石油銷售結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司石油銷售結(jié)算流程，確保銷售業(yè)務(wù)的資金安全、準(zhǔn)確結(jié)算，提高財(cái)務(wù)管理效率，保障公司和客戶的合法權(quán)益，促進(jìn)公司石油銷售業(yè)務(wù)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各石油銷售部門與客戶之間的油品銷售結(jié)算業(yè)務(wù)，包括但不限于加油站油品銷售、批發(fā)業(yè)務(wù)等各類銷售形式。（三）基本原則1.合法性原則：結(jié)算業(yè)務(wù)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、稅收政策以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：銷售數(shù)據(jù)及結(jié)算金額必須準(zhǔn)確無誤，真實(shí)反映油品銷售情況，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯(cuò)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成結(jié)算工作，確保資金及時(shí)回籠，提高資金使用效率。4.安全性原則：保障結(jié)算過程中資金、數(shù)據(jù)的安全，防止出現(xiàn)資金被盜用、數(shù)據(jù)泄露等安全事故。5.客戶權(quán)益保護(hù)原則：在結(jié)算過程中充分尊重客戶權(quán)益，確保客戶對(duì)結(jié)算信息的知情權(quán)和異議處理權(quán)，維護(hù)良好的客戶關(guān)系。二、銷售合同管理（一）合同簽訂1.銷售部門在與客戶開展油品銷售業(yè)務(wù)前，必須簽訂書面銷售合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括油品品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、付款期限等關(guān)鍵條款。2.合同文本由公司法律合規(guī)部門審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后的合同方可正式簽訂。（二）合同變更1.如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、客戶需求變化等原因需要變更銷售合同條款，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議需經(jīng)法律合規(guī)部門再次審核，確認(rèn)變更后的條款合法有效后，方可執(zhí)行。（三）合同執(zhí)行跟蹤1.銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)銷售合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握油品交付進(jìn)度、客戶付款情況等信息。2.對(duì)于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或糾紛，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決，確保合同順利履行。三、銷售數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)記錄1.加油站及其他銷售網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)如實(shí)記錄每一筆油品銷售業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息，包括銷售時(shí)間、油品品種、數(shù)量、單價(jià)、客戶信息等。2.銷售數(shù)據(jù)記錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)雙重記錄方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。電子記錄應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)審核1.每日營(yíng)業(yè)結(jié)束后，加油站工作人員應(yīng)對(duì)當(dāng)日銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行初步核對(duì)，確保數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確無誤。2.銷售部門應(yīng)定期對(duì)各銷售網(wǎng)點(diǎn)的銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總審核，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行比對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（三）數(shù)據(jù)報(bào)送1.銷售部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間和格式，將審核后的銷售數(shù)據(jù)報(bào)送至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門在收到銷售數(shù)據(jù)后，應(yīng)再次進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)與銷售合同、發(fā)貨記錄等相關(guān)資料一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)差異，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通核實(shí)。四、結(jié)算方式及流程（一）現(xiàn)金結(jié)算1.客戶采用現(xiàn)金結(jié)算方式支付油品款項(xiàng)時(shí)，加油站工作人員應(yīng)在收款后及時(shí)開具收款收據(jù)，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。2.收款收據(jù)應(yīng)詳細(xì)記錄收款日期、客戶名稱、油品品種、數(shù)量、金額等信息。每日營(yíng)業(yè)結(jié)束后，加油站應(yīng)將現(xiàn)金繳存銀行，并將繳存憑證交財(cái)務(wù)部門核對(duì)。（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.客戶選擇銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式時(shí)，銷售部門應(yīng)向客戶提供公司銀行賬戶信息，并確保賬戶信息準(zhǔn)確無誤。2.客戶轉(zhuǎn)賬后，銷售部門應(yīng)及時(shí)與銀行核對(duì)到賬情況。確認(rèn)款項(xiàng)到賬后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售數(shù)據(jù)開具發(fā)票，并將發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料傳遞給客戶。（三）支票結(jié)算1.對(duì)于客戶交付的支票，加油站工作人員應(yīng)認(rèn)真審核支票的真實(shí)性、有效性和完整性。包括支票金額、出票日期、收款人名稱、印章等信息是否清晰、準(zhǔn)確。2.審核無誤后，加油站應(yīng)在支票背面加蓋公司預(yù)留銀行印鑒，并及時(shí)將支票送交銀行辦理托收。在支票款項(xiàng)未到賬前，不得向客戶發(fā)貨或開具發(fā)票。（四）結(jié)算流程1.銷售網(wǎng)點(diǎn)每日營(yíng)業(yè)結(jié)束后，將當(dāng)日銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行整理核對(duì)，填寫銷售結(jié)算報(bào)表。2.銷售結(jié)算報(bào)表經(jīng)銷售網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)送至銷售部門。3.銷售部門對(duì)各銷售網(wǎng)點(diǎn)的結(jié)算報(bào)表進(jìn)行匯總審核，無誤后提交給財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售結(jié)算報(bào)表及相關(guān)收款憑證、到賬記錄等資料，進(jìn)行賬務(wù)處理，開具發(fā)票，并與客戶進(jìn)行結(jié)算確認(rèn)。五、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售結(jié)算情況，按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定及時(shí)開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與銷售合同、銷售數(shù)據(jù)一致，包括油品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。2.發(fā)票開具應(yīng)使用稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，確保發(fā)票真實(shí)、有效。開具發(fā)票時(shí)應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章。（二）發(fā)票傳遞1.發(fā)票開具后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)票傳遞給銷售部門或直接交付給客戶。傳遞過程中應(yīng)做好記錄，確保發(fā)票安全、準(zhǔn)確送達(dá)。2.對(duì)于需要郵寄發(fā)票的客戶，財(cái)務(wù)部門應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并妥善保管快遞單號(hào)等相關(guān)憑證，以便查詢和跟蹤發(fā)票傳遞情況。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.如因銷售退回、折讓等原因需要作廢或紅沖發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.發(fā)票作廢或紅沖時(shí)，應(yīng)在發(fā)票上注明“作廢”或“紅沖”字樣，并妥善保管相關(guān)憑證，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。六、應(yīng)收賬款管理（一）賬齡分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，按照客戶和賬齡區(qū)間統(tǒng)計(jì)應(yīng)收賬款余額。2.賬齡分析表應(yīng)詳細(xì)列出各客戶的應(yīng)收賬款金額、賬齡分布情況，為應(yīng)收賬款管理提供數(shù)據(jù)支持。（二）催款措施1.對(duì)于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解逾期原因，并采取相應(yīng)的催款措施。催款方式包括電話催款、郵件催款、上門催款等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助銷售部門做好催款工作，提供相關(guān)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為催款決策提供依據(jù)。（三）壞賬處理1.對(duì)于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，經(jīng)公司內(nèi)部審批流程后，按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行壞賬處理。2.壞賬處理應(yīng)符合國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確。同時(shí)，應(yīng)建立壞賬備查賬，對(duì)已核銷的壞賬進(jìn)行跟蹤管理，如發(fā)現(xiàn)有可收回的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。七、結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.公司應(yīng)建立結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，對(duì)銷售結(jié)算過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別范圍包括但不限于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.定期對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)識(shí)別出的結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過優(yōu)化銷售價(jià)格策略、簽訂套期保值合同等方式進(jìn)行防范；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)客戶信用評(píng)估和管理，建立客戶信用檔案，合理確定信用額度和付款期限；對(duì)于操作風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)完善內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，規(guī)范操作流程；對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)法律合規(guī)審查，確保結(jié)算業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能影響結(jié)算安全的重大事項(xiàng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和預(yù)警。一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）應(yīng)急處理1.制定結(jié)算業(yè)務(wù)應(yīng)急預(yù)案，明確在遇到突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處理流程，能夠在緊急情況下迅速、有效地采取措施，保障公司結(jié)算業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)石油銷售結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性等。2.審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交公司管理層，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)銷售結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查銷售數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、結(jié)算流程的合規(guī)性、發(fā)票管理的規(guī)范性等。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保財(cái)務(wù)結(jié)算工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（三）外部監(jiān)管1.積極配合國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)、工商行政管理部門等外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改要求，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，及時(shí)反饋整