個(gè)人廣告采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司個(gè)人廣告采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及個(gè)人廣告采購的所有部門和項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得有歧視行為。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.誠信原則：采購雙方應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)良好的合作關(guān)系。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定個(gè)人廣告采購計(jì)劃，根據(jù)公司需求和預(yù)算，合理安排采購任務(wù)。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商庫，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理、合法。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，及時(shí)處理供應(yīng)商的違約行為。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購檔案。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出個(gè)人廣告采購申請(qǐng)，明確采購的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商篩選和評(píng)估，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見。3.參與采購談判，對(duì)采購合同條款進(jìn)行審核，確保符合業(yè)務(wù)需求。4.負(fù)責(zé)驗(yàn)收采購的個(gè)人廣告，對(duì)質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給采購部門。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財(cái)務(wù)方面的建議和支持。2.負(fù)責(zé)采購資金的安排和支付，審核采購發(fā)票等相關(guān)憑證，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供成本控制的建議和措施。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)個(gè)人廣告采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.審查采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，對(duì)采購過程中的違規(guī)行為提出審計(jì)意見和建議。3.參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督和檢查。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《個(gè)人廣告采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購的廣告類型、規(guī)格、數(shù)量、投放時(shí)間、投放渠道等信息，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)需求說明和預(yù)算。2.《個(gè)人廣告采購申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，包括需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。3.采購申請(qǐng)經(jīng)審核通過后，按照公司的審批流程提交至相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動(dòng)。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.采購部門根據(jù)采購需求，在已建立的供應(yīng)商庫中篩選合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購詢價(jià)單或招標(biāo)邀請(qǐng)書。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件，采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)估和比較，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。3.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，并簽訂采購合同。4.在采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量提供貨物或服務(wù)。（四）驗(yàn)收1.采購的個(gè)人廣告到貨或服務(wù)完成后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)廣告的質(zhì)量、數(shù)量、投放效果等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《個(gè)人廣告采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的個(gè)人廣告，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新提供，直至驗(yàn)收合格為止。（五）付款1.供應(yīng)商按照采購合同約定提供發(fā)票后，采購部門應(yīng)進(jìn)行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同一致。2.審核通過后，采購部門填寫《個(gè)人廣告采購付款申請(qǐng)單》，附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的條件。2.供應(yīng)商申請(qǐng)準(zhǔn)入時(shí)，應(yīng)向采購部門提交相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等。3.采購部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商方可進(jìn)入公司供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.評(píng)估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式，評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰處理。（三）供應(yīng)商淘汰1.對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中淘汰：提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失的；多次不能按時(shí)交貨，影響公司業(yè)務(wù)正常開展的；存在商業(yè)欺詐行為，或違反法律法規(guī)和公司規(guī)定的；其他不適合繼續(xù)合作的情況。2.供應(yīng)商淘汰應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，通知供應(yīng)商并說明淘汰原因，同時(shí)做好相關(guān)的交接工作。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)個(gè)人廣告采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如：市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購策略，與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格調(diào)整機(jī)制等；供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行合作，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴；質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施；合同風(fēng)險(xiǎn)：簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。六、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.采購申請(qǐng)文件，如《個(gè)人廣告采購申請(qǐng)表》及相關(guān)附件；2.采購審批文件，如領(lǐng)導(dǎo)審批意見等；3.采購詢價(jià)單、招標(biāo)邀請(qǐng)書、投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單等；4.采購合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議；5.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等；6.供應(yīng)商資料，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等；7.其他與采購相關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或項(xiàng)目類別進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和使用。3.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)歸檔至公司檔案管理部門，按照公司檔案管理制度進(jìn)行保管。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案時(shí)，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱采購檔案，應(yīng)填寫《采購檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管采購檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。七、附則（一）