電子印章鑰匙管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電子印章與鑰匙的管理，保障公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)營管理活動中涉及電子印章與鑰匙的使用、保管等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則電子印章與鑰匙的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的規(guī)定，確保所有操作具有法律效力。2.安全性原則建立健全安全管理制度，采取有效的技術(shù)手段和安全措施，保障電子印章與鑰匙信息的安全，防止信息泄露、篡改或被盜用。3.規(guī)范性原則明確電子印章與鑰匙的申請、審批、使用、保管、變更、廢止等流程，規(guī)范操作行為，確保管理工作有序進行。4.責任追究原則對違反本辦法規(guī)定的行為，依法追究相關(guān)人員的責任。二、管理職責（一）行政管理部門1.負責制定、修訂和完善電子印章與鑰匙管理辦法，并組織實施。2.審核電子印章與鑰匙的申請，根據(jù)審批結(jié)果進行備案或發(fā)放。3.定期對電子印章與鑰匙的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。4.負責協(xié)調(diào)解決電子印章與鑰匙管理過程中的重大問題。（二）信息管理部門1.提供電子印章系統(tǒng)的技術(shù)支持與維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.負責電子印章密鑰的生成、存儲、傳輸和更新等工作，保障密鑰的安全性。3.根據(jù)行政管理部門的要求，對電子印章系統(tǒng)進行功能優(yōu)化和升級，滿足公司業(yè)務發(fā)展的需要。（三）使用部門1.負責本部門電子印章與鑰匙的申請、使用、保管等日常管理工作，并指定專人負責。2.嚴格按照本辦法規(guī)定的流程使用電子印章與鑰匙，確保印章使用的合法性和文件內(nèi)容的真實性。3.定期對本部門電子印章與鑰匙的使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并配合處理。三、電子印章管理（一）電子印章的申請1.使用部門因工作需要申請電子印章的，應填寫《電子印章申請表》，詳細說明申請印章的名稱、用途、使用范圍等信息，并加蓋部門公章。2.《電子印章申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政管理部門審批。行政管理部門應根據(jù)公司規(guī)定和工作實際情況進行審批，必要時可征求相關(guān)部門的意見。3.審批通過后，行政管理部門將申請表交信息管理部門，由信息管理部門負責在電子印章系統(tǒng)中創(chuàng)建電子印章，并分配相應的權(quán)限。（二）電子印章的使用1.使用電子印章前，使用人員應通過公司指定的電子印章系統(tǒng)進行身份認證，確保身份合法有效。2.使用電子印章時，應認真核對文件內(nèi)容，確保文件內(nèi)容真實、合法、合規(guī)。確認無誤后，按照系統(tǒng)提示進行電子印章的加蓋操作，并保存蓋章后的電子文件。3.嚴禁在空白紙張或未填寫完整的文件上加蓋電子印章。如因特殊情況需要先蓋章的，必須經(jīng)行政管理部門批準，并在蓋章后及時填寫文件內(nèi)容。4.電子印章的使用記錄應詳細、準確，包括蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章人員等信息。使用記錄應至少保存[X]年，以便查詢和追溯。（三）電子印章的保管1.電子印章密鑰由信息管理部門專人負責保管，采用加密存儲方式，確保密鑰的安全性。2.信息管理部門應定期對電子印章密鑰進行備份，并將備份密鑰存儲在安全的介質(zhì)上，異地存放。備份密鑰應至少保存[X]年，以備密鑰丟失或損壞時恢復使用。3.使用部門應指定專人負責電子印章的日常保管，確保電子印章使用設備的安全。使用設備應設置密碼或其他身份認證方式，防止他人擅自使用。4.如發(fā)現(xiàn)電子印章密鑰或使用設備存在安全隱患，應立即采取措施進行處理，并及時報告行政管理部門和信息管理部門。（四）電子印章的變更與廢止1.因公司名稱變更、印章使用范圍調(diào)整等原因需要變更電子印章的，使用部門應填寫《電子印章變更申請表》，說明變更原因和變更內(nèi)容，并按照電子印章申請流程進行審批。2.審批通過后，信息管理部門負責在電子印章系統(tǒng)中對電子印章進行變更操作，并及時更新相關(guān)權(quán)限。3.因公司業(yè)務調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止電子印章的，使用部門應填寫《電子印章廢止申請表》，說明廢止原因，并按照電子印章申請流程進行審批。4.審批通過后，信息管理部門負責在電子印章系統(tǒng)中對電子印章進行廢止操作，并刪除相關(guān)密鑰和使用記錄。四、鑰匙管理（一）鑰匙的申請1.使用部門因工作需要申請鑰匙的，應填寫《鑰匙申請表》，詳細說明申請鑰匙的用途、使用范圍、保管人員等信息，并加蓋部門公章。2.《鑰匙申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政管理部門審批。行政管理部門應根據(jù)公司規(guī)定和工作實際情況進行審批，必要時可征求相關(guān)部門的意見。3.審批通過后，行政管理部門負責制作或發(fā)放鑰匙，并登記備案。（二）鑰匙的使用1.使用人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要轉(zhuǎn)借的，必須經(jīng)部門負責人批準，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)借手續(xù)。2.使用鑰匙時，應按照規(guī)定的操作流程進行，確保安全。如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞或丟失，應及時報告行政管理部門，并采取相應的措施。3.鑰匙的使用記錄應詳細、準確，包括使用時間、使用人員、使用事項等信息。使用記錄應至少保存[X]年，以便查詢和追溯。（三）鑰匙的保管1.使用部門應指定專人負責鑰匙的日常保管，確保鑰匙存放安全。保管人員應將鑰匙存放在專門的鑰匙柜或保險箱中，并妥善保管鑰匙柜或保險箱的鑰匙。2.如因工作需要多人共同使用鑰匙的，應明確主保管人員和其他使用人員的職責，并建立鑰匙使用登記制度。3.如發(fā)現(xiàn)鑰匙保管存在安全隱患，應立即采取措施進行處理，并及時報告行政管理部門。（四）鑰匙的變更與廢止1.因公司辦公場所變更、門鎖更換等原因需要變更鑰匙的，使用部門應填寫《鑰匙變更申請表》，說明變更原因和變更內(nèi)容，并按照鑰匙申請流程進行審批。2.審批通過后，行政管理部門負責制作或更換鑰匙，并登記備案。3.因公司業(yè)務調(diào)整、門鎖停用等原因需要廢止鑰匙的，使用部門應填寫《鑰匙廢止申請表》，說明廢止原因，并按照鑰匙申請流程進行審批。4.審批通過后，行政管理部門負責收回鑰匙，并進行銷毀或妥善保管。五、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門應定期對電子印章與鑰匙的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括申請、審批、使用、保管、變更、廢止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及相關(guān)記錄的完整性和準確性。2.信息管理部門應定期對電子印章系統(tǒng)的運行情況進行檢查，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止出現(xiàn)信息泄露、篡改等安全問題。3.使用部門應定期對本部門電子印章與鑰匙的管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告行政管理部門。（二）責任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用電子印章或鑰匙，造成公司損失的，依法追究相關(guān)人員的責任。2.對于因保管不善，導致電子印章密鑰泄露、鑰匙丟失或損壞，造成公