貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬管理，規(guī)范臺(tái)賬記錄，確保貿(mào)易業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，有效防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及貿(mào)易業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映貿(mào)易業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得虛構(gòu)、篡改數(shù)據(jù)。2.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、信息填寫等應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實(shí)際。3.完整性原則：涵蓋貿(mào)易業(yè)務(wù)從合同簽訂到結(jié)算完成的全過程信息，不得遺漏重要環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)記錄到臺(tái)賬中，確保信息的時(shí)效性。5.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密和客戶隱私的臺(tái)賬信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、臺(tái)賬管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬的初始建立和日常維護(hù)，確保臺(tái)賬記錄與業(yè)務(wù)實(shí)際操作一致。2.及時(shí)收集、整理業(yè)務(wù)相關(guān)資料，并準(zhǔn)確錄入臺(tái)賬，對(duì)錄入信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.配合其他部門對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、核對(duì)和分析等工作。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保與財(cái)務(wù)核算一致。2.根據(jù)臺(tái)賬信息進(jìn)行財(cái)務(wù)賬務(wù)處理，監(jiān)督業(yè)務(wù)資金流向，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)臺(tái)賬中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通解決。（三）風(fēng)險(xiǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。2.根據(jù)臺(tái)賬數(shù)據(jù)評(píng)估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)狀況，提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議和措施。3.參與重大貿(mào)易業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和決策，為公司風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門1.定期對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬進(jìn)行審計(jì)檢查，監(jiān)督臺(tái)賬管理的合規(guī)性和有效性。2.對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，評(píng)估公司貿(mào)易業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的健全性和執(zhí)行情況，提出改進(jìn)建議。三、臺(tái)賬內(nèi)容及要求（一）合同臺(tái)賬1.合同基本信息合同編號(hào)、簽訂日期、合同名稱、合同類型（如采購合同、銷售合同、代理合同等）。買賣雙方信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.合同條款商品或服務(wù)描述，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。價(jià)格條款，如單價(jià)、總價(jià)、價(jià)格調(diào)整方式等。交貨條款，包括交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等。付款條款，如付款方式、付款期限、結(jié)算賬戶等。違約責(zé)任、爭議解決方式等其他重要條款。3.執(zhí)行情況記錄合同執(zhí)行進(jìn)度，包括已發(fā)貨數(shù)量、已收款金額、未履行的義務(wù)等。合同變更記錄，如變更日期、變更內(nèi)容等。合同終止記錄，如終止日期、終止原因等。（二）貨物臺(tái)賬1.貨物基本信息貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次等。貨物來源，如供應(yīng)商名稱、產(chǎn)地等。2.出入庫記錄入庫日期、入庫數(shù)量、入庫單號(hào)、倉庫位置等。出庫日期、出庫數(shù)量、出庫單號(hào)、去向等。庫存數(shù)量及變動(dòng)情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)記錄。3.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等。對(duì)不合格貨物的處理記錄，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等情況。（三）資金臺(tái)賬1.資金收支明細(xì)收入明細(xì)，包括收款日期、收款金額、收款來源（如客戶名稱、合同編號(hào)等）。支出明細(xì)，包括付款日期、付款金額、付款用途（如采購貨款、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等）、收款方信息。2.賬戶余額各貿(mào)易業(yè)務(wù)相關(guān)賬戶的每日余額情況，包括銀行存款賬戶、應(yīng)收賬款賬戶、應(yīng)付賬款賬戶等。3.資金結(jié)算記錄結(jié)算方式，如支票、匯票、電匯、信用證等。結(jié)算憑證號(hào)碼、結(jié)算日期等相關(guān)信息。（四）客戶與供應(yīng)商臺(tái)賬1.客戶臺(tái)賬客戶基本信息，如名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、信用等級(jí)等。交易記錄，包括與客戶簽訂的合同編號(hào)、交易金額、交易頻率、付款記錄等。客戶投訴與反饋記錄，及時(shí)跟蹤處理情況。2.供應(yīng)商臺(tái)賬供應(yīng)商基本信息，如名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、供應(yīng)能力、信用等級(jí)等。采購記錄，包括與供應(yīng)商簽訂的合同編號(hào)、采購金額、采購頻率、交貨記錄等。供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。（五）業(yè)務(wù)文檔臺(tái)賬1.與貿(mào)易業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文檔，如合同附件（技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）、發(fā)票、提單、報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)輸單據(jù)等。2.對(duì)每份文檔進(jìn)行編號(hào)登記，記錄文檔名稱、日期、來源、保存期限等信息。3.確保文檔的完整性和可查閱性，便于業(yè)務(wù)追溯和查詢。四、臺(tái)賬建立與錄入（一）臺(tái)賬建立1.業(yè)務(wù)部門在開展貿(mào)易業(yè)務(wù)前，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和管理要求，確定各類臺(tái)賬的格式和內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)部門審核備案。2.首次開展貿(mào)易業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照確定的臺(tái)賬格式，建立相應(yīng)的臺(tái)賬記錄，并確保臺(tái)賬信息的初始錄入準(zhǔn)確、完整。（二）臺(tái)賬錄入1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)發(fā)生的相關(guān)信息錄入臺(tái)賬，確保錄入時(shí)間不超過規(guī)定的期限。2.錄入數(shù)據(jù)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)更正，并記錄更正情況。3.對(duì)于重要信息的錄入，應(yīng)附上相關(guān)證明材料或文件，如合同復(fù)印件、發(fā)票掃描件等，以確保臺(tái)賬信息的真實(shí)性和可追溯性。五、臺(tái)賬審核與監(jiān)督（一）審核流程1.業(yè)務(wù)部門完成臺(tái)賬記錄后，首先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，檢查臺(tái)賬記錄的完整性和準(zhǔn)確性，確保與業(yè)務(wù)實(shí)際相符。2.初審?fù)ㄟ^后，將臺(tái)賬提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核，財(cái)務(wù)人員重點(diǎn)審核與財(cái)務(wù)核算相關(guān)的數(shù)據(jù)，如金額、收支明細(xì)等，確保與財(cái)務(wù)賬目一致。3.財(cái)務(wù)審核通過后，臺(tái)賬再提交至風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估審核，風(fēng)險(xiǎn)管理人員從業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)角度對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，檢查是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。4.最后，審計(jì)部門定期對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行全面審計(jì)，檢查臺(tái)賬管理的合規(guī)性和有效性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（二）監(jiān)督檢查1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門負(fù)責(zé)的臺(tái)賬進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查臺(tái)賬管理是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定要求。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告給相關(guān)部門。六、臺(tái)賬查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.業(yè)務(wù)部門人員可查詢與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的臺(tái)賬信息，包括合同執(zhí)行情況、貨物出入庫記錄、客戶與供應(yīng)商信息等。2.財(cái)務(wù)部門人員可查詢涉及財(cái)務(wù)核算的臺(tái)賬信息，如資金收支明細(xì)、賬戶余額等。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門人員可根據(jù)工作需要查詢相關(guān)業(yè)務(wù)臺(tái)賬，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估。4.審計(jì)部門人員有權(quán)查詢所有貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬，以便開展審計(jì)工作。5.其他部門因工作需要查詢臺(tái)賬信息的，需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。（二）使用規(guī)范1.各部門在使用臺(tái)賬信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露涉及公司商業(yè)秘密和客戶隱私的信息。2.臺(tái)賬信息主要用于業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)核算、風(fēng)險(xiǎn)防控、審計(jì)監(jiān)督等工作，未經(jīng)授權(quán)不得擅自用于其他用途。3.在對(duì)外提供臺(tái)賬相關(guān)信息時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保信息提供的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。七、臺(tái)賬保管與存檔（一）保管期限1.貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)要求，確定合理的保管期限。2.一般情況下，合同臺(tái)賬、資金臺(tái)賬等重要臺(tái)賬應(yīng)保管至少[X]年，貨物臺(tái)賬、業(yè)務(wù)文檔臺(tái)賬等應(yīng)保管至業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]年。3.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或有特殊規(guī)定的貿(mào)易業(yè)務(wù)臺(tái)賬，保管期限應(yīng)按照相關(guān)要求執(zhí)行。（二）保管方式1.臺(tái)賬應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并做好分類管理。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)，存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全、完整和可查閱。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)臺(tái)賬檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。（三）存檔要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在臺(tái)賬記錄完成后，