合同管理文檔制作工具使用指南一、適用場景與核心價值合同管理文檔制作工具旨在為各類組織及個人提供標準化、高效化的合同起草、審核與歸檔支持，主要適用于以下場景：企業(yè)日常運營：企業(yè)法務(wù)、行政或業(yè)務(wù)部門需頻繁采購商品、服務(wù)，或?qū)ν馓峁┖献鲿r，快速采購合同、服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議等標準化文本；中小企業(yè)管理：缺乏專職法務(wù)團隊的企業(yè)，通過工具內(nèi)置模板降低合同起草門檻，減少條款遺漏風(fēng)險；自由職業(yè)者協(xié)作：設(shè)計師、顧問等自由職業(yè)者與客戶簽訂項目服務(wù)合同時規(guī)范雙方權(quán)利義務(wù)，明確付款、交付等關(guān)鍵節(jié)點；集團化管控：集團公司需統(tǒng)一下屬單位的合同模板與審批流程，保證合規(guī)性并提升管理效率。通過工具使用，可實現(xiàn)合同起草時間縮短50%以上，條款合規(guī)性提升90%，同時支持合同版本追溯與集中歸檔，降低法律風(fēng)險與管理成本。二、工具操作全流程指南（一）啟動工具與登錄認證訪問工具入口：通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或指定平臺入口，搜索“合同管理文檔制作工具”并進入；登錄賬號：使用企業(yè)統(tǒng)一分配的賬號（如工號/郵箱）及密碼登錄，首次登錄需完成手機號綁定與實名認證（個人用戶可直接使用手機號注冊）；選擇功能模塊：登錄后進入工具首頁，頂部導(dǎo)航欄顯示“合同起草”“模板庫”“審批管理”“歸檔查詢”等模塊，首次使用建議先“模板庫”瀏覽預(yù)設(shè)模板。（二）選擇合同類型與基礎(chǔ)模板確定合同類別：在“模板庫”中按場景分類選擇，如“買賣合同”“服務(wù)合同”“勞動合同”“租賃合同”等，或通過關(guān)鍵詞搜索（如“采購”“合作”）；篩選適用模板：選擇類別后，系統(tǒng)展示細分模板（如“買賣合同”下分為“標準商品采購合同”“定制化服務(wù)采購合同”），根據(jù)實際需求勾選并“使用該模板”；自定義模板（可選）：若預(yù)設(shè)模板不完全匹配，可在模板基礎(chǔ)上“編輯模板”，修改條款內(nèi)容、增減附件清單或調(diào)整排版格式，完成后保存為“我的模板”以便后續(xù)復(fù)用。（三）填寫合同核心信息基礎(chǔ)信息錄入：在模板彈出的“合同信息表”中填寫以下必填項：合同編號：按企業(yè)規(guī)則填寫（如“CG-2024-X”，其中“CG”代表采購，“2024”為年份，“X”為流水號）；合同名稱：明確合同性質(zhì)，如“辦公設(shè)備采購合同”；簽約主體：填寫甲方（采購方/委托方）與乙方（供應(yīng)方/服務(wù)方）的完整名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式（電話需填寫辦公座機，避免個人手機號）；簽訂日期：按實際簽署日期填寫，格式為“YYYY年MM月DD日”；合同金額：填寫大寫（如“人民幣壹萬元整”）與小寫（如“￥10,000.00”）金額，保證二者一致。關(guān)鍵條款配置：根據(jù)合同類型填寫核心條款，例如：買賣合同：填寫標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準（如“符合國家GB/T-2023標準”）、交付時間與地點、運輸方式、驗收標準；服務(wù)合同：填寫服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)地點、驗收方式（如“階段性成果需甲方書面確認”）、付款節(jié)點（如“簽約后支付30%預(yù)付款，驗收合格后支付70%尾款”）。（四）添加附件與補充條款合同附件：“添加附件”，與合同相關(guān)的補充材料，如技術(shù)參數(shù)表、驗收標準、雙方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書）等，附件名稱需清晰（如“設(shè)備技術(shù)參數(shù)_v1.0.pdf”）；編輯補充條款：若模板條款未覆蓋特殊需求，“新增條款”插入自定義內(nèi)容，明確條款編號（如“第七條”）、條款標題（如“違約責(zé)任”）及具體內(nèi)容，避免使用模糊表述（如“盡快”“合理”），需明確時間、金額等量化標準（如“逾期交付超過15日，甲方有權(quán)解除合同，乙方需支付合同總額20%的違約金”）。（五）設(shè)置審批流程與權(quán)限選擇審批路徑：根據(jù)企業(yè)合同管理規(guī)定，在“審批設(shè)置”中選擇審批層級（如“部門負責(zé)人-法務(wù)-總經(jīng)理”），或勾選“無需審批”（適用于小額或標準化合同）；指定審批人：若需審批，在審批人列表中選擇對應(yīng)崗位人員（如法務(wù)崗為“”，總經(jīng)理崗為“”），可添加抄送人（如行政部檔案管理員）同步查看合同進度；提交審批：確認信息無誤后，“提交審批”，系統(tǒng)自動發(fā)送審批通知至審批人待辦列表，可在“審批管理”模塊跟蹤審批進度（顯示“待審批”“已通過”“駁回”狀態(tài)）。（六）預(yù)覽校對與最終導(dǎo)出內(nèi)容預(yù)覽：審批通過后，進入“合同預(yù)覽”頁面，系統(tǒng)自動完整合同文本，逐頁檢查以下內(nèi)容：信息準確性：合同編號、金額、簽約主體等關(guān)鍵信息是否與填寫一致；條款完整性：附件清單、補充條款是否遺漏，違約責(zé)任、爭議解決方式是否明確；格式規(guī)范性：頁眉頁腳、頁碼、字體（一般用宋體小四，標題用黑體加粗）是否符合企業(yè)要求。修改與確認：若發(fā)覺問題，“返回編輯”修改，修改后重新提交審批；確認無誤后，“最終導(dǎo)出”，選擇文件格式（PDF/Word），系統(tǒng)自動帶電子簽章或企業(yè)公章的正式合同（需提前配置簽章權(quán)限）。（七）合同歸檔與后續(xù)管理自動歸檔：導(dǎo)出合同后，系統(tǒng)自動將合同文本、附件、審批記錄同步至“歸檔查詢”模塊，按合同編號、簽約主體、簽訂日期分類存儲；版本管理：若合同發(fā)生變更（如補充協(xié)議、金額調(diào)整），可“版本管理”創(chuàng)建新版本，原版本自動標記為“歷史版本”，保留修改痕跡；查詢與統(tǒng)計：在“歸檔查詢”中支持按條件篩選合同（如“2024年采購類合同”“金額超5萬元的合同”），可導(dǎo)出合同清單或統(tǒng)計報表（如月度合同金額匯總、簽約主體TOP10分析）。三、合同管理常用模板參考（一）合同基礎(chǔ)信息表序號字段名稱填寫要求示例內(nèi)容1合同編號按企業(yè)規(guī)則編號，唯一且不可重復(fù)CG-2024-0882合同名稱明確合同性質(zhì)與標的辦公電腦批量采購合同3甲方名稱填寫企業(yè)全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司4甲方統(tǒng)一社會信用代碼填寫18位信用代碼911101085乙方名稱填寫合作方全稱電子設(shè)備有限公司6合同總金額（大寫）中文大寫，后加“整”字人民幣叁拾萬元整7合同總金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字，保留兩位小數(shù)￥300,000.008簽訂日期YYYY年MM月DD日2024年05月20日（二）合同條款變更記錄表變更版本變更日期變更條款編號變更前內(nèi)容摘要變更后內(nèi)容摘要變更原因說明審批人V1.02024-05-20第三條交付時間：2024年06月30日前交付時間：2024年07月15日前乙方生產(chǎn)延期申請V2.02024-06-10第五條付款方式：簽約后付30%，驗收后付70%付款方式：簽約后付50%，驗收后付50%甲方財務(wù)流程調(diào)整（三）合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批崗位審批人審批意見選項審批時限（工作日）一審部門負責(zé)人*某同意/駁回/需補充1二審法務(wù)專員*某同意/駁回/修訂條款2三審總經(jīng)理*某同意/駁回3歸檔行政檔案管理員*某確認歸檔1四、使用工具的關(guān)鍵風(fēng)險提示（一）信息準確性風(fēng)險合同主體信息（名稱、信用代碼、法定代表人）需與營業(yè)執(zhí)照原件一致，避免因名稱錯誤導(dǎo)致合同無效；金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，大小寫金額必須一致，日期格式統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日”，避免歧義。（二）條款合規(guī)性風(fēng)險模板條款默認參考《民法典》等法律法規(guī)，但涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）或涉外業(yè)務(wù)時，需經(jīng)法務(wù)審核確認條款合規(guī)性；禁止設(shè)置“霸王條款”（如“乙方不得提出任何異議”），避免因條款無效引發(fā)糾紛。（三）審批流程風(fēng)險嚴格按照企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)置審批層級，不得跳過審批環(huán)節(jié)或指定非崗位人員審批；審批人需在時限內(nèi)完成審批，若因?qū)徟诱`導(dǎo)致合同履行受阻，需及時記錄原因并報備上級。（四）版本與保密風(fēng)險合同變更時必須創(chuàng)建新版本，避免直接修改歷史版本導(dǎo)致內(nèi)容混亂；涉及商業(yè)秘密（如核心技術(shù)參數(shù)、定價策略）的合同，需在工具中設(shè)置“