疫情采購風(fēng)險管理辦法一、總則（一）目的為有效應(yīng)對疫情期間公司/組織采購活動面臨的各類風(fēng)險，規(guī)范采購行為，保障采購工作的順利進(jìn)行，確保公司/組織物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本風(fēng)險管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在疫情期間進(jìn)行的所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.風(fēng)險防控原則：強化風(fēng)險意識，對采購過程中可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險進(jìn)行全面識別、評估和防控，將風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)。3.公平公正原則：遵循公平、公正、公開的原則開展采購活動，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。4.效益優(yōu)先原則：在保障物資供應(yīng)質(zhì)量和及時性的前提下，優(yōu)化采購成本，提高采購效益。二、風(fēng)險識別與評估（一）風(fēng)險識別1.供應(yīng)商風(fēng)險供應(yīng)商受疫情影響，生產(chǎn)能力下降、原材料供應(yīng)短缺，導(dǎo)致無法按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。供應(yīng)商所在地區(qū)實施疫情管控措施，物流運輸受阻，影響物資交付。供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營困難、破產(chǎn)等情況，導(dǎo)致采購合同無法履行。2.質(zhì)量風(fēng)險因疫情防控需要，部分物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可能發(fā)生變化，采購的物資不符合新的質(zhì)量要求。采購過程中，對供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)把控不嚴(yán)，未能及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題。3.價格風(fēng)險疫情導(dǎo)致市場供需關(guān)系變化，物資價格波動較大，采購成本增加。供應(yīng)商利用疫情哄抬物價，謀取不正當(dāng)利益。4.合同風(fēng)險采購合同條款不明確、不合理，導(dǎo)致在履行過程中出現(xiàn)糾紛。因疫情不可抗力因素，合同無法正常履行，雙方責(zé)任劃分不清。5.物流風(fēng)險物流企業(yè)受疫情影響，運輸能力受限，物資運輸時間延長、運輸路線變更，影響物資按時交付。物流運輸過程中，物資發(fā)生損壞、丟失等情況。（二）風(fēng)險評估1.成立風(fēng)險評估小組，成員包括采購部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估。評估指標(biāo)包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等。3.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。對于高風(fēng)險事項，制定專項應(yīng)對措施；對于中風(fēng)險事項，加強監(jiān)控和管理；對于低風(fēng)險事項，進(jìn)行日常關(guān)注。三、風(fēng)險應(yīng)對措施（一）供應(yīng)商風(fēng)險管理1.供應(yīng)商篩選與評估建立完善的供應(yīng)商評估體系，在疫情期間，重點考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、疫情防控措施、原材料儲備情況、物流配送能力等。增加供應(yīng)商儲備，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，降低對單一供應(yīng)商的依賴。2.溝通與協(xié)調(diào)加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和疫情防控情況，督促供應(yīng)商按時履行合同義務(wù)。對于因疫情導(dǎo)致的供應(yīng)困難，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨時間、增加供應(yīng)量等。3.應(yīng)急替代方案針對關(guān)鍵物資供應(yīng)商，制定應(yīng)急替代方案。當(dāng)原供應(yīng)商無法正常供應(yīng)時，能夠迅速切換到備用供應(yīng)商，確保物資供應(yīng)不斷檔。（二）質(zhì)量風(fēng)險管理1.明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)疫情防控要求和物資使用需求，及時修訂和明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在采購合同中明確質(zhì)量條款，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)提供物資。2.加強檢驗檢測增加物資檢驗檢測頻次和力度，采用多種檢驗手段，確保采購物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對于重要物資，可委托專業(yè)第三方檢測機構(gòu)進(jìn)行檢驗。加強對供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件的審核，確保文件真實有效。3.質(zhì)量追溯與處理建立物資質(zhì)量追溯體系，記錄物資采購、檢驗、使用等全過程信息。對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時追溯源頭，采取退貨、換貨、補貨等措施，確保公司/組織利益不受損失。同時，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)處罰，督促其改進(jìn)質(zhì)量控制措施。（三）價格風(fēng)險管理1.市場監(jiān)測與分析加強對物資市場價格的監(jiān)測與分析，及時掌握價格動態(tài)。關(guān)注疫情對市場供需關(guān)系的影響，預(yù)測價格走勢。建立價格預(yù)警機制，當(dāng)價格波動超過一定幅度時，及時發(fā)出預(yù)警信息。2.價格談判與合同約定在采購談判中，充分利用市場信息，與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取合理的采購價格。對于價格波動較大的物資，可在合同中約定價格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價格指數(shù)進(jìn)行價格調(diào)整。3.成本控制措施優(yōu)化采購流程，減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本。加強內(nèi)部成本控制，提高采購效益。（四）合同風(fēng)險管理1.合同條款審查加強對采購合同條款的審查，確保合同條款明確、具體、合理，避免模糊不清或歧義條款。重點審查質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、價格條款、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。在合同中明確因疫情不可抗力因素導(dǎo)致合同無法履行的處理方式，如雙方協(xié)商變更合同條款、解除合同等，明確雙方責(zé)任和義務(wù)。2.合同履行跟蹤建立合同履行跟蹤機制，及時掌握合同履行情況。對于供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行定期檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，確保合同順利履行。如因疫情導(dǎo)致合同履行困難，及時協(xié)商解決辦法，避免糾紛發(fā)生。3.糾紛處理制定合同糾紛處理預(yù)案，當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，及時收集相關(guān)證據(jù)，按照合同約定和法律法規(guī)要求，通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式妥善解決糾紛。（五）物流風(fēng)險管理1.物流合作伙伴選擇選擇信譽良好、實力較強、具備疫情防控能力的物流企業(yè)作為合作伙伴。在簽訂物流合同時，明確物流服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、運輸時間、運輸安全責(zé)任等條款。2.物流運輸安排根據(jù)物資需求和供應(yīng)商發(fā)貨情況，合理安排物流運輸計劃。提前了解物流運輸路線的疫情防控政策和交通狀況，避免因交通管制等原因?qū)е逻\輸延誤。對于緊急物資，可采用優(yōu)先運輸方式，如專車運輸、航空運輸?shù)?，確保物資及時送達(dá)。3.物流保險購買為重要物資購買物流保險，降低物流運輸過程中物資損壞、丟失等風(fēng)險。在發(fā)生保險事故時，及時向保險公司報案，按照保險合同要求進(jìn)行理賠。4.物流信息跟蹤建立物流信息跟蹤系統(tǒng)，實時掌握物資運輸狀態(tài)。及時向供應(yīng)商和公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門反饋物流信息，確保各方及時了解物資運輸情況。四、采購流程優(yōu)化（一）需求預(yù)測與計劃制定1.加強與各部門的溝通協(xié)調(diào)，提前收集物資需求信息，結(jié)合疫情發(fā)展態(tài)勢和公司/組織實際情況，進(jìn)行科學(xué)合理的需求預(yù)測。2.根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，制定詳細(xì)的采購計劃，明確采購物資的品種、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等要求。采購計劃要具有一定的彈性，以應(yīng)對疫情期間需求的變化。（二）采購審批與決策1.簡化采購審批流程，明確各層級審批權(quán)限。對于緊急采購事項，可采用特殊審批程序，提高采購效率。2.建立采購決策機制，在采購過程中，充分考慮風(fēng)險因素，綜合評估供應(yīng)商、價格、質(zhì)量等因素，做出科學(xué)合理的采購決策。（三）采購執(zhí)行與監(jiān)控1.嚴(yán)格按照采購計劃和采購流程進(jìn)行采購執(zhí)行，確保采購活動的規(guī)范性和透明度。2.加強對采購執(zhí)行過程的監(jiān)控，定期檢查采購進(jìn)度、質(zhì)量控制、合同履行等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（四）驗收與付款1.物資到貨后，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)，對于驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。2.按照采購合同約定及時辦理付款手續(xù)，確保供應(yīng)商的合法權(quán)益。同時，加強對付款環(huán)節(jié)的審核，防止出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。五、信息溝通與共享（一）內(nèi)部溝通1.建立疫情采購工作溝通協(xié)調(diào)機制，加強采購部門與各部門之間的信息溝通與協(xié)作。定期召開工作會議，通報采購工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。2.采購部門及時向各部門反饋物資采購進(jìn)度、質(zhì)量情況、價格變動等信息，各部門及時向采購部門提供物資需求變化等信息，形成信息共享、協(xié)同工作的良好局面。（二）外部溝通1.加強與供應(yīng)商的溝通與聯(lián)系，定期向供應(yīng)商通報公司/組織的物資需求情況和疫情防控要求，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和供應(yīng)能力。2.與物流企業(yè)保持密切溝通，及時掌握物流運輸動態(tài)，協(xié)調(diào)解決物流運輸過程中出現(xiàn)的問題。3.關(guān)注政府部門發(fā)布的疫情防控政策和物資采購相關(guān)信息，及時調(diào)整采購策略和工作安排，確保采購活動符合政策要求。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立疫情采購監(jiān)督小組，定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、風(fēng)險防控措施落實情況、合同履行情況等。2.加強對采購活動的內(nèi)部審計和紀(jì)檢監(jiān)察，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。（二）考核評價1.制定疫情采購工作考核評價指標(biāo)體系