茶餐廳采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范茶餐廳采購行為，確保采購工作的順利進行，保證茶餐廳原材料及物資的質(zhì)量，控制采購成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本茶餐廳所有原材料、輔料、設(shè)備、用品等物資的采購活動。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：所采購的物資必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準以及茶餐廳經(jīng)營所需的質(zhì)量要求，確保為顧客提供安全、優(yōu)質(zhì)的餐飲產(chǎn)品。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高茶餐廳的經(jīng)濟效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護茶餐廳和供應(yīng)商的合法權(quán)益，杜絕不正當(dāng)交易行為。4.效率原則：優(yōu)化采購流程，提高采購工作效率，確保物資及時供應(yīng)，滿足茶餐廳正常經(jīng)營需求。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置設(shè)立專門的采購部門，配備專業(yè)的采購人員，負責(zé)茶餐廳各類物資的采購工作。（二）采購人員職責(zé)1.采購計劃制定根據(jù)茶餐廳的經(jīng)營計劃、庫存狀況和市場需求，定期制定采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間等。對采購計劃進行動態(tài)管理，根據(jù)實際經(jīng)營情況及時調(diào)整采購計劃，確保物資供應(yīng)的合理性和及時性。2.供應(yīng)商選擇與管理負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和管理工作。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。定期對供應(yīng)商進行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，淘汰不合格供應(yīng)商，建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源庫，保持與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。3.采購談判與合同簽訂與供應(yīng)商進行采購談判，爭取有利的采購價格、交貨期、付款方式等條款。在談判過程中，要充分了解市場行情，掌握談判技巧，維護茶餐廳的利益。根據(jù)談判結(jié)果簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、準確、合法。合同簽訂后，負責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.采購實施與驗收按照采購計劃和合同要求，組織實施采購工作。確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨，并負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決交貨過程中出現(xiàn)的問題。協(xié)助驗收部門對采購物資進行驗收，提供相關(guān)的采購信息和技術(shù)支持。對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，對驗收不合格的物資及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。5.采購成本控制關(guān)注市場動態(tài)，分析物資價格走勢，采取有效的成本控制措施，降低采購成本。通過批量采購、集中采購、招標(biāo)采購、詢價采購等方式，比較不同供應(yīng)商的價格和服務(wù)，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。定期對采購成本進行分析和總結(jié)，提出改進采購成本控制的建議和措施，為茶餐廳節(jié)約采購資金。6.采購信息管理建立采購信息管理系統(tǒng)，及時記錄和更新采購計劃、采購訂單、供應(yīng)商信息、采購合同、驗收記錄、付款記錄等采購相關(guān)信息，確保采購信息的準確性和完整性。定期對采購信息進行統(tǒng)計分析，為茶餐廳的經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。同時，負責(zé)采購信息的保密工作，防止信息泄露。（三）其他部門職責(zé)1.使用部門負責(zé)根據(jù)實際經(jīng)營需求，及時向采購部門提出物資采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等詳細信息。參與采購物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進行確認，提出驗收意見。協(xié)助采購部門對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋，提供使用過程中的問題和改進建議。2.驗收部門負責(zé)制定采購物資的驗收標(biāo)準和流程，對采購物資進行嚴格驗收。確保采購物資符合質(zhì)量要求和合同約定，對驗收結(jié)果負責(zé)。對驗收合格的物資出具驗收報告，對驗收不合格的物資及時通知采購部門，并配合采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.財務(wù)部門負責(zé)審核采購計劃和采購合同，對采購資金進行預(yù)算控制和支付管理。確保采購資金的合理使用，防范財務(wù)風(fēng)險。根據(jù)驗收報告和采購合同，及時辦理采購物資的付款手續(xù)。對采購成本進行核算和分析，為茶餐廳的成本控制提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)茶餐廳的經(jīng)營計劃、庫存狀況和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)使用部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購物資的必要性、合理性進行審核。2.根據(jù)采購物資的金額大小，按照茶餐廳的審批權(quán)限規(guī)定，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較小的采購申請由采購部門負責(zé)人審批；金額較大的采購申請需經(jīng)財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的《采購申請表》，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購人員等。2.采購人員按照采購計劃，通過多種渠道選擇供應(yīng)商，進行采購談判，確定采購價格、交貨期、付款方式等條款。3.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，并將采購合同副本交至使用部門、驗收部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。4.采購人員根據(jù)采購合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。（四）物資驗收1.采購物資到貨前，采購人員應(yīng)提前通知驗收部門做好驗收準備工作。2.驗收部門按照驗收標(biāo)準和流程，對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行嚴格驗收。3.驗收合格的物資，驗收人員在《驗收報告》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)出具《不合格報告》，詳細說明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)驗收報告和采購合同，審核采購物資的付款申請。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款時，財務(wù)部門應(yīng)嚴格核對發(fā)票、驗收報告、采購合同等相關(guān)憑證，確保付款信息的準確性和合法性。3.采購部門負責(zé)與供應(yīng)商核對付款金額和付款明細，確保雙方賬目一致。四、采購方式（一）招標(biāo)采購對于金額較大、采購數(shù)量較多、技術(shù)要求較高的物資采購項目，采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和茶餐廳的招標(biāo)管理規(guī)定進行，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等方式，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商和采購方案。（二）詢價采購對于采購金額較小、市場價格比較透明、采購頻率較高的物資采購項目，采用詢價采購方式。采購人員向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商報價，通過比較不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最合適的供應(yīng)商進行采購。（三）集中采購對于茶餐廳常用的、通用性較強的物資，如食品原材料、辦公用品等，采用集中采購方式。集中采購可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本，提高采購效率。采購部門應(yīng)定期對集中采購物資進行盤點和結(jié)算，確保集中采購工作的規(guī)范進行。（四）定點采購對于一些特殊的物資或服務(wù)，如鮮貨采購、設(shè)備維修保養(yǎng)等，選擇與信譽良好、質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，采用定點采購方式。定點采購應(yīng)簽訂定點采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購人員在與供應(yīng)商達成采購意向后，應(yīng)及時簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準、價格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交至相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、合理性等。審核通過后，由采購部門負責(zé)人簽字并加蓋茶餐廳公章。（二）合同執(zhí)行1.采購人員負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題、價格調(diào)整等。2.如供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，采購人員應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。同時，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，減少對茶餐廳經(jīng)營的影響，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、雙方協(xié)商一致等原因需要變更或解除合同的，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定的程序進行。2.合同變更或解除前，采購人員應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。變更或解除合同后，應(yīng)妥善處理好相關(guān)事宜，如結(jié)算貨款、清理物資等。（四）合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本交至使用部門、驗收部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案，并將合同原件整理歸檔。合同檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、采購監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購過程的監(jiān)督檢查。采購部門應(yīng)定期對采購工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.審計部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購成本的合理性等。對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。3.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購資金的管理和監(jiān)督，嚴格審核采購付款申請，確保采購資金的安全使用。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商合作與調(diào)整的重要依據(jù)。2.加強對供應(yīng)商的日常監(jiān)督，如不定期對供應(yīng)商進行實地考察、檢查供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況等。發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題時，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改；如供應(yīng)商問題嚴重，應(yīng)終止合作關(guān)系。（三）考核與獎懲1.制定采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核?？己私Y(jié)果