物資工程采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資工程采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證物資工程質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有物資工程采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、構(gòu)配件、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平競爭原則，對待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購結(jié)果公正合理。3.效益原則：在保證物資工程質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護雙方合法權(quán)益。二、采購管理職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購時間和數(shù)量。2.組織供應(yīng)商的選擇、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的順利履行。4.收集市場信息，分析物資價格走勢，為公司采購決策提供參考依據(jù)。5.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出物資工程采購需求，明確規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與供應(yīng)商的選擇和評估，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求。3.協(xié)助采購部門簽訂采購合同，負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗收。4.對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，提出改進(jìn)意見和建議。（三）質(zhì)量管理部門職責(zé)1.制定物資工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，參與采購合同質(zhì)量條款的審核。2.對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，確保采購物資符合質(zhì)量要求。3.負(fù)責(zé)處理采購物資質(zhì)量問題的投訴和糾紛，提出處理意見和建議。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和審核，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對合同付款條款進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算，對采購成本進(jìn)行分析和控制。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各需求部門應(yīng)于每年年底前向采購部門提交下一年度的物資工程采購需求預(yù)測，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等。2.采購部門根據(jù)需求部門的預(yù)測，結(jié)合公司庫存情況、生產(chǎn)經(jīng)營計劃等因素，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.采購計劃應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。對于重大采購項目，采購計劃還應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會審議通過。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出書面申請。2.采購部門根據(jù)需求部門的申請，對采購計劃進(jìn)行評估和調(diào)整。調(diào)整后的采購計劃應(yīng)按照原審批程序進(jìn)行審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門根據(jù)采購物資的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，邀請其參與投標(biāo)或報價。3.對于重要物資工程采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平等情況。4.采購部門根據(jù)供應(yīng)商的投標(biāo)或報價情況、實地考察結(jié)果等，綜合評估供應(yīng)商的綜合實力，選擇合適的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商的評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.評估方式可采用定期評估、不定期抽查、用戶反饋等方式進(jìn)行。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的評估結(jié)果。3.根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行整改，如整改后仍不符合要求，可終止合作。（三）供應(yīng)商的淘汰與更新1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)及時將其淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，經(jīng)整改后仍不能滿足要求的；交貨期經(jīng)常延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的；價格不合理，經(jīng)協(xié)商后仍不能達(dá)成一致的；售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的；存在違法違規(guī)行為的。2.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新，及時淘汰不合格供應(yīng)商，引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保持供應(yīng)商隊伍的活力和競爭力。五、采購方式管理（一）招標(biāo)采購1.對于達(dá)到國家規(guī)定招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的物資工程采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。2.招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格遵循招標(biāo)程序，包括招標(biāo)公告發(fā)布、資格預(yù)審、招標(biāo)文件編制、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。3.采購部門應(yīng)組建評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成。評標(biāo)委員會應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評標(biāo)，確保評標(biāo)結(jié)果公正、公平。（二）競爭性談判采購1.對于以下物資工程采購項目，可采用競爭性談判采購方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。2.競爭性談判采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，采購部門應(yīng)邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商參與談判。談判過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，最終確定成交供應(yīng)商。（三）詢價采購1.對于采購金額較小、技術(shù)規(guī)格簡單、市場貨源充足的物資工程采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價采購應(yīng)向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇合適的供應(yīng)商成交。（四）單一來源采購1.對于以下物資工程采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。單一來源采購應(yīng)在采購前向公司內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行公示，接受監(jiān)督。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應(yīng)在確定成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公章。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同的執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行和跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.需求部門應(yīng)配合采購部門做好合同執(zhí)行工作，及時提供物資工程使用過程中的反饋信息，協(xié)助采購部門解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定通過法律途徑解決。（三）合同的變更與解除1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行或部分無法履行，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任承擔(dān)方式。七、采購驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.采購物資的驗收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進(jìn)行。如合同未約定驗收標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范進(jìn)行驗收。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)制定物資工程驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，明確驗收人員的職責(zé)和驗收方法。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面的要求。（二）驗收程序1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量管理部門進(jìn)行驗收。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收。2.驗收人員應(yīng)認(rèn)真核對采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等，對物資的外觀、尺寸、性能等進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時記錄并要求供應(yīng)商進(jìn)行處理。3.驗收合格的采購物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)。驗收報告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收日期、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收報告作為采購物資付款的依據(jù)之一。（三）驗收結(jié)果處理1.如采購物資驗收合格，需求部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將驗收報告提交給采購部門和財務(wù)部門。采購部門應(yīng)按照合同約定支付貨款。2.如采購物資驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。如供應(yīng)商拒絕處理或處理后仍不符合要求，采購部門可根據(jù)合同約定扣除相應(yīng)貨款，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方式進(jìn)行。風(fēng)險評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進(jìn)行分級管理。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險，可通過加強市場調(diào)研、簽訂套期保值合同等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強供應(yīng)商管理、嚴(yán)格質(zhì)量檢驗等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可建立供應(yīng)商評估和考核機制、增加供應(yīng)商儲備等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可加強合同審核、規(guī)范合同執(zhí)行等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購風(fēng)險得到有效控制。九、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購結(jié)果是否公正等。2.審計部門可通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗收報告等資料，實地走訪供應(yīng)商、需求部門等方式進(jìn)行審計。審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，