設(shè)計部資料管理辦法一、總則（一）目的為加強設(shè)計部資料管理，確保設(shè)計資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高設(shè)計工作效率，保障公司知識產(chǎn)權(quán)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司設(shè)計部在各類設(shè)計項目中所涉及的資料管理，包括但不限于設(shè)計圖紙、文檔、電子文件、模型等。（三）基本原則1.集中管理原則：設(shè)計資料實行集中統(tǒng)一管理，確保資料的完整性和可追溯性。2.分類管理原則：按照資料的性質(zhì)、用途、階段等進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保設(shè)計資料的安全與保密。4.動態(tài)更新原則：隨著設(shè)計項目的推進(jìn)，及時更新和完善資料，保證資料的時效性和準(zhǔn)確性。二、資料分類與編號（一）資料分類1.項目基礎(chǔ)資料項目立項文件：包括項目立項申請書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。項目合同文件：設(shè)計合同、補充協(xié)議等。項目背景資料：項目相關(guān)的市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)、客戶需求等。2.設(shè)計過程資料設(shè)計方案資料：初步設(shè)計方案、詳細(xì)設(shè)計方案、設(shè)計變更記錄等。設(shè)計圖紙資料：各類設(shè)計圖紙，如建筑圖紙、結(jié)構(gòu)圖紙、電氣圖紙、給排水圖紙等，按照專業(yè)和階段進(jìn)行細(xì)分。設(shè)計計算書資料：針對設(shè)計方案進(jìn)行的各項計算書，如結(jié)構(gòu)計算書、電氣負(fù)荷計算書等。設(shè)計評審資料：設(shè)計方案評審會議記錄、專家意見等。3.成果交付資料竣工圖資料：項目竣工后繪制的與實際相符的圖紙。設(shè)計總結(jié)資料：項目設(shè)計工作總結(jié)報告，包括設(shè)計過程回顧、經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)等。其他交付資料：根據(jù)項目要求交付的其他相關(guān)資料，如效果圖、動畫演示等。4.知識產(chǎn)權(quán)資料專利資料：設(shè)計過程中產(chǎn)生的專利申請文件、專利證書等。商標(biāo)資料：涉及公司品牌和項目的商標(biāo)申請文件、商標(biāo)證書等。著作權(quán)資料：設(shè)計作品的著作權(quán)登記文件、相關(guān)協(xié)議等。（二）資料編號1.編號規(guī)則采用“項目編號資料類別代碼順序號”的編號方式。項目編號：按照公司統(tǒng)一的項目編號規(guī)則編制，用于標(biāo)識具體的設(shè)計項目。資料類別代碼：根據(jù)資料分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如“JB”代表項目基礎(chǔ)資料，“SJ”代表設(shè)計過程資料，“CG”代表成果交付資料，“IP”代表知識產(chǎn)權(quán)資料等。順序號：按照資料產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行編號，從001開始遞增。2.示例某項目的建筑設(shè)計初步方案圖紙，編號為：[項目編號]SJJZ001，其中“JZ”為建筑專業(yè)設(shè)計圖紙的類別代碼。三、資料收集與歸檔（一）資料收集1.項目啟動階段項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集項目基礎(chǔ)資料，包括項目立項文件、合同文件、背景資料等，并移交至設(shè)計部資料管理員。資料管理員對收集的資料進(jìn)行核對和整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.設(shè)計過程階段各專業(yè)設(shè)計師負(fù)責(zé)及時收集和整理本專業(yè)在設(shè)計過程中產(chǎn)生的各類資料，包括設(shè)計方案、圖紙、計算書、評審資料等。設(shè)計師應(yīng)在每個設(shè)計節(jié)點完成后，將相關(guān)資料提交給資料管理員進(jìn)行集中管理。3.項目變更階段對于設(shè)計變更，變更提出部門應(yīng)及時填寫《設(shè)計變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、內(nèi)容和影響。經(jīng)審批通過后，相關(guān)設(shè)計人員負(fù)責(zé)將變更后的設(shè)計資料提交給資料管理員，資料管理員更新相應(yīng)的資料記錄。（二）資料歸檔1.歸檔要求資料管理員應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則，對收集到的資料進(jìn)行分類整理和歸檔。歸檔資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。電子資料應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行存儲，確保易于查找和使用。2.歸檔流程資料管理員定期對收集的資料進(jìn)行整理和審核，符合歸檔要求的資料進(jìn)行編號、裝訂，并填寫《資料歸檔清單》。將紙質(zhì)資料存入專門的檔案柜，并建立電子檔案索引，便于查詢和管理。對于重要資料，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料存儲設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)資料的安全存儲。檔案柜應(yīng)按照資料類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和取用。對紙質(zhì)資料進(jìn)行分類標(biāo)識，標(biāo)明資料類別、項目名稱、編號等信息。2.電子資料存儲建立電子資料存儲服務(wù)器，采用磁盤陣列等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。按照資料分類和編號建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，對電子資料進(jìn)行分類存儲，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理。定期對電子資料進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過期或無用的文件，確保存儲空間的合理利用。（二）保管期限1.項目基礎(chǔ)資料：長期保管，直至項目結(jié)束后[X]年。2.設(shè)計過程資料：根據(jù)項目性質(zhì)和要求確定保管期限，一般為項目結(jié)束后[X]年至[X]年不等。3.成果交付資料：長期保管，作為公司的技術(shù)檔案和歷史資料。4.知識產(chǎn)權(quán)資料：按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保管。（三）保管責(zé)任1.資料管理員職責(zé)負(fù)責(zé)資料存儲環(huán)境的日常檢查和維護(hù)，確保資料的安全保管。定期對資料進(jìn)行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理資料損壞、丟失等問題。嚴(yán)格遵守公司保密制度，防止資料泄露。2.借閱人員責(zé)任借閱資料時應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)審批后按照規(guī)定的期限和要求歸還資料。借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或丟失資料。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.設(shè)計部內(nèi)部人員因工作需要，設(shè)計部內(nèi)部人員可查閱本項目相關(guān)的資料。查閱時應(yīng)填寫《資料查閱登記表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.其他部門人員其他部門因工作需要查閱設(shè)計資料時，應(yīng)經(jīng)設(shè)計部負(fù)責(zé)人審批，并填寫《資料查閱申請表》。查閱人員應(yīng)在資料管理員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出檔案庫房。（二）借閱流程1.借閱申請：借閱人員填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱人員的申請進(jìn)行審批，對于涉及重要資料或機密信息的借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記：資料管理員根據(jù)審批通過的《資料借閱申請表》，對借閱資料進(jìn)行登記，并向借閱人員發(fā)放資料。4.資料歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，資料管理員對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.如需復(fù)印或掃描資料：借閱人員應(yīng)在申請表中注明，并經(jīng)審批同意后，由資料管理員按照規(guī)定進(jìn)行操作。2.如需外借資料：一般情況下不允許外借資料，如因特殊原因確需外借的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并采取必要的安全措施，確保資料的安全。六、資料保密與安全（一）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對涉及設(shè)計資料管理的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識，明確保密責(zé)任。2.訪問控制：設(shè)置不同的資料訪問權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責(zé)和崗位需求，限制對資料的訪問范圍。3.加密存儲：對重要的電子資料進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。4.保密協(xié)議：與涉及設(shè)計資料管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）安全管理1.防火防盜：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報警器、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.數(shù)據(jù)備份：定期對電子資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。3.應(yīng)急處理：制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等緊急情況時的處理流程和責(zé)任分工，確保能夠及時有效地應(yīng)對突發(fā)事件。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且不再具有保留價值的。2.因項目變更、終止等原因，導(dǎo)致原資料已不再適用的。3.資料存在嚴(yán)重質(zhì)量問題，無法修復(fù)或使用的。（二）銷毀流程1.申請：資料管理員根據(jù)資料銷毀條件，填寫《資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對《資料銷毀申請表》進(jìn)行審核，對于涉及重要資料或大量資料銷毀的申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：經(jīng)審批通過后，資料管理員組織專人對擬銷毀的資料進(jìn)行清點和核對，確保銷毀資料的準(zhǔn)確性和完整性。