物品采購(gòu)工作管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有物品的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、原材料、固定資產(chǎn)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購(gòu)成本與效益，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。3.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。4.歸口管理原則：明確采購(gòu)工作的歸口管理部門，實(shí)行統(tǒng)一管理，避免多頭采購(gòu)。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)決策部門公司管理層負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策，包括采購(gòu)預(yù)算審批、采購(gòu)方式確定、供應(yīng)商選擇等關(guān)鍵事項(xiàng)。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同簽訂等工作。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。2.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出物品采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流、驗(yàn)收等工作，對(duì)采購(gòu)物品的適用性負(fù)責(zé)。（三）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，參與采購(gòu)合同的審核，確保采購(gòu)資金的合理支付。負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的核算與分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。2.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況等，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量部門參與采購(gòu)物品的質(zhì)量驗(yàn)收工作，制定質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)物品符合質(zhì)量要求。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到經(jīng)審批的采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)計(jì)劃還需提交公司管理層審議。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面情況，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等方面。采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和物品特點(diǎn)，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于重要物品或大額采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商。采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確采購(gòu)物品的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物品的詳細(xì)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤采購(gòu)部門定期與供應(yīng)商溝通，了解采購(gòu)訂單的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于可能影響交貨期的情況，應(yīng)提前采取措施進(jìn)行協(xié)調(diào)。如遇供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題等異常情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并向相關(guān)部門匯報(bào)。（五）驗(yàn)收付款1.驗(yàn)收采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。質(zhì)量部門按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行檢驗(yàn)，需求部門對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《物品驗(yàn)收單》。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理不合格物品，并跟蹤處理結(jié)果。2.付款采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部門制定招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定入圍投標(biāo)人名單。組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)，并簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。2.談判程序：采購(gòu)部門成立談判小組，成員包括采購(gòu)代表、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等。制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參加談判，談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判，最終確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部門填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的理由和依據(jù)。經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，還需提交公司管理層審議。審批通過(guò)后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。五、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案。2.年度采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整，形成年度采購(gòu)預(yù)算方案。4.年度采購(gòu)預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審議通過(guò)后，下達(dá)各部門執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取有效措施加以解決。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保采購(gòu)資金的合理使用。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)需求變化等原因?qū)е略少?gòu)預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際需要，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并提交財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行修改，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大預(yù)算調(diào)整項(xiàng)目，還需提交公司管理層審議。4.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商達(dá)成采購(gòu)意向后，應(yīng)及時(shí)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核，重大采購(gòu)合同還需提交法律部門或法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定履行各自的義務(wù)。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，要求其采取補(bǔ)救措施或賠償損失。如因供應(yīng)商違約給公司造成重大損失的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。3.如公司出現(xiàn)違約行為，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭(zhēng)取妥善解決問(wèn)題，避免給公司造成不良影響。（三）合同變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除合同的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書(shū)面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、變更或解除的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更或解除情況通知需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并做好相應(yīng)的賬務(wù)處理。七、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作，并在合同中明確違約責(zé)任條款。建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估，對(duì)信用狀況不佳的供應(yīng)商及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。加強(qiáng)合同執(zhí)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為并采取措施進(jìn)行處理。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采購(gòu)物品的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保采購(gòu)物品符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在合同中明確質(zhì)量責(zé)任。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購(gòu)物品出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購(gòu)價(jià)格。采用多種采購(gòu)方式，如招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，降低采購(gòu)價(jià)格。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議，約定價(jià)格調(diào)整的條件和方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購(gòu)人員的法律意識(shí)培訓(xùn)，提高其法律素養(yǎng)。在采購(gòu)合同簽訂前，由法律部門或法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。關(guān)注法律法規(guī)政策變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和合同條款，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改。3.公司管理層和相關(guān)部門有權(quán)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和要求。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)工作考