法院檔案調(diào)取管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范法院檔案調(diào)取工作，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關法律法規(guī)，結合本院實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本院各部門在辦理案件、開展工作過程中涉及的檔案調(diào)取活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案調(diào)取工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和本院的各項規(guī)章制度，確保程序合法、手續(xù)完備。2.安全保密原則高度重視檔案安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，保障檔案的保密性、完整性和可用性。3.高效便民原則在確保檔案安全和遵守規(guī)定的前提下，優(yōu)化檔案調(diào)取流程，提高工作效率，方便相關人員辦理檔案調(diào)取業(yè)務。二、檔案調(diào)取的主體與權限（一）內(nèi)部調(diào)取主體本院各部門因工作需要，可以在其職責范圍內(nèi)申請調(diào)取相關檔案。部門負責人應明確具體的調(diào)取需求和用途，并對調(diào)取行為的合法性和必要性負責。（二）外部調(diào)取主體1.司法機關其他司法機關因辦理案件需要，依法可以申請調(diào)取本院檔案。調(diào)取時應出具正式的法律文書，如協(xié)助查詢通知書、協(xié)助執(zhí)行通知書等，并明確調(diào)取的檔案范圍和用途。2.行政機關行政機關因履行法定職責，在符合法律法規(guī)規(guī)定的情況下，可以申請調(diào)取本院相關檔案。申請時應提交書面申請，說明調(diào)取目的、依據(jù)及所需檔案內(nèi)容，并加蓋單位公章。3.律師及當事人律師因代理案件需要，可以申請調(diào)取與案件相關的檔案。申請時應提交律師執(zhí)業(yè)證書、授權委托書、律所介紹信等材料，并明確調(diào)取檔案的具體內(nèi)容和用途。當事人本人申請調(diào)取檔案的，應提交有效身份證件及相關證明材料，經(jīng)法院審核同意后方可調(diào)取。（三）調(diào)取權限1.各調(diào)取主體應嚴格按照規(guī)定的權限進行檔案調(diào)取，不得超越權限范圍調(diào)取檔案。2.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊檔案的調(diào)取，應按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)嚴格審批后方可進行。三、檔案調(diào)取流程（一）申請1.內(nèi)部申請本院各部門如需調(diào)取檔案，應由部門經(jīng)辦人填寫《檔案調(diào)取申請表》，詳細注明調(diào)取檔案的名稱、年度、案號、調(diào)取用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.外部申請司法機關、行政機關申請調(diào)取檔案的，應按照規(guī)定格式出具正式的法律文書或書面申請，并加蓋單位公章，提交至本院檔案管理部門。律師申請調(diào)取檔案的，應將相關申請材料一并提交至檔案管理部門。當事人申請調(diào)取檔案的，應向案件承辦部門提出申請，案件承辦部門審核同意后，出具《檔案調(diào)取聯(lián)系單》，當事人持聯(lián)系單到檔案管理部門辦理調(diào)取手續(xù)。（二）審核1.檔案管理部門收到調(diào)取申請后，應及時對申請材料進行審核。審核內(nèi)容包括申請主體的資格、申請材料的完整性和真實性、調(diào)取檔案的必要性和合法性等。2.對于內(nèi)部申請，如申請材料齊全、符合規(guī)定，檔案管理部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并通知申請部門；對于外部申請，如申請材料符合要求，檔案管理部門應在[X]個工作日內(nèi)將申請材料轉(zhuǎn)至相關業(yè)務部門進行審查。相關業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并將審查意見反饋給檔案管理部門。（三）批準1.經(jīng)審核通過的調(diào)取申請，由檔案管理部門負責人簽署批準意見。對于涉及重要檔案或特殊情況的調(diào)取申請，應報分管院領導審批。2.批準意見應明確檔案調(diào)取的范圍、方式、期限等內(nèi)容，并告知申請主體。（四）調(diào)取1.檔案管理部門根據(jù)批準意見，安排專人負責檔案調(diào)取工作。調(diào)取人員應嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，確保檔案的安全與完整。2.對于紙質(zhì)檔案，調(diào)取人員應在檔案管理部門指定的場所進行查閱、復印或拍照等操作，不得將檔案原件帶出檔案管理部門。如需借出檔案原件，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.對于電子檔案，調(diào)取人員應通過法院內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)進行查閱或下載，不得擅自將電子檔案復制、傳播或轉(zhuǎn)移至其他存儲介質(zhì)。（五）歸還1.檔案調(diào)取完成后，調(diào)取人員應及時將檔案歸還檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門應認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確保檔案無缺失、損壞等情況。2.對于借出的檔案原件，歸還時應辦理注銷借閱手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，調(diào)取人員應及時報告，并按照規(guī)定承擔相應的責任。四、檔案調(diào)取的期限與保管（一）調(diào)取期限1.一般情況下，檔案調(diào)取期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長調(diào)取期限的，申請主體應提前向檔案管理部門提出書面申請，并說明延長的理由和期限，經(jīng)批準后方可延長。2.對于司法機關因辦理案件需要長期調(diào)取檔案的，應與本院檔案管理部門簽訂檔案使用協(xié)議，明確使用期限、使用范圍、保管責任等內(nèi)容。（二）保管責任1.調(diào)取主體在檔案調(diào)取期間，應妥善保管所調(diào)取的檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應按照規(guī)定承擔相應的賠償責任。2.檔案管理部門應對檔案調(diào)取情況進行跟蹤管理，定期檢查調(diào)取檔案的歸還情況和保管狀況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時督促調(diào)取主體進行整改，并采取相應的措施確保檔案安全。五、檔案調(diào)取的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本院紀檢監(jiān)察部門負責對檔案調(diào)取工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查調(diào)取程序是否合法、手續(xù)是否完備、檔案安全是否得到保障等情況。2.檔案管理部門應定期對檔案調(diào)取工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向上級主管部門報告自查情況。（二）外部監(jiān)督1.接受司法機關、行政機關、律師及當事人等對本院檔案調(diào)取工作的監(jiān)督，對提出的意見和建議應認真研究，及時改進工作。2.對于違反檔案調(diào)取管理規(guī)定的行為，應依法依規(guī)進行處理，并及時向社會公開處理結果，接受社會監(jiān)督。六、檔案調(diào)取的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術，建立法院檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案調(diào)取的信息化、自動化管理。通過系統(tǒng)對檔案調(diào)取申請、審核、批準、調(diào)取、歸還等環(huán)節(jié)進行全程記錄和跟蹤，提高工作效率和管理水平。（二）電子檔案的管理與利用加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，利用電子檔案信息管理系統(tǒng)，為檔案調(diào)取主體提供便捷的電子檔案查閱和下載服務，提高檔案利用效率。七、檔案調(diào)取的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任和保密措施。對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制知悉范圍。2.調(diào)取人員在檔案調(diào)取過程中，應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須使用檔案信息的，應按照規(guī)定進行審批，并采取相應的保密措施。（二）安全保障1.加強檔案管理部門的安全防范措施，配備必要的安全設施和設備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設施，