五萬以下采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織五萬以下采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)單次采購金額在人民幣五萬元以下（不含五萬元）的各類物資、服務(wù)等采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門檢查。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定五萬以下采購計劃，根據(jù)各部門需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購任務(wù)。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進(jìn)采購工作的建議。（二）需求部門職責(zé)1.提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與采購供應(yīng)商的選擇和評估工作，提供相關(guān)意見和建議。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購談判和合同簽訂，確保采購需求得到滿足。4.負(fù)責(zé)驗收采購物資或服務(wù)，對驗收結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計部門職責(zé)1.對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合規(guī)定。2.審查采購合同的合法性、合規(guī)性和完整性。3.對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《五萬以下采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《五萬以下采購申請表》提交至采購部門，采購部門對采購申請進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、與預(yù)算的匹配性等。如審核通過，采購部門將采購申請納入采購計劃；如審核不通過，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并要求需求部門進(jìn)行調(diào)整。（二）采購計劃制定采購部門根據(jù)采購申請，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，制定五萬以下采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦、行業(yè)展會等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.邀請符合資格要求的供應(yīng)商參與報價，采購部門向供應(yīng)商提供采購物資或服務(wù)的詳細(xì)要求，供應(yīng)商根據(jù)要求進(jìn)行報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。4.采購部門組織相關(guān)人員對候選供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等。根據(jù)考察結(jié)果，對候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定最終的供應(yīng)商。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，談判內(nèi)容包括采購價格、交貨期、交貨地點、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購談判應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，雙方應(yīng)充分溝通，協(xié)商達(dá)成一致意見。采購部門應(yīng)在談判過程中維護(hù)公司/組織的利益，爭取最有利的采購條件。3.采購談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)形成談判紀(jì)要，記錄談判的主要內(nèi)容和結(jié)果，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。（五）合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同起草完成后，應(yīng)提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門審核采購合同的付款條款是否符合公司/組織的財務(wù)制度和預(yù)算安排；法務(wù)部門審核采購合同的合法性、合規(guī)性和完整性。相關(guān)部門審核通過后，采購合同方可正式簽訂。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門跟蹤合同執(zhí)行情況。（六）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付采購物資或服務(wù)。（七）驗收1.采購物資或服務(wù)到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。2.采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照合同要求和驗收方案進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括采購物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫《五萬以下采購驗收單》，并經(jīng)驗收人員簽字確認(rèn)。3.如驗收發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，需求部門應(yīng)及時與采購部門溝通，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如供應(yīng)商無法解決問題，采購部門應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)的措施，如退貨、換貨、索賠等。（八）付款1.采購物資或服務(wù)驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)向采購部門提交付款申請，付款申請應(yīng)包括發(fā)票、送貨單、驗收單等相關(guān)憑證。2.采購部門對供應(yīng)商的付款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實性、完整性、合法性以及采購合同的執(zhí)行情況等。審核通過后，采購部門將付款申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部門。3.財務(wù)部門對采購部門提交的付款申請進(jìn)行再次審核，審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。四、采購方式（一）詢價采購1.適用范圍：適用于采購物資或服務(wù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（二）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.采購部門成立談判小組，談判小組由采購部門代表、相關(guān)技術(shù)專家、財務(wù)人員等組成。談判小組與不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，談判過程中，談判小組可以要求供應(yīng)商對報價進(jìn)行澄清或調(diào)整。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購部門根據(jù)談判結(jié)果和最后報價，選擇成交供應(yīng)商。（三）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織內(nèi)部審批后，方可采用單一來源采購方式。單一來源采購方式應(yīng)在保證采購質(zhì)量的前提下，與供應(yīng)商協(xié)商確定合理的采購價格。五、采購預(yù)算與成本控制（一）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的年度工作計劃和財務(wù)預(yù)算，結(jié)合各部門的采購需求，編制五萬以下采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司/組織的財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購預(yù)算的合理性和可行性。（二）采購成本控制1.采購部門應(yīng)在采購過程中，通過合理選擇供應(yīng)商、優(yōu)化采購方式、談判爭取有利價格等措施，控制采購成本。2.采購部門應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，與歷史采購數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。3.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購資金的管理，嚴(yán)格審核采購付款申請，確保采購資金的合理使用，避免資金浪費和損失。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商信息管理1.采購部門應(yīng)建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況、聯(lián)系方式等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.供應(yīng)商信息庫應(yīng)定期更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。采購部門應(yīng)及時將新供應(yīng)商信息錄入信息庫，并對已合作供應(yīng)商的信息進(jìn)行動態(tài)跟蹤和更新。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面。2.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會和獎勵；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商評估與考核結(jié)果應(yīng)作為采購部門選擇供應(yīng)商和調(diào)整采購策略的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商合作與溝通1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商召開溝通會議，通報采購需求、合同執(zhí)行情況、質(zhì)量反饋等信息，聽取供應(yīng)商的意見和建議，共同探討改進(jìn)合作的措施和方法。3.采購部門應(yīng)鼓勵供應(yīng)商積極參與公司/組織的采購活動，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，共同推動公司/組織的發(fā)展。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對五萬以下采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否合法有效等。2.審計部門應(yīng)加強(qiáng)對采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督，確保各部門在采購活動中履行職責(zé)，相互配合，共同做好采購管理工作。3.公司/組織內(nèi)部員工有權(quán)對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行舉