疫情期間采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)疫情期間公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作順利進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在疫情期間各類物資、服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)原材料、辦公用品、防護(hù)用品、設(shè)備維修保養(yǎng)服務(wù)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。2.及時(shí)性原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，及時(shí)采購(gòu)所需物資和服務(wù)，避免因物資短缺影響正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。3.質(zhì)量保證原則：所采購(gòu)的物資和服務(wù)應(yīng)符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需要。4.成本效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。5.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：充分考慮疫情期間可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約、物流受阻等，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)疫情期間的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、物資庫(kù)存情況以及疫情防控需求，提前制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門匯總。采購(gòu)部門對(duì)各部門的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡和分析，結(jié)合公司庫(kù)存狀況和資金預(yù)算，編制公司整體采購(gòu)計(jì)劃。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明緊急采購(gòu)的原因、物資或服務(wù)的詳細(xì)信息以及預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交采購(gòu)部門執(zhí)行。（二）采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司整體采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)涵蓋各類采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)計(jì)金額，確保采購(gòu)資金的合理安排。2.采購(gòu)預(yù)算需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)支出，確保不超出預(yù)算范圍。如有特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行全面梳理和評(píng)估。在疫情期間，優(yōu)先選擇與公司合作良好、信譽(yù)度高、具備穩(wěn)定供貨能力且能夠積極配合疫情防控要求的供應(yīng)商。2.對(duì)于新供應(yīng)商的引入，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實(shí)地考察。重點(diǎn)考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、疫情防控措施落實(shí)情況等，確保新供應(yīng)商具備提供符合要求物資和服務(wù)的能力。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、疫情防控配合度等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。（二）供應(yīng)商溝通與合作1.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、物資供應(yīng)狀況以及疫情防控措施對(duì)其業(yè)務(wù)的影響。對(duì)于因疫情導(dǎo)致的供應(yīng)問(wèn)題，共同協(xié)商解決方案，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定性。2.要求供應(yīng)商嚴(yán)格遵守國(guó)家疫情防控規(guī)定，加強(qiáng)自身疫情防控措施，確保所供物資在生產(chǎn)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)的安全性。同時(shí)，督促供應(yīng)商及時(shí)提供物資的相關(guān)質(zhì)量證明文件和疫情防控相關(guān)資料。3.在采購(gòu)合同中明確雙方在疫情期間的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格調(diào)整、不可抗力條款等內(nèi)容，以保障雙方的合法權(quán)益，降低因疫情帶來(lái)的合同履行風(fēng)險(xiǎn)。四、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、用途等信息，并注明采購(gòu)的緊急程度。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過(guò)后的《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性、預(yù)算情況等進(jìn)行審核。對(duì)于符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，按照公司審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程如下：采購(gòu)金額在[X]元以下的，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況合理選擇。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)多種渠道進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，確保采購(gòu)價(jià)格合理。對(duì)于重要物資和服務(wù)的采購(gòu)，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，綜合考慮供應(yīng)商的各方面因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保合同的有效性和可執(zhí)行性。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。2.對(duì)于疫情防控相關(guān)物資，如口罩、防護(hù)服、消毒液等，應(yīng)重點(diǎn)檢查物資的質(zhì)量是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和疫情防控要求，確保物資的安全性和有效性。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或補(bǔ)貨。整改或補(bǔ)貨完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)合同約定的付款期限內(nèi)，根據(jù)驗(yàn)收合格的《采購(gòu)驗(yàn)收單》和發(fā)票等相關(guān)憑證，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，提交至財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合規(guī)性、驗(yàn)收情況等。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和資金安排進(jìn)行付款。3.對(duì)于因疫情導(dǎo)致供應(yīng)商交貨延遲或出現(xiàn)其他特殊情況需要調(diào)整付款方式的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知財(cái)務(wù)部門執(zhí)行。五、疫情防控物資采購(gòu)管理（一）疫情防控物資需求分析1.成立疫情防控物資采購(gòu)專項(xiàng)工作小組，由采購(gòu)部門、行政部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員組成。工作小組負(fù)責(zé)全面分析公司疫情防控物資需求情況，制定疫情防控物資采購(gòu)計(jì)劃。2.根據(jù)公司員工數(shù)量、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需求以及疫情防控要求，確定各類疫情防控物資的品種、規(guī)格型號(hào)和數(shù)量。重點(diǎn)關(guān)注口罩、防護(hù)服、護(hù)目鏡、消毒液、酒精、體溫檢測(cè)設(shè)備等物資的需求。（二）疫情防控物資采購(gòu)渠道1.優(yōu)先通過(guò)正規(guī)渠道采購(gòu)疫情防控物資，如與具備資質(zhì)的醫(yī)療器械供應(yīng)商、藥品經(jīng)銷商等建立合作關(guān)系。確保所采購(gòu)的疫情防控物資符合國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和疫情防控要求。2.充分利用政府組織的物資采購(gòu)平臺(tái)和渠道，積極參與政府組織的集中采購(gòu)活動(dòng)，爭(zhēng)取獲得更多的疫情防控物資供應(yīng)保障。3.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場(chǎng)信息，通過(guò)多種渠道尋找疫情防控物資的采購(gòu)資源，如參加線上線下的物資采購(gòu)展會(huì)、與同行企業(yè)進(jìn)行資源共享等。（三）疫情防控物資采購(gòu)特殊要求1.嚴(yán)格審核疫情防控物資供應(yīng)商的資質(zhì)，確保其具備生產(chǎn)或銷售相關(guān)物資的合法資質(zhì)，且產(chǎn)品質(zhì)量可靠。要求供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品合格證等相關(guān)證明文件。2.在采購(gòu)合同中明確疫情防控物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、包裝要求等特殊條款。對(duì)于緊急采購(gòu)的疫情防控物資，要確保供應(yīng)商能夠優(yōu)先安排生產(chǎn)和發(fā)貨，保證物資及時(shí)供應(yīng)。3.加強(qiáng)疫情防控物資采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)管理，密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)資金和采購(gòu)數(shù)量。同時(shí)，做好物資的儲(chǔ)備管理，確保物資的安全儲(chǔ)存和有效使用。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注疫情期間可能出現(xiàn)的供應(yīng)商違約、物資短缺、價(jià)格波動(dòng)、物流受阻、質(zhì)量問(wèn)題等風(fēng)險(xiǎn)因素。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，優(yōu)先處理高風(fēng)險(xiǎn)事件，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任和賠償條款，約束供應(yīng)商的行為。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評(píng)估供應(yīng)商的履約能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的違約風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)可能違約的跡象時(shí)，及時(shí)采取措施，如與供應(yīng)商溝通協(xié)商、尋求替代供應(yīng)商等，降低違約風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。2.物資短缺風(fēng)險(xiǎn)：提前制定物資儲(chǔ)備計(jì)劃，合理確定各類物資的安全庫(kù)存水平，確保在疫情期間物資供應(yīng)不斷檔。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，建立多渠道的物資采購(gòu)供應(yīng)體系，增加物資供應(yīng)的穩(wěn)定性。關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)信息，及時(shí)了解物資短缺情況，提前采取應(yīng)對(duì)措施，如調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、尋找替代物資等。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集和分析物資價(jià)格信息，掌握價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)。在采購(gòu)談判中，靈活運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可以采用套期保值、簽訂框架協(xié)議等方式鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化情況，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃，合理安排采購(gòu)資金。4.物流受阻風(fēng)險(xiǎn)：與多家物流供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一物流渠道。在選擇物流供應(yīng)商時(shí)，充分考慮其在疫情期間的物流保障能力和服務(wù)質(zhì)量。提前了解物流運(yùn)輸路線和交通管制情況，合理安排物資的發(fā)貨時(shí)間和運(yùn)輸方式，確保物資能夠按時(shí)、安全送達(dá)。對(duì)于因物流受阻導(dǎo)致的物資延遲到貨等情況，及時(shí)與供應(yīng)商和物流供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，共同協(xié)商解決方案，如調(diào)整發(fā)貨地點(diǎn)、采用應(yīng)急物流方式等。5.質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行定期評(píng)估。對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或換貨。如因質(zhì)量問(wèn)題給公司造成損失的，按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等情況。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立健全采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)審批、采購(gòu)合同、采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)付款等相關(guān)文件和資料進(jìn)行妥善保管，以備審計(jì)檢查和查詢。3.各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作