費(fèi)用發(fā)票使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司費(fèi)用發(fā)票的使用管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，確保公司財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類(lèi)費(fèi)用發(fā)票的使用、報(bào)銷(xiāo)及管理。（三）基本原則1.合法性原則費(fèi)用發(fā)票的取得、使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，嚴(yán)禁使用虛假發(fā)票或與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。2.真實(shí)性原則發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得虛開(kāi)發(fā)票或篡改發(fā)票信息。3.及時(shí)性原則員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)取得發(fā)票，并按照公司規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)流程及時(shí)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，確保費(fèi)用核算的及時(shí)性。4.完整性原則報(bào)銷(xiāo)發(fā)票應(yīng)具備合法有效的憑證要素，包括發(fā)票聯(lián)、發(fā)票專(zhuān)用章、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額等，確保報(bào)銷(xiāo)資料的完整性。二、發(fā)票的種類(lèi)及要求（一）增值稅專(zhuān)用發(fā)票1.適用范圍適用于公司采購(gòu)貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)等可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的業(yè)務(wù)。2.要求發(fā)票內(nèi)容應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)，包括公司名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章，印章清晰、完整。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照增值稅發(fā)票管理規(guī)定，項(xiàng)目齊全，與實(shí)際交易相符，字跡清楚，不得壓線(xiàn)、錯(cuò)格。（二）增值稅普通發(fā)票1.適用范圍適用于公司發(fā)生的不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的業(yè)務(wù)，如購(gòu)買(mǎi)辦公用品、差旅費(fèi)中的部分費(fèi)用等。2.要求發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整，包括公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等信息可不填寫(xiě)納稅人識(shí)別號(hào)，但建議填寫(xiě)完整以便于財(cái)務(wù)核算。發(fā)票聯(lián)應(yīng)加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章，印章清晰、完整。（三）其他發(fā)票1.通用機(jī)打發(fā)票適用于特定行業(yè)或業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如餐飲、住宿等行業(yè)開(kāi)具的發(fā)票。要求按照發(fā)票管理規(guī)定填寫(xiě)，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。2.定額發(fā)票主要用于一些小額費(fèi)用支出，如停車(chē)費(fèi)、出租車(chē)費(fèi)等。使用時(shí)應(yīng)注意發(fā)票的真?zhèn)危_保發(fā)票在有效期內(nèi)，且發(fā)票上加蓋的印章清晰可辨。三、發(fā)票的取得（一）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員職責(zé)1.在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向銷(xiāo)售方索取發(fā)票。對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，應(yīng)提前與銷(xiāo)售方溝通確認(rèn)開(kāi)票信息，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.取得發(fā)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票內(nèi)容，包括發(fā)票種類(lèi)、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專(zhuān)用章等，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，信息完整、準(zhǔn)確。3.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，如發(fā)票內(nèi)容有誤、發(fā)票未加蓋發(fā)票專(zhuān)用章或印章不清等，應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售方聯(lián)系，要求對(duì)方重新開(kāi)具正確的發(fā)票。（二）特殊情況處理1.若因客觀原因無(wú)法取得發(fā)票的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)填寫(xiě)《無(wú)發(fā)票費(fèi)用情況說(shuō)明》，詳細(xì)說(shuō)明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、無(wú)法取得發(fā)票的原因等，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，方可作為報(bào)銷(xiāo)的依據(jù)。但無(wú)發(fā)票費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)嚴(yán)格控制，且需符合公司相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)于國(guó)外業(yè)務(wù)取得的發(fā)票，應(yīng)取得符合我國(guó)稅收法律法規(guī)規(guī)定的發(fā)票或票據(jù)，如形式發(fā)票、商業(yè)發(fā)票、海關(guān)完稅憑證等，并按照公司規(guī)定進(jìn)行翻譯、認(rèn)證等手續(xù)。四、發(fā)票的開(kāi)具（一）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司發(fā)票的開(kāi)具管理工作，嚴(yán)格按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定開(kāi)具發(fā)票。2.設(shè)立發(fā)票開(kāi)具臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票開(kāi)具日期、發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅額等內(nèi)容，確保發(fā)票開(kāi)具信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。（二）開(kāi)具要求1.發(fā)票開(kāi)具應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況如實(shí)開(kāi)具，不得虛開(kāi)發(fā)票或開(kāi)具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的稅率和稅額計(jì)算開(kāi)票金額，確保發(fā)票金額與實(shí)際交易金額一致。3.發(fā)票應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)期開(kāi)具，不得提前或滯后開(kāi)具。對(duì)于需要開(kāi)具紅字發(fā)票的情況，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定辦理。（三）發(fā)票交付1.發(fā)票開(kāi)具后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交付給購(gòu)買(mǎi)方。對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，應(yīng)通過(guò)郵寄、專(zhuān)人送達(dá)等方式確保購(gòu)買(mǎi)方及時(shí)取得發(fā)票，并要求購(gòu)買(mǎi)方在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。2.如因購(gòu)買(mǎi)方原因?qū)е掳l(fā)票無(wú)法及時(shí)交付的，應(yīng)做好記錄，并在發(fā)票交付后及時(shí)跟蹤確認(rèn)購(gòu)買(mǎi)方是否收到發(fā)票。五、發(fā)票的審核（一）報(bào)銷(xiāo)人員自查報(bào)銷(xiāo)人員在提交費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，確保發(fā)票符合公司報(bào)銷(xiāo)要求。對(duì)不符合要求的發(fā)票，應(yīng)自行更換或補(bǔ)充合法有效的發(fā)票。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)員工提交的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性、合理性及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性。對(duì)不符合公司規(guī)定或業(yè)務(wù)實(shí)際情況的費(fèi)用，應(yīng)拒絕報(bào)銷(xiāo)，并說(shuō)明理由。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)審核1.財(cái)務(wù)人員收到報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的各項(xiàng)內(nèi)容，包括發(fā)票真?zhèn)?、發(fā)票信息與報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容是否一致、發(fā)票是否加蓋發(fā)票專(zhuān)用章、發(fā)票開(kāi)具日期是否在有效期內(nèi)等。2.對(duì)增值稅專(zhuān)用發(fā)票，還應(yīng)審核發(fā)票的抵扣聯(lián)信息是否完整、準(zhǔn)確，是否符合增值稅抵扣規(guī)定。對(duì)于不符合抵扣規(guī)定的專(zhuān)用發(fā)票，應(yīng)及時(shí)告知報(bào)銷(xiāo)人員，并要求其更換發(fā)票或進(jìn)行相應(yīng)的稅務(wù)處理。3.財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行審核，對(duì)超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍的費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)。對(duì)于存在疑問(wèn)的發(fā)票或費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷(xiāo)人員或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通核實(shí)。六、發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)（一）報(bào)銷(xiāo)流程1.報(bào)銷(xiāo)人員按照公司規(guī)定填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，將發(fā)票及相關(guān)附件粘貼整齊后，提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將報(bào)銷(xiāo)單提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)付款。（二）報(bào)銷(xiāo)時(shí)間限制1.一般情況下，員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。對(duì)于特殊情況需要延期報(bào)銷(xiāo)的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.超過(guò)規(guī)定報(bào)銷(xiāo)時(shí)間的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)，但因公司原因?qū)е聢?bào)銷(xiāo)延遲的除外。（三）報(bào)銷(xiāo)方式1.公司采用銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)將直接支付至報(bào)銷(xiāo)人員指定的銀行賬戶(hù)。2.如報(bào)銷(xiāo)人員因特殊原因需要現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?，F(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)應(yīng)嚴(yán)格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保資金安全。七、發(fā)票的保管（一）財(cái)務(wù)部門(mén)保管1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的發(fā)票保管專(zhuān)柜或保險(xiǎn)柜，確保發(fā)票存放安全。2.對(duì)已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定保存一定期限，一般為[X]年。保存期滿(mǎn)后，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷(xiāo)毀。（二）保管要求1.發(fā)票應(yīng)分類(lèi)存放，按照發(fā)票種類(lèi)、發(fā)票號(hào)碼順序排列，便于查找和核對(duì)。2.定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保發(fā)票數(shù)量、金額與發(fā)票臺(tái)賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.發(fā)票保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全措施，確保發(fā)票的完整性和安全性。八、發(fā)票的作廢與紅沖（一）發(fā)票作廢1.發(fā)生銷(xiāo)貨退回、開(kāi)票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷(xiāo)貨部分退回及發(fā)生銷(xiāo)售折讓?zhuān)枰_(kāi)具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)于當(dāng)月開(kāi)具的發(fā)票，發(fā)現(xiàn)有誤需要作廢的，應(yīng)在防偽稅控系統(tǒng)中及時(shí)作廢，并在紙質(zhì)發(fā)票上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。（二）發(fā)票紅沖1.跨月發(fā)票需要作廢的，應(yīng)開(kāi)具紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷(xiāo)。開(kāi)具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程在防偽稅控系統(tǒng)中填寫(xiě)《開(kāi)具紅字增值稅專(zhuān)用發(fā)票信息表》或《開(kāi)具紅字增值稅普通發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過(guò)后，方可開(kāi)具紅字發(fā)票。2.紅字發(fā)票應(yīng)與原發(fā)票一一對(duì)應(yīng)，注明紅字發(fā)票對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票的代碼、號(hào)碼及開(kāi)具原因等信息，并在記賬憑證中注明相關(guān)情況。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用發(fā)票的使用管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票的取得、開(kāi)具、審核、報(bào)銷(xiāo)、保管等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和國(guó)家法律法規(guī)要求。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)公司發(fā)票使用情況的檢查，如實(shí)提供發(fā)票資料，接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的監(jiān)督和管理。對(duì)稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，確保公司發(fā)票使用合法合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，使用虛假發(fā)票或與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的，公司將追回已報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)，并按照公司相關(guān)規(guī)