電力檔案標(biāo)準(zhǔn)管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司電力檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、各單位在電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門(mén)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的各類(lèi)檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各部門(mén)和單位移交的檔案，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.組織檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司批準(zhǔn)后實(shí)施。6.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息。7.指導(dǎo)和監(jiān)督公司所屬各部門(mén)、各單位的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。各部門(mén)、各單位檔案管理職責(zé)公司所屬各部門(mén)、各單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位的檔案管理工作，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案材料，并定期移交公司檔案管理部門(mén)。2.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門(mén)、本單位的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.協(xié)助公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查詢(xún)、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.做好本部門(mén)、本單位檔案的安全保管工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.配合公司檔案管理部門(mén)做好檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)鑒定意見(jiàn)。檔案的形成與收集檔案形成部門(mén)的職責(zé)公司各部門(mén)、各單位在各項(xiàng)活動(dòng)中應(yīng)明確檔案形成的責(zé)任人員，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本部門(mén)、本單位形成的檔案材料。檔案形成過(guò)程中，應(yīng)確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。檔案收集范圍1.電力生產(chǎn)類(lèi)檔案：包括發(fā)電設(shè)備運(yùn)行記錄、檢修記錄、試驗(yàn)報(bào)告、故障處理記錄等；電網(wǎng)運(yùn)行調(diào)度記錄、電力供應(yīng)與使用記錄等。2.電力建設(shè)類(lèi)檔案：涵蓋工程項(xiàng)目前期文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更通知、竣工驗(yàn)收文件等。3.科研類(lèi)檔案：包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告、專(zhuān)利文件等。4.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案：有企業(yè)規(guī)劃、年度計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料、人力資源檔案等。5.行政管理類(lèi)檔案：涉及公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作制度、行政事務(wù)處理文件等。檔案收集要求1.各部門(mén)、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，定期對(duì)形成的檔案材料進(jìn)行收集整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門(mén)。如遇特殊情況，需提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明原因，并確定移交時(shí)間。檔案的整理與分類(lèi)整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類(lèi)方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法。1.年度分類(lèi)：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的文件分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為若干類(lèi)別。如生產(chǎn)部門(mén)檔案、建設(shè)部門(mén)檔案、科研部門(mén)檔案等；或按照問(wèn)題分為生產(chǎn)管理類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)等。3.保管期限分類(lèi)：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法，將檔案材料歸入相應(yīng)的類(lèi)別。3.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢(xún)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。檔案的保管與保護(hù)保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全保管。檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放在不同的地點(diǎn)。檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止蟲(chóng)害和霉菌滋生。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案庫(kù)房的安全。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。對(duì)于涉及公司核心機(jī)密、重要權(quán)益、歷史沿革等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，列出清單，提交鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式，紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，記錄由檔案管理部門(mén)保存。檔案的利用與服務(wù)利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案管理部門(mén)印章。利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)公司檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。信息化管理系統(tǒng)建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理功能。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全保護(hù)、權(quán)限管理、備份恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全可靠。電子檔案管理1.加強(qiáng)電子檔案的收集和整理工作，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放在不同的地點(diǎn)。4.建立電子檔案利用審批制度，利用電子檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限控制，確保電子檔案的安全使用。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)等相關(guān)人員。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任心。3.檔案庫(kù)房的安全保管情況，檔案保管設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，電