物流公司公章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司公章的管理與使用。（三）定義1.公章：本辦法所稱公章是指公司在工商行政管理部門登記備案的，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.使用部門：指公司內(nèi)部各職能部門、分支機構(gòu)及子公司，負責在其職責范圍內(nèi)按照本辦法規(guī)定使用公章。3.保管人：指被指定負責保管公章的人員，對公章的安全保管和正確使用負有直接責任。（四）基本原則1.嚴格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)、真實有效。2.專人保管原則：公章應指定專人負責保管，不得擅自委托他人代管。3.登記備案原則：公章使用情況應進行詳細登記備案，以便查詢和追溯。4.安全保密原則：公章保管人員應妥善保管公章，防止公章被盜用、冒用或遺失，對涉及公司機密的用章事項嚴格保密。二、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章的刻制須經(jīng)公司法定代表人批準，由行政部門統(tǒng)一辦理。2.行政部門應選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行公章刻制，并與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。3.公章刻制完成后，行政部門應及時將印章樣式報公司法定代表人備案，并留取印模存檔。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應填寫《公章啟用申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準后，方可啟用。2.《公章啟用申請表》應包括公章名稱、刻制時間、啟用日期、保管人等信息。3.公章啟用時，行政部門應將啟用日期、啟用范圍等在公司內(nèi)部進行公告，并通知相關(guān)部門和人員。三、公章的保管（一）保管人員職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜用、冒用或遺失。2.嚴格按照本辦法規(guī)定的用章流程和審批權(quán)限使用公章，對不符合規(guī)定的用章申請有權(quán)拒絕。3.在用章過程中，應認真核對用章內(nèi)容，確保用章事項與審批內(nèi)容一致。4.及時登記公章使用情況，定期向行政部門報送公章使用記錄。5.發(fā)現(xiàn)公章?lián)p壞、遺失或被盜用等情況，應立即向行政部門報告，并采取相應的措施進行處理。（二）保管方式1.公章應存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人保管制度，鑰匙分別由兩名保管人員持有。2.保險柜或保管箱的密碼應定期更換，密碼設置應具有一定的復雜性，不得使用簡單易猜的密碼。3.公章保管地點應相對固定，不得隨意將公章帶出公司辦公區(qū)域。如因特殊情況需要帶出公司的，須經(jīng)公司法定代表人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）保管人員變更1.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要變更的，應提前辦理公章交接手續(xù)。2.公章交接時，原保管人員應將公章、保險柜或保管箱鑰匙、印章使用記錄等相關(guān)資料一并移交給新保管人員，并填寫《公章交接清單》，雙方簽字確認。3.行政部門應在公章交接完成后，及時對新保管人員進行培訓，使其熟悉公章管理的相關(guān)規(guī)定和流程。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章的使用范圍包括但不限于以下事項：以公司名義對外簽訂的各類合同、協(xié)議、文件等；公司對外出具的證明、介紹信、授權(quán)委托書等；公司內(nèi)部的各類文件、報告、報表等；其他需要加蓋公章的事項。2.合同專用章的使用范圍僅限于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議。3.財務專用章的使用范圍僅限于公司財務收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務。4.法人章的使用范圍僅限于公司法定代表人授權(quán)的特定事項。（二）使用流程1.申請：用章部門或人員應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章內(nèi)容、用章時間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審批：《公章使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。涉及重大事項或金額較大的用章申請，須經(jīng)公司法定代表人審批。3.用章：經(jīng)審批同意后，用章部門或人員持《公章使用申請表》到公章保管人處辦理用章手續(xù)。公章保管人應認真核對用章內(nèi)容，確保與審批內(nèi)容一致，并在用章過程中進行監(jiān)督。4.登記：公章使用完成后，公章保管人應及時在《公章使用登記表》上登記用章日期、用章事項、用章內(nèi)容、用章份數(shù)、審批人等信息，并由用章人員簽字確認。（三）特殊情況用章1.因緊急情況無法事先履行審批手續(xù)的，用章部門或人員應電話向公司分管領(lǐng)導或法定代表人報告，經(jīng)同意后先行用章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用章的，可通過傳真、掃描等方式將《公章使用申請表》及相關(guān)文件發(fā)送至公司總部，經(jīng)審批同意后，由當?shù)胤种C構(gòu)或子公司按照本辦法規(guī)定的用章流程辦理用章手續(xù)。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用公章的，由行政部門填寫《公章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準后，方可停用。2.《公章停用申請表》應包括公章名稱、停用原因、停用日期等信息。3.公章停用后，行政部門應及時將停用情況在公司內(nèi)部進行公告，并通知相關(guān)部門和人員。（二）銷毀1.停用的公章應及時進行銷毀，防止公章被非法使用。2.公章銷毀應由行政部門會同公司審計部門共同進行，并填寫《公章銷毀登記表》，詳細記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。3.公章銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保公章無法恢復使用。4.《公章銷毀登記表》應經(jīng)行政部門負責人、審計部門負責人及公司法定代表人簽字確認后存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責對公章的管理與使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保公章使用規(guī)范、安全。2.行政部門應建立公章使用臺賬，對公章使用情況進行詳細記錄，并定期進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公司審計部門負責對公章的管理與使用情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為依法依規(guī)進行處理。（二）外部監(jiān)督1.公司應接受工商行政管理部門、稅務部門、銀行等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供公章管理與使用情況的相關(guān)資料。2.對于相關(guān)部門提出的整改意見，公司應及時進行整改，并將整改情況書面報告相關(guān)部門。七、責任追究（一）違規(guī)責任1.凡違反本辦法規(guī)定使用公章的，視情節(jié)輕重，給予責任人批評教育、警告、罰款、辭退等處分；給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，責任人應承擔相應的賠償責任。2.因保管不善導致公章被盜用、冒用或遺失的，保管人員應立即采取措施防止損失擴大，并及時向公司報告。對造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，保管人員應承擔相應的賠償責任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）賠償責任1.因公章使用不當給公司造成經(jīng)濟損失的，由責任人按照損失金額的一定比例進行賠償。具體賠償比例由公司根據(jù)實際情況確定。2.因公章被盜用、冒用或遺失給公司造成經(jīng)濟損失的，由保管人員和相關(guān)責任人按照責任比例