社會檔案管理暫行辦法總則目的與依據(jù)為加強社會檔案管理，維護檔案的真實性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本行業(yè)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織及所屬各部門、分支機構在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理機構，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的各項活動，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案檢索和利用體系，便于公司/組織內部及外部合法利用檔案。檔案管理機構與職責檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責接收、征集公司/組織各部門形成的各類檔案，對檔案進行整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全存儲，對檔案的保管狀況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.組織開展檔案鑒定工作，按照規(guī)定的標準和程序，對已超過保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見，報經批準后實施。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.開發(fā)利用檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，積極為公司/組織的各項工作提供檔案信息服務。7.加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的業(yè)務聯(lián)系與溝通，接受業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時形成和完整收集。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，積極提供檔案利用線索，配合檔案管理部門開展檔案利用服務。4.負責本部門檔案的安全保管，采取必要的防護措施，防止檔案丟失、損壞或泄密。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務經營類檔案：涵蓋市場營銷、生產管理、財務管理、質量管理、客戶服務等業(yè)務活動中形成的合同、訂單、報表、報告、項目文檔等。3.基本建設類檔案：涉及公司/組織的新建、改建、擴建等工程項目的規(guī)劃設計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等。4.科研項目類檔案：包括科研項目的立項申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、成果鑒定材料等。5.設備儀器類檔案：設備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報廢處置文件等。6.會計檔案：按照國家有關會計檔案管理規(guī)定，收集整理的會計憑證、會計賬簿、財務報告等。7.聲像檔案：反映公司/組織重要活動、事件的照片、錄像、錄音等資料。8.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、記錄等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時、準確地收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.對重要活動、重大項目等形成的檔案，應實行同步收集，確保檔案與活動、項目進程相匹配。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、抽取或偽造檔案內容。4.對電子檔案的收集，應確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質進行保存。整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，編制統(tǒng)一的檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對紙質檔案進行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案的整齊規(guī)范；對電子檔案進行分類存儲、命名規(guī)范，并建立相應的索引目錄。4.檔案整理過程中，應編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的查找和利用。檔案的保管與保護保管設施與環(huán)境1.檔案管理部門應配備專用的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房應設置防火、防盜報警裝置，配備必要的消防器材，確保檔案庫房的安全。4.檔案架、柜應排列整齊，便于檔案的存放和查找，檔案架、柜應堅固耐用，符合檔案保管要求。檔案保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）。2.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關業(yè)務部門人員參加。3.檔案鑒定小組按照檔案鑒定標準和程序，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見，編制檔案鑒定報告。4.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，報經公司/組織負責人批準后，由檔案管理部門會同相關部門進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案的數(shù)字化與備份1.積極推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.數(shù)字化檔案應與紙質檔案內容一致，確保數(shù)字化檔案的質量和安全性。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立電子檔案備份管理制度，明確備份周期、備份方式、存儲介質管理等要求，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。檔案的利用與統(tǒng)計利用原則與范圍1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，在確保檔案安全保密的前提下，為公司/組織的各項工作提供服務。2.公司/組織內部人員因工作需要利用檔案的，應填寫檔案利用申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱、借閱檔案。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司/組織負責人批準后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案利用范圍包括查閱、借閱、復印、摘錄等，利用者應嚴格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、污損、轉借檔案。利用手續(xù)與流程1.檔案利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.檔案管理部門對申請表進行審批，根據(jù)利用者的身份和利用需求，確定是否提供檔案及提供的方式和范圍。4.批準后，檔案管理部門按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記記錄。5.利用者歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應按照規(guī)定追究利用者的責任。檔案統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整。3.編制檔案統(tǒng)計報表，定期向上級檔案管理部門和公司/組織領導報送，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，總結檔案管理工作中的經驗教訓，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以改進。檔案的移交與處置移交范圍與要求1.公司/組織因機構調整、撤銷、合并等原因，需要將檔案移交給有關單位的，應按照國家有關規(guī)定和檔案管理要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.移交的檔案應經過整理、編目，編制檔案移交清單，清單應包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案移交雙方應在移交清單上簽字確認，明確雙方的責任和義務。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照保密規(guī)定進行移交，確保檔案信息的安全。處置程序與規(guī)定1.公司/組織在資產處置、破產清算等情況下，檔案管理部門應按照規(guī)定對檔案進行處置。2.處置檔案應制定詳細的處置