用友如何憑證管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司在用友系統(tǒng)中的憑證管理，確保會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高財(cái)務(wù)核算質(zhì)量和工作效率，為公司財(cái)務(wù)管理提供可靠依據(jù)。2.適用范圍本辦法適用于公司各部門在用友財(cái)務(wù)軟件中進(jìn)行的憑證制作、審核、記賬、查詢及存檔等相關(guān)操作。3.依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》以及用友財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)操作手冊(cè)制定。二、憑證制作規(guī)范1.憑證編制原則憑證編制應(yīng)遵循真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性的原則。每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制記賬憑證，確保憑證內(nèi)容與原始憑證相符。2.憑證要素填寫要求日期：憑證日期應(yīng)填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際日期，確保與原始憑證日期一致。憑證字號(hào)：按照用友系統(tǒng)設(shè)定的編號(hào)規(guī)則依次編號(hào)，不得重號(hào)、漏號(hào)。摘要：摘要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，能概括業(yè)務(wù)的基本情況和主要特征。會(huì)計(jì)科目：應(yīng)使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的會(huì)計(jì)科目，不得隨意增減或合并會(huì)計(jì)科目。會(huì)計(jì)科目的使用應(yīng)符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，確?？颇渴褂脺?zhǔn)確無(wú)誤。明細(xì)科目應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫完整，以便清晰反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容。金額：借方金額和貸方金額應(yīng)相等，確保借貸平衡。金額的填寫應(yīng)規(guī)范，數(shù)字清晰、準(zhǔn)確，不得涂改。對(duì)于多借多貸的憑證，應(yīng)分別按借方和貸方的合計(jì)數(shù)填寫，不得混淆。附件張數(shù)：應(yīng)準(zhǔn)確填寫所附原始憑證的張數(shù)，確保憑證與附件一致。3.憑證制作流程業(yè)務(wù)發(fā)生：各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)取得或填制原始憑證，并確保原始憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。初審：原始憑證取得后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行初步審核，檢查憑證的內(nèi)容是否齊全、手續(xù)是否完備、金額是否正確等。初審無(wú)誤后，將原始憑證提交給財(cái)務(wù)部門。制單：財(cái)務(wù)人員根據(jù)審核后的原始憑證，在友系統(tǒng)中編制記賬憑證。制單過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照憑證編制原則和要素填寫要求進(jìn)行操作，確保憑證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核：制單完成后，由財(cái)務(wù)主管或指定的審核人員對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括憑證的編制是否符合規(guī)定、會(huì)計(jì)科目使用是否正確、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、附件是否齊全等。審核無(wú)誤后，審核人員在憑證上簽字確認(rèn)。三、憑證審核要點(diǎn)1.合規(guī)性審核審核憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)、公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)政策的規(guī)定。檢查憑證的審批手續(xù)是否齊全，是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字或蓋章。2.準(zhǔn)確性審核審核會(huì)計(jì)科目使用是否準(zhǔn)確，是否符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的要求。檢查金額計(jì)算是否正確，借貸方金額是否平衡。核對(duì)憑證摘要與原始憑證內(nèi)容是否一致，能否準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)。3.完整性審核審核憑證的各項(xiàng)要素是否填寫完整，日期、憑證字號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等是否齊全。檢查所附原始憑證是否齊全，原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證是否相符。4.邏輯性審核審核憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合邏輯，是否存在矛盾或不合理之處。檢查憑證之間的勾稽關(guān)系是否正確，如相關(guān)憑證之間的金額、日期等是否一致。四、憑證記賬與結(jié)賬1.憑證記賬審核無(wú)誤的記賬憑證，由系統(tǒng)操作人員按照規(guī)定的記賬程序進(jìn)行記賬。記賬過(guò)程中，系統(tǒng)將自動(dòng)更新相關(guān)賬簿數(shù)據(jù)，確保賬證相符、賬賬相符。記賬完成后，應(yīng)及時(shí)打印記賬憑證，并與原始憑證一起裝訂成冊(cè)，妥善保管。2.結(jié)賬在每個(gè)會(huì)計(jì)期末，按照公司財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬前，應(yīng)確保所有憑證都已審核記賬，各項(xiàng)費(fèi)用都已正確計(jì)提和分?jǐn)偂＝Y(jié)賬過(guò)程中，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行試算平衡，檢查賬簿數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)結(jié)賬錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。結(jié)賬完成后，應(yīng)生成各類會(huì)計(jì)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，并確保報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。五、憑證查詢與打印1.憑證查詢財(cái)務(wù)人員及相關(guān)授權(quán)人員可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在用友系統(tǒng)中查詢各類憑證信息。查詢條件應(yīng)包括憑證日期、憑證字號(hào)、會(huì)計(jì)科目、摘要等，以便快速準(zhǔn)確地定位所需憑證。系統(tǒng)應(yīng)提供多種查詢方式，如簡(jiǎn)單查詢、組合查詢、模糊查詢等，滿足不同用戶的查詢需求。2.憑證打印如需打印憑證，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行打印。打印內(nèi)容應(yīng)包括憑證日期、憑證字號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)、制單人、審核人、記賬人等信息，確保憑證內(nèi)容完整、清晰。打印的憑證應(yīng)使用專用的憑證紙，并按照順序裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)確保憑證整齊、牢固，不得有缺頁(yè)、掉頁(yè)等情況。六、憑證存檔與保管1.憑證存檔每月末，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將本月所有已記賬的憑證按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行整理，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼等信息。2.憑證保管期限會(huì)計(jì)憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證和記賬憑證的保管期限為30年。在保管期限內(nèi)，憑證應(yīng)妥善保管，不得隨意銷毀或丟失。如因特殊原因需要銷毀憑證，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好記錄。3.憑證查閱與借閱內(nèi)部人員因工作需要查閱憑證時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制憑證。外部單位或個(gè)人因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等原因需要查閱憑證時(shí)，應(yīng)持有相關(guān)單位的正式介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)，公司應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自將憑證借閱給他人。如需借閱憑證，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還憑證。七、憑證差錯(cuò)更正1.日常差錯(cuò)更正在憑證記賬前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，制單人可直接修改憑證。修改完成后，重新進(jìn)行審核。在憑證記賬后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，如屬于一般性錯(cuò)誤，可采用紅字更正法或補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。更正時(shí)，應(yīng)填寫更正憑證，并在摘要中注明“更正[原憑證字號(hào)]憑證差錯(cuò)”。更正憑證經(jīng)審核后記賬。2.跨期差錯(cuò)更正對(duì)于跨期發(fā)現(xiàn)的憑證差錯(cuò)，如影響到以前年度損益的，應(yīng)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第28號(hào)——會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)估計(jì)變更和差錯(cuò)更正》的規(guī)定進(jìn)行處理?？缙诓铄e(cuò)更正應(yīng)編制專項(xiàng)更正憑證，并經(jīng)財(cái)務(wù)主管和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行記賬。同時(shí)，應(yīng)調(diào)整相關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，確保報(bào)表的準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)憑證管理工作進(jìn)行自查，檢查憑證制作、審核、記賬、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行審計(jì)，檢查憑證的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性