礦井材料采購管理辦法一、總則（一）目的為加強礦井材料采購管理，規(guī)范采購行為，確保材料質(zhì)量，降低采購成本，保障礦井生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬礦井各類生產(chǎn)、輔助材料的采購管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)礦井生產(chǎn)計劃、維修計劃及安全設施建設需求，合理確定采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控采購材料的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購材料符合相關(guān)標準和要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購流程、集中采購、招標采購等方式，降低采購成本，提高資金使用效益。4.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。二、管理職責（一）物資管理部門1.負責制定礦井材料采購計劃，審核各部門提交的采購申請，匯總編制年度、月度采購計劃。2.建立供應商管理檔案，對供應商進行評估、選擇、考核和管理。3.組織實施采購活動，包括招標、詢價、談判等采購方式的選擇和執(zhí)行。4.負責采購合同的簽訂、履行、變更和終止等管理工作，跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負責采購物資的驗收、入庫、保管和發(fā)放等工作，確保物資數(shù)量準確、質(zhì)量合格。6.定期對采購工作進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議。（二）需求部門1.根據(jù)礦井生產(chǎn)、維修、安全等實際需求，提前向物資管理部門提交采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求等詳細信息。2.參與采購物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量、數(shù)量等進行確認。3.配合物資管理部門做好供應商管理工作，提供供應商評價意見。（三）財務部門1.負責審核采購計劃和采購合同，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購招標、詢價等活動，對采購價格進行審核和監(jiān)督。3.負責采購款項的支付審核和結(jié)算工作，確保資金支付安全、合規(guī)。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范。2.對采購合同、采購價格、采購質(zhì)量等進行審計，防范采購風險。3.對采購過程中的違規(guī)違紀行為進行調(diào)查處理，提出審計意見和建議。三、采購計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.礦井年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、安全工作計劃、維修計劃等。2.設備運行狀況、物資庫存情況及消耗定額。3.技術(shù)改造、工程建設等項目的需求。（二）計劃編制流程1.各需求部門應于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月生產(chǎn)、維修等工作安排，填寫《材料采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至物資管理部門。2.物資管理部門收到各需求部門的采購申請后，進行匯總、審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、庫存情況等。對于不符合要求的采購申請，物資管理部門應及時與需求部門溝通，提出修改意見。3.物資管理部門根據(jù)審核后的采購申請，結(jié)合物資庫存情況和采購周期，編制月度采購計劃。月度采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并報分管領(lǐng)導審批。4.分管領(lǐng)導對月度采購計劃進行審批，審批通過后的采購計劃作為物資采購的依據(jù)。對于重大采購項目或金額較大的采購計劃，需報公司主要領(lǐng)導審批。（三）計劃調(diào)整1.因生產(chǎn)任務變更、設備故障等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，并提交至物資管理部門。2.物資管理部門收到采購計劃調(diào)整申請后，進行審核。審核通過后，對采購計劃進行相應調(diào)整，并報分管領(lǐng)導備案。四、供應商管理（一）供應商選擇1.物資管理部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.根據(jù)采購物資的類別和特點，制定供應商選擇標準。選擇標準應包括供應商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面。3.對于新采購物資或新增供應商，物資管理部門應組織相關(guān)人員對供應商進行實地考察和評估?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、設備狀況、人員素質(zhì)等。4.根據(jù)考察評估結(jié)果，物資管理部門對供應商進行綜合評分，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，并納入供應商信息庫。（二）供應商考核1.物資管理部門定期對供應商進行考核，考核周期為每[考核周期時長]一次?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.物資管理部門根據(jù)考核指標和標準，對供應商進行評分。評分結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應商，物資管理部門在下次采購時可給予一定的優(yōu)惠政策或優(yōu)先合作機會；對于考核結(jié)果為不合格的供應商，物資管理部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，物資管理部門應暫停與其合作，并從供應商信息庫中刪除。（三）供應商淘汰1.供應商出現(xiàn)以下情況之一的，物資管理部門應將其淘汰出供應商信息庫：連續(xù)兩次考核結(jié)果為不合格的；提供虛假產(chǎn)品信息或產(chǎn)品質(zhì)量嚴重不符合要求的；嚴重違反合同約定，給公司造成重大損失的；其他不符合合作要求的情況。2.供應商淘汰后，物資管理部門應及時更新供應商信息庫，并通知相關(guān)部門停止與其合作。五、采購方式管理（一）招標采購1.對于金額較大、技術(shù)復雜、通用性較強的物資采購項目，應采用招標采購方式。2.物資管理部門應按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，制定招標采購文件。招標采購文件應包括招標公告、投標人須知、技術(shù)規(guī)格、評標標準等內(nèi)容。3.發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。招標公告應在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)媒體等渠道發(fā)布。4.組織開標、評標和定標工作。開標應公開進行，接受所有投標人的監(jiān)督。評標應按照評標標準進行，選擇綜合得分最高的投標人為中標人。5.與中標人簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。（二）詢價采購1.對于金額較小、技術(shù)簡單、市場供應充足的物資采購項目，可采用詢價采購方式。2.物資管理部門向至少三家供應商發(fā)出詢價單，詢價單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨期等內(nèi)容。3.供應商根據(jù)詢價單要求進行報價。物資管理部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。4.與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。（三）談判采購1.對于特殊規(guī)格、定制化的物資采購項目，或在緊急情況下需要采購的物資，可采用談判采購方式。2.物資管理部門與供應商進行談判，就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商。3.談判達成一致后，與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。（四）單一來源采購1.符合以下情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.物資管理部門應填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的原因和依據(jù)，并報分管領(lǐng)導審批。經(jīng)審批同意后，與單一供應商進行談判，簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，物資管理部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務。2.采購合同應包括以下主要條款：采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等。3.物資管理部門在簽訂采購合同前，應將合同草案提交至財務部門、法律部門等相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等。經(jīng)審核通過后，方可簽訂采購合同。（二）合同履行1.物資管理部門應按照采購合同約定，及時向供應商支付預付款、進度款等款項。財務部門應嚴格按照合同約定和公司財務制度進行付款審核和支付。2.供應商應按照采購合同約定的時間、地點、數(shù)量、質(zhì)量等要求交付物資。物資管理部門應及時跟蹤采購合同的履行情況，督促供應商按時履行合同義務。3.在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，物資管理部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。涉及合同變更、解除等重大事項的，應報分管領(lǐng)導審批。（三）合同驗收1.物資到貨后，物資管理部門應組織相關(guān)人員按照采購合同約定的質(zhì)量標準和驗收方式進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等。2.驗收合格的物資，物資管理部門應及時辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，物資管理部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應商原因?qū)е挛镔Y不合格，給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應商承擔相應的賠償責任。（四）合同結(jié)算1.物資驗收合格后，物資管理部門應根據(jù)采購合同約定和驗收情況，填寫《采購合同結(jié)算申請表》，并提交至財務部門。2.財務部門對采購合同結(jié)算申請表進行審核，審核通過后，按照合同約定的付款方式進行結(jié)算。（五）合同存檔物資管理部門應將采購合同原件及相關(guān)資料進行整理歸檔，妥善保管。采購合同存檔期限應符合公司檔案管理規(guī)定。七、采購風險管理（一）風險識別1.物資管理部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，識別的風險包括但不限于市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險等。2.針對識別出的風險，分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響及風險程度。（二）風險應對1.對于市場風險，物資管理部門應加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時機，采取套期保值等措施降低價格風險。2.對于質(zhì)量風險，物資管理部門應嚴格把控采購物資的質(zhì)量，加強供應商管理和質(zhì)量驗收工作，要求供應商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務。3.對于供應商風險，物資管理部門應建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商，加強與供應商的溝通和合作，降低供應商違約風險。4.對于合同風險，物資管理部門應加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、條款明確、責任清晰。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛。（三）風險監(jiān)控1.物資管理部門應建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。2.對監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的風險預警信號，物資管理部門應及時采取措施進行處理，調(diào)整采購策略，降低風險損失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范。2.財務部門應加強對采購資金的管