物資購銷合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資購銷合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在物資采購、銷售活動(dòng)中簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等進(jìn)行審查。2.要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。3.對(duì)涉及重大項(xiàng)目或金額較大的合同，可通過查詢工商登記信息、信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)告、實(shí)地考察等方式，進(jìn)一步了解對(duì)方的實(shí)際情況。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，具備可操作性。2.主要條款包括：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)格、價(jià)款及支付方式；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法及期限；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式等。3.根據(jù)不同的物資購銷情況，可在合同中約定包裝標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)、售后服務(wù)等條款。（三）合同審批流程1.合同承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本，并填寫《物資購銷合同審批表》，詳細(xì)說明合同簽訂的背景、目的、主要條款等內(nèi)容。2.將合同文本及審批表依次提交部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。3.各審批部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、合理性、風(fēng)險(xiǎn)性等，提出審批意見。4.合同經(jīng)審批同意后，由承辦部門與對(duì)方簽訂合同。（四）合同簽訂要求1.合同應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。2.合同文本應(yīng)一式多份，分別由合同雙方、公司相關(guān)部門留存。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司印章管理制度，確保合同印章的正確使用。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的具體履行，應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知，要求其限期履行，并保留相關(guān)證據(jù)。（二）物資交付與驗(yàn)收1.按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式交付物資。交付時(shí)，應(yīng)提供物資清單、質(zhì)量證明文件等相關(guān)資料。2.物資交付后，采購方應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合合同約定及相關(guān)法律法規(guī)要求。3.驗(yàn)收合格的，采購方應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供貨方，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（三）價(jià)款支付1.嚴(yán)格按照合同約定的支付方式和時(shí)間支付價(jià)款。2.支付價(jià)款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同履行情況、發(fā)票開具情況等，確保支付依據(jù)充分、合規(guī)。3.涉及預(yù)付款項(xiàng)的，應(yīng)在合同中明確預(yù)付款的比例、支付條件及違約責(zé)任等，嚴(yán)格控制預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。四、合同變更與解除管理（一）變更條件1.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因，需要變更合同條款的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以變更合同。2.變更合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按照合同簽訂時(shí)的審批流程進(jìn)行審批。（二）解除條件1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)；一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的等法定情形出現(xiàn)時(shí)，另一方可以解除合同。3.解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按照合同簽訂時(shí)的審批流程進(jìn)行審批。（三）變更與解除后的處理1.合同變更或解除后，雙方應(yīng)按照約定清理物資、結(jié)算價(jià)款、承擔(dān)違約責(zé)任等。2.涉及已履行部分的物資，應(yīng)按照實(shí)際情況進(jìn)行處理；涉及未履行部分的物資，應(yīng)停止履行，并妥善處理相關(guān)事宜。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格履行合同約定，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并采取有效措施加以防范。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出處理意見。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.涉及重大合同糾紛的，應(yīng)及時(shí)咨詢法務(wù)部門意見，必要時(shí)聘請(qǐng)律師代理訴訟。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.合同糾紛處理完畢后，應(yīng)及時(shí)跟蹤處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保糾紛得到妥善解決。2.對(duì)合同糾紛處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度，避免類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、審批表、相關(guān)證明文件、履行過程中的往來函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等資料整理歸檔。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，能夠反映合同簽訂、履行的全過程。（二）檔案整理與保管1.按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所，防止檔案資料丟失、損壞、泄露。3.建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案借閱范圍和審批流程，確保檔案資料的安全。（三）檔案查閱與銷毀1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.合同檔案保管期限屆滿后，按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并保留銷毀記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)物資購銷合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、有效性。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立物資購銷合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性、糾