制鞋廠包裝材料采購流程規(guī)定

一、總則本規(guī)定適用于制鞋廠全體涉及包裝材料采購相關工作的員工。旨在規(guī)范包裝材料采購流程，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，滿足制鞋生產(chǎn)與銷售對包裝材料的需求，同時保障產(chǎn)品質(zhì)量，降低采購成本，提升企業(yè)經(jīng)濟效益與社會效益。制鞋廠秉持“品質(zhì)至上、客戶為本、創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏”的經(jīng)營理念，以扁平化管理模式，減少決策層級，提高工作效率。在包裝材料采購過程中，充分體現(xiàn)人文關懷，尊重員工權益，注重與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系。二、采購計劃制定1.需求收集-生產(chǎn)部門根據(jù)制鞋生產(chǎn)計劃，結(jié)合庫存情況，每月末向采購部門提交下月度包裝材料需求預估清單，明確各類包裝材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細信息。-銷售部門根據(jù)市場訂單情況及銷售預測，及時向采購部門反饋可能影響包裝材料需求的信息，如特殊包裝要求、促銷活動包裝需求等。2.計劃編制-采購部門匯總生產(chǎn)與銷售部門提供的信息，結(jié)合包裝材料庫存現(xiàn)狀及安全庫存標準，制定月度包裝材料采購計劃。計劃應包括采購材料明細、預計采購時間、預算金額等內(nèi)容。-采購計劃需經(jīng)采購經(jīng)理審核，報主管副廠長審批后執(zhí)行。對于重大采購項目或預算外采購，需提交廠長辦公會審議通過。三、供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)-采購部門通過多種渠道收集包裝材料供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦等，建立潛在供應商數(shù)據(jù)庫。-對潛在供應商進行初步篩選，重點考察其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等方面，選擇符合制鞋廠基本要求的供應商進行實地考察。-實地考察由采購部門牽頭，會同質(zhì)量控制部門、技術部門組成考察小組，對供應商的生產(chǎn)車間、質(zhì)量檢測設備、管理體系等進行全面評估，形成考察報告。2.供應商評估與準入-根據(jù)考察報告及供應商提供的樣品檢測結(jié)果，采購部門組織相關部門對供應商進行綜合評估，評估指標包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務等權重。-經(jīng)評估合格的供應商，與制鞋廠簽訂供應商合作協(xié)議，明確雙方權利義務、產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、付款條件等內(nèi)容，正式納入合格供應商名錄。3.供應商管理與考核-采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、交易記錄、質(zhì)量表現(xiàn)、交貨情況等。定期對供應商進行考核，考核周期為每季度一次。-考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨及時率、售后服務響應速度等。對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改；整改仍不合格的，取消其合格供應商資格。四、采購實施1.采購申請-采購人員根據(jù)審批后的采購計劃，填寫采購申請表，注明采購材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、擬采購供應商等信息，經(jīng)采購經(jīng)理審批后執(zhí)行。-對于緊急采購需求，需求部門應填寫緊急采購申請表，說明緊急原因，經(jīng)部門負責人、采購經(jīng)理及主管副廠長審批后，采購部門優(yōu)先處理。2.采購詢價與談判-采購人員向合格供應商名錄中的供應商發(fā)送詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供報價及相關產(chǎn)品信息。收到報價后，對各供應商的報價進行分析比較。-對于金額較大或關鍵的包裝材料采購項目，采購部門組織相關部門與供應商進行談判，就價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。3.采購合同簽訂-采購談判達成一致后，采購人員起草采購合同，合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)及制鞋廠相關規(guī)定，明確雙方權利義務、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。-采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核，報法務部門審查后，由主管副廠長或授權代表簽訂。合同簽訂后，采購人員將合同副本分發(fā)給相關部門，如倉庫、質(zhì)量控制部門等。五、驗收與入庫1.到貨通知-供應商發(fā)貨前，應提前通知制鞋廠采購部門預計到貨時間、貨物數(shù)量、包裝形式等信息。采購部門接到通知后，及時轉(zhuǎn)告?zhèn)}庫及質(zhì)量控制部門做好驗收準備工作。2.驗收流程-貨物到達制鞋廠后，倉庫管理人員首先核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、包裝等是否與送貨單一致，確認無誤后填寫到貨驗收單。-質(zhì)量控制部門按照相關標準對包裝材料進行質(zhì)量檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、物理性能、化學性能等。對于重要或批量較大的包裝材料，應進行抽樣送檢。-驗收過程中如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題，倉庫管理人員應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商溝通協(xié)調(diào)解決。3.入庫處理-經(jīng)檢驗合格的包裝材料，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，將貨物按照規(guī)定的存儲位置存放，并更新庫存臺賬。-采購部門根據(jù)入庫單、發(fā)票等相關憑證，按照財務制度辦理付款申請手續(xù)。六、財務管理1.預算控制-財務部門根據(jù)采購計劃，對包裝材料采購預算進行審核與監(jiān)控，確保采購支出在預算范圍內(nèi)。對于超出預算的采購項目，需經(jīng)相關領導審批后方可執(zhí)行。2.付款管理-采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，收集發(fā)票、入庫單等付款憑證，填寫付款申請單，經(jīng)采購經(jīng)理、財務經(jīng)理審核，報主管副廠長審批后，提交財務部門辦理付款手續(xù)。-財務部門嚴格按照財務制度和審批流程進行付款操作，確保付款的準確性和及時性。同時，對采購發(fā)票進行審核，防止虛假發(fā)票入賬。3.成本核算與分析-財務部門定期對包裝材料采購成本進行核算，分析采購價格、運輸費用、庫存成本等因素對總成本的影響。通過成本分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持，尋找降低成本的途徑。七、信息管理1.采購信息系統(tǒng)-制鞋廠建立采購信息管理系統(tǒng)，涵蓋供應商信息、采購計劃、采購訂單、驗收記錄、付款記錄等模塊。采購人員通過系統(tǒng)錄入、查詢和管理采購相關信息，實現(xiàn)采購流程的信息化、規(guī)范化。2.信息共享與溝通-采購部門及時將采購計劃、供應商動態(tài)、采購合同等信息共享給相關部門，確保各部門之間信息暢通。同時，建立定期溝通機制，如采購工作協(xié)調(diào)會，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.數(shù)據(jù)分析與決策支持-利用采購信息系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)分析，如供應商績效分析、采購成本趨勢分析、采購周期分析等。通過數(shù)據(jù)分析為采購決策提供科學依據(jù)，優(yōu)化采購流程，提高采購效率。八、安全生產(chǎn)與環(huán)保要求1.包裝材料安全要求-采購的包裝材料必須符合國家相關安全生產(chǎn)標準，無毒、無害、無污染，不會對人體健康和環(huán)境造成危害。對于有特殊安全要求的包裝材料，如防火、防潮、防盜等，供應商應提供相應的證明文件。-采購部門在采購過程中，應向供應商明確安全生產(chǎn)要求，并監(jiān)督供應商落實相關措施。2.環(huán)保要求-優(yōu)先采購環(huán)保型包裝材料，鼓勵供應商采用可回收、可降解的材料。采購人員在選擇供應商時，應將環(huán)保指標納入評估體系。-對于包裝材料在生產(chǎn)、運輸、儲存和使用過程中產(chǎn)生的廢棄物，應按照環(huán)保法規(guī)要求進行妥善處理，減少對環(huán)境的污染。九、企業(yè)文化與人文關懷體現(xiàn)1.文化融入-在包裝材料采購過程中，積極傳播制鞋廠的企業(yè)文化，向供應商展示企業(yè)的價值觀、經(jīng)營理念和社會責任。鼓勵供應商與制鞋廠在文化層面達成共識，共同推動行業(yè)發(fā)展。2.人文關懷措施-關注采購人員的工作壓力和職業(yè)發(fā)展，為其提供培訓和晉升機會，提高其專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。在采購談判等工作中，注重團隊協(xié)作，營造和諧的工作氛圍。-對于供應商的合理訴求，及時響應并給予解決，建立良好的合作關系。在合作過程中，尊重供應商的權益，實現(xiàn)互利共贏。十、績效考核1.采購人員考核-建立采購人員績效考核體系，考核指標包括采購成本控制、采購質(zhì)量、交貨及時性、供應商管理、合同執(zhí)行等方面。-每月或每季度對采購人員進行績效評估，根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員，給予物質(zhì)獎勵和精神表彰；對于考核不達標者，進行績效輔導或崗位調(diào)整。2.部門考核-對采購部門整體進行績效考核，考核指標包括采購計劃完成率、采購成本降低