行政物資進(jìn)出管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物資的管理，規(guī)范行政物資的進(jìn)出流程，保障公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，提高物資使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有行政物資的采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、調(diào)撥、報(bào)廢及處置等環(huán)節(jié)的管理。（三）定義1.行政物資：指公司為開(kāi)展日常行政管理工作所需的各類(lèi)物品，包括辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、勞保用品、禮品等。2.采購(gòu)：指公司根據(jù)實(shí)際需求，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等方式，向供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)行政物資的行為。3.入庫(kù)：指行政物資到貨后，經(jīng)檢驗(yàn)合格，辦理入庫(kù)手續(xù)，進(jìn)入公司倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的過(guò)程。4.領(lǐng)用：指公司內(nèi)部各部門(mén)或員工根據(jù)工作需要，從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取行政物資的行為。5.調(diào)撥：指公司內(nèi)部各部門(mén)之間因工作需要，相互調(diào)劑行政物資的行為。6.報(bào)廢：指行政物資因損壞、老化、過(guò)期等原因，無(wú)法繼續(xù)使用，經(jīng)鑒定后進(jìn)行報(bào)廢處理的行為。7.處置：指對(duì)報(bào)廢行政物資進(jìn)行變賣(mài)、捐贈(zèng)、銷(xiāo)毀等處理的行為。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：行政物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)由公司行政部門(mén)統(tǒng)一管理，確保物資管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理配置原則：根據(jù)公司各部門(mén)的工作實(shí)際需求，合理配置行政物資，避免浪費(fèi)和閑置。3.節(jié)約高效原則：在保證工作正常開(kāi)展的前提下，盡量降低行政物資的采購(gòu)成本和使用成本，提高物資使用效率。4.責(zé)任追究原則：對(duì)行政物資管理過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門(mén)下月工作安排和物資庫(kù)存情況，填寫(xiě)《行政物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司庫(kù)存情況和實(shí)際需求，編制月度《行政物資采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)。如遇特殊情況需要臨時(shí)采購(gòu)的，由使用部門(mén)填寫(xiě)《行政物資臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。2.對(duì)于常用行政物資，應(yīng)選擇至少[X]家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，確保采購(gòu)價(jià)格合理。對(duì)于重要或金額較大的行政物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。3.采購(gòu)人員應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式，組織供應(yīng)商及時(shí)供貨。在物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理人員做好收貨準(zhǔn)備。2.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符的，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)辦理物資入庫(kù)手續(xù)，將驗(yàn)收合格的物資填寫(xiě)《行政物資入庫(kù)單》，連同發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證一并交倉(cāng)庫(kù)管理人員。倉(cāng)庫(kù)管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《行政物資入庫(kù)單》上簽字確認(rèn)，并將物資入庫(kù)存儲(chǔ)。（四）采購(gòu)付款1.采購(gòu)人員應(yīng)在物資驗(yàn)收合格且發(fā)票等相關(guān)憑證齊全后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.對(duì)于貨到票未到的物資，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)催促供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票，并在收到發(fā)票后及時(shí)辦理付款。對(duì)于已付款但物資未到貨的情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)到貨。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)付款申請(qǐng)，確保付款金額準(zhǔn)確無(wú)誤，并按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的付款流程進(jìn)行付款。三、入庫(kù)管理（一）入庫(kù)驗(yàn)收1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到貨的行政物資進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等。2.對(duì)于數(shù)量較大或價(jià)值較高的行政物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)會(huì)同采購(gòu)人員、使用部門(mén)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，各方在《行政物資入庫(kù)單》上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符的，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)拒絕辦理入庫(kù)手續(xù)，并及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)于不合格物資，應(yīng)單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)，防止與合格物資混淆。（二）入庫(kù)登記1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收合格的《行政物資入庫(kù)單》，及時(shí)對(duì)行政物資進(jìn)行入庫(kù)登記。登記內(nèi)容包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況。物資臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（三）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保行政物資存儲(chǔ)安全。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等特殊物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存行政物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每月[具體日期]，盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《行政物資盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況。3.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資存在盤(pán)盈、盤(pán)虧或損壞等情況，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《行政物資盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表》，報(bào)行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審批。經(jīng)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)或員工因工作需要領(lǐng)用行政物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本部門(mén)工作實(shí)際需求，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，如申請(qǐng)合理，簽字批準(zhǔn)后交倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理領(lǐng)用手續(xù)。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批后的《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)有足夠庫(kù)存后，按照申請(qǐng)表上的信息發(fā)放物資。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》上填寫(xiě)實(shí)際發(fā)放的物資數(shù)量、發(fā)放日期等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。同時(shí)，在物資臺(tái)賬上記錄物資的領(lǐng)用情況，減少庫(kù)存數(shù)量。3.對(duì)于限量領(lǐng)用的行政物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放，不得超量領(lǐng)用。對(duì)于貴重或重要的行政物資，領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）領(lǐng)用退回1.因工作原因領(lǐng)用的行政物資，如不再使用或有剩余的，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)將物資退回倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物資完好無(wú)損后，辦理退回手續(xù)，并在物資臺(tái)賬上增加庫(kù)存數(shù)量。2.對(duì)于已領(lǐng)用但因質(zhì)量問(wèn)題或其他原因需要更換的行政物資，領(lǐng)用人應(yīng)填寫(xiě)《行政物資更換申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理更換手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)收回原領(lǐng)用物資，發(fā)放新的物資，并在物資臺(tái)賬上進(jìn)行相應(yīng)記錄。五、調(diào)撥管理（一）調(diào)撥申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)之間因工作需要相互調(diào)劑行政物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《行政物資調(diào)撥申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)出物資和調(diào)入物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并分別提交至調(diào)出部門(mén)和調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.調(diào)出部門(mén)和調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本部門(mén)工作實(shí)際情況，對(duì)調(diào)撥申請(qǐng)進(jìn)行審核，如申請(qǐng)合理，簽字批準(zhǔn)后交行政部門(mén)審批。（二）調(diào)撥審批行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司整體物資使用情況和各部門(mén)需求，對(duì)《行政物資調(diào)撥申請(qǐng)表》進(jìn)行審批。如審批通過(guò)，行政部門(mén)應(yīng)通知調(diào)出部門(mén)和調(diào)入部門(mén)辦理調(diào)撥手續(xù)。（三）調(diào)撥實(shí)施1.調(diào)出部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批后的《行政物資調(diào)撥申請(qǐng)表》，對(duì)調(diào)出物資進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)有足夠庫(kù)存后，按照申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行發(fā)貨，并填寫(xiě)《行政物資調(diào)撥單》，詳細(xì)記錄調(diào)撥物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、調(diào)出日期、調(diào)入部門(mén)等信息。2.調(diào)入部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員在收到調(diào)撥物資后，應(yīng)按照《行政物資調(diào)撥單》上的信息進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，并在物資臺(tái)賬上記錄物資的調(diào)入情況，增加庫(kù)存數(shù)量。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部行政物資的調(diào)撥情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理調(diào)配物資資源，提高物資使用效率。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.行政部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)庫(kù)存行政物資進(jìn)行清查，對(duì)于因損壞、老化、過(guò)期等原因無(wú)法繼續(xù)使用的物資，由使用部門(mén)填寫(xiě)《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員，對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的物資進(jìn)行鑒定。如鑒定確認(rèn)為報(bào)廢物資，應(yīng)在《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（二）報(bào)廢審批經(jīng)鑒定后的報(bào)廢申請(qǐng)，由行政部門(mén)匯總后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，如審批通過(guò)，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）報(bào)廢處置1.對(duì)于批準(zhǔn)報(bào)廢的行政物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)。2.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)報(bào)廢物資的性質(zhì)和實(shí)際情況，選擇合適的處置方式，如變賣(mài)、捐贈(zèng)、銷(xiāo)毀等。對(duì)于有利用價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)進(jìn)行變賣(mài)處理，變賣(mài)收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。對(duì)于無(wú)利用價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，并做好記錄。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在物資臺(tái)賬上核銷(xiāo)報(bào)廢物資的庫(kù)存數(shù)量，并將報(bào)廢處理情況及時(shí)反饋給行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行政物資的采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、調(diào)撥、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查物資管理是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。（二）定期檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司各部門(mén)的行政物資使用情況進(jìn)行檢查，包括物資的領(lǐng)用、保管、使用等方面，確保物資合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。（三）違規(guī)處理對(duì)于在行政物資管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如未經(jīng)審批采購(gòu)、