專業(yè)檔案集中管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專業(yè)檔案的集中管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位形成的各類專業(yè)檔案的集中管理。專業(yè)檔案包括但不限于工程技術(shù)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、市場營銷檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類專業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理本部門形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮公司各項(xiàng)工作對檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，提高檔案查閱效率，為公司發(fā)展提供有力支持。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理中心，作為專業(yè)檔案集中管理的職能部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案管理工作，集中保管各類專業(yè)檔案，并提供檔案查閱、利用等服務(wù)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制度建設(shè)制定和修訂公司專業(yè)檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則及相關(guān)工作流程，確保檔案管理工作有章可循。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)對各部門檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，協(xié)助解決檔案管理過程中存在的問題，提高檔案管理水平。3.檔案收集負(fù)責(zé)接收各部門及所屬單位移交的各類專業(yè)檔案，對接收的檔案進(jìn)行審核、登記和編號(hào)。4.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對收集的檔案進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。5.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。對檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止檔案受損。6.檔案利用建立檔案查閱利用制度，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱審批手續(xù)，做好檔案利用登記工作。7.檔案鑒定與銷毀定期對庫存檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。8.信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。加強(qiáng)檔案信息安全管理，防止檔案信息泄露。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)各部門應(yīng)指定一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。2.收集整理檔案按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的各類文件材料，進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期移交檔案各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理成冊，移交至檔案管理中心。檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。4.配合檔案管理工作積極配合檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，按照要求整改存在的問題。在檔案查閱、利用等方面，為檔案管理部門提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程技術(shù)檔案包括工程項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。2.科研檔案涵蓋科研項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)材料、研究過程文件、成果鑒定及推廣應(yīng)用文件等。例如科研項(xiàng)目申請書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定證書、專利證書、科技成果推廣應(yīng)用證明等。3.財(cái)務(wù)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。如記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)表等。4.人事檔案主要有員工個(gè)人基本信息、履歷材料、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評(píng)定材料、獎(jiǎng)懲記錄、勞動(dòng)合同等。5.市場營銷檔案涉及市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、銷售合同、客戶信息等。比如市場調(diào)研報(bào)告、營銷活動(dòng)策劃書、銷售合同文本、客戶檔案等。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。對于重要文件和緊急事項(xiàng)，應(yīng)隨時(shí)收集并移交檔案管理部門。2.完整性全面收集本部門工作中形成的各類文件材料，不得遺漏。對同一事項(xiàng)的相關(guān)文件應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)收集，保持檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）整理原則1.遵循分類標(biāo)準(zhǔn)按照公司制定的檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理，便于查找和管理。2.保持文件聯(lián)系整理檔案時(shí)應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系，按照文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列，便于反映公司各項(xiàng)工作的全貌。3.便于保管和利用以方便檔案保管和利用為出發(fā)點(diǎn)，選擇合適的整理方法和存儲(chǔ)載體，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將檔案分為不同的類別。如工程技術(shù)檔案可分為建筑工程、安裝工程、市政工程等類別；科研檔案可分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、開發(fā)研究等類別。2.編號(hào)對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方式可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。通過編目，為檔案的查閱和檢索提供便利。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管設(shè)施設(shè)備1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對濕度控制在[具體濕度范圍]。2.檔案裝具配備符合檔案保管要求的檔案架、檔案柜、檔案盒等裝具。檔案架、檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，標(biāo)注清晰。3.防護(hù)設(shè)備安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器、消防栓等消防設(shè)備。設(shè)置防蟲、防霉、防鼠等防護(hù)設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)按照檔案分類順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架或檔案柜中。同一類檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.電子檔案存儲(chǔ)建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。3.特殊載體檔案存儲(chǔ)對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后存儲(chǔ)，錄音、錄像應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件并標(biāo)注相關(guān)信息。（三）檔案保管期限1.永久保管對公司具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或需長期保存的檔案，實(shí)行永久保管。如公司成立以來的重要文件、重大工程項(xiàng)目檔案、核心科研成果檔案等。2.定期保管定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。到期后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案保管要求1.專人負(fù)責(zé)檔案庫房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案保管業(yè)務(wù)流程。2.定期檢查定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，包括檔案存儲(chǔ)狀況、保管設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。3.環(huán)境維護(hù)保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止檔案受潮、發(fā)霉。對檔案裝具進(jìn)行定期清潔和維護(hù)，延長其使用壽命。4.安全保密嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全保密意識(shí)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱檔案管理中心保管的專業(yè)檔案。利用范圍包括公司生產(chǎn)經(jīng)營決策、項(xiàng)目申報(bào)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面。2.外部利用因法律法規(guī)要求、司法訴訟、合作項(xiàng)目等原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人可查閱、借閱公司相關(guān)檔案。外部利用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理中心查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱借閱檔案需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（三）利用登記檔案管理中心應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱及編號(hào)、查閱（借閱）用途、歸還日期等。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對檔案利用登記記錄進(jìn)行核對，確保檔案利用合規(guī)、有序。如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對庫存檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限鑒定根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，按照公司制定的檔案保管期限表，對檔案的保管期限進(jìn)行重新鑒定。2.價(jià)值鑒定對檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析評(píng)估，判斷其是否具有保存價(jià)值。對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列入銷毀范圍。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對，編制檔案銷毀清單。清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底?？刹捎梅贌⒎鬯榈确绞竭M(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁將檔案出售或贈(zèng)送他人。4.銷毀記錄對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作效率，提升檔案信息服務(wù)水平，為公司發(fā)展提供有力的信息化支持。（二）數(shù)字化采集1.掃描范圍對公司具有長期保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案信息的全面數(shù)字化。掃描范圍包括工程技術(shù)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等各類專業(yè)檔案。2.掃描要求掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，圖像清晰、完整。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為[指定格式]，便于管理和利用。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能模塊。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化和信息化。2.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和使用。（四）信息化應(yīng)用1.在線