行政