業(yè)務(wù)及管理費管理辦法一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)及管理費的管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，確保公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的業(yè)務(wù)及管理費管理。（三）基本原則1.合法性原則：業(yè)務(wù)及管理費的支出必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.合理性原則：費用支出應(yīng)與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)，具有必要性和合理性，避免浪費。3.預算控制原則：嚴格執(zhí)行預算管理制度，各項費用支出不得超出預算范圍。4.審批規(guī)范原則：明確費用審批流程，確保審批環(huán)節(jié)嚴格、規(guī)范，防止違規(guī)支出。二、費用分類及定義（一）業(yè)務(wù)招待費指公司為開展業(yè)務(wù)活動需要而發(fā)生的宴請、禮品贈送、招待客戶等費用。（二）差旅費員工因公務(wù)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通等費用。（三）辦公費用于購買辦公用品、辦公設(shè)備、印刷品、水電費、通訊費等日常辦公所需的費用。（四）會議費組織召開各類會議所發(fā)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用。（五）培訓費為提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能而開展的各類培訓活動所發(fā)生的費用，包括培訓師資費、教材費、場地費等。（六）業(yè)務(wù)宣傳費用于公司業(yè)務(wù)推廣、廣告宣傳、參加展會等活動的費用。（七）其他費用除上述費用外，與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的其他合理費用支出。三、費用預算管理（一）預算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門年度業(yè)務(wù)計劃和工作目標，于每年年底前編制下一年度業(yè)務(wù)及管理費預算草案，報財務(wù)部門匯總。2.財務(wù)部門結(jié)合公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃和財務(wù)狀況，對各部門預算草案進行審核、平衡，形成公司年度業(yè)務(wù)及管理費預算方案，提交公司管理層審議。3.公司年度業(yè)務(wù)及管理費預算方案經(jīng)公司董事會批準后下達執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴格按照下達的預算指標控制費用支出，不得超預算列支。2.財務(wù)部門負責對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報預算執(zhí)行進度。3.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整預算，需由相關(guān)部門提出書面申請，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司管理層審批后執(zhí)行。（三）預算調(diào)整1.預算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整預算，應(yīng)遵循以下程序：相關(guān)部門填寫《業(yè)務(wù)及管理費預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對預算執(zhí)行的影響。申請表經(jīng)部門負責人簽字后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，提交公司管理層審批。公司管理層審批同意后，財務(wù)部門對預算進行調(diào)整，并將調(diào)整結(jié)果通知相關(guān)部門。2.預算調(diào)整應(yīng)在確保公司業(yè)務(wù)正常開展的前提下，盡量控制調(diào)整幅度，避免頻繁調(diào)整預算。四、費用審批流程（一）一般費用審批1.費用報銷人填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.費用報銷單經(jīng)部門負責人審核，確認費用支出與業(yè)務(wù)活動相關(guān)且合理后簽字。3.財務(wù)部門對費用報銷單及原始憑證進行審核，重點審核費用的真實性、合法性、合規(guī)性以及是否符合預算規(guī)定。審核通過后簽字。4.財務(wù)審核后的費用報銷單報公司分管領(lǐng)導審批，分管領(lǐng)導根據(jù)授權(quán)范圍進行審批簽字。5.超過一定金額的費用報銷，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。6.費用報銷人持審批通過的費用報銷單到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。（二）特殊費用審批1.對于業(yè)務(wù)招待費、大額會議費、業(yè)務(wù)宣傳費等特殊費用，除按照一般費用審批流程外，還需提前填寫《特殊費用申請表》，詳細說明費用支出的必要性、預計金額、活動安排等情況。2.《特殊費用申請表》經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后，報公司總經(jīng)理或董事長審批。3.特殊費用支出后，報銷人應(yīng)及時將相關(guān)資料提交財務(wù)部門進行報銷，報銷流程同一般費用審批。五、費用報銷規(guī)定（一）報銷憑證要求1.費用報銷必須提供真實、合法、有效的發(fā)票或收據(jù)等原始憑證。發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、發(fā)票專用章、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等要素。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。如發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)不符，應(yīng)要求開票方重新開具。3.對于無法取得發(fā)票的小額支出，可憑收款收據(jù)報銷，但收據(jù)上應(yīng)注明收款單位名稱、地址、電話、收款日期、金額、用途等信息，并由收款單位蓋章確認。（二）報銷時間要求1.費用報銷應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理，原則上不得超過一個月。2.對于跨年度的費用，應(yīng)在次年1月31日前報銷完畢。逾期未報銷的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。（三）報銷金額規(guī)定1.費用報銷金額應(yīng)與原始憑證金額一致，不得擅自更改。如因特殊原因需要更改，應(yīng)在更改處加蓋開票方公章或財務(wù)專用章。2.對于零星小額費用，可采用現(xiàn)金報銷方式，但單次報銷金額不得超過公司規(guī)定的現(xiàn)金支付限額。超過限額的，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。（四）報銷方式規(guī)定1.費用報銷原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付給報銷人。報銷人應(yīng)提供本人銀行賬號信息，確保轉(zhuǎn)賬信息準確無誤。2.如因特殊情況需要采用現(xiàn)金報銷方式，報銷人應(yīng)在報銷單上注明原因，并經(jīng)財務(wù)部門負責人批準。六、業(yè)務(wù)招待費管理（一）招待標準1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和客戶重要程度，制定不同級別的業(yè)務(wù)招待標準。招待標準應(yīng)明確宴請的規(guī)格、菜品數(shù)量、酒水標準等。2.嚴禁超標準招待，如因特殊情況需要超標準招待，應(yīng)提前報公司分管領(lǐng)導批準。（二）招待審批1.業(yè)務(wù)招待前，需填寫《業(yè)務(wù)招待申請表》，詳細說明招待對象、時間、地點、事由、預計金額等信息。2.《業(yè)務(wù)招待申請表》經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。3.招待活動結(jié)束后，報銷人應(yīng)及時將相關(guān)發(fā)票、消費清單等資料提交財務(wù)部門進行報銷，報銷流程同一般費用審批。（三）招待記錄1.各部門應(yīng)建立業(yè)務(wù)招待臺賬，詳細記錄每次業(yè)務(wù)招待的時間、地點、對象、費用金額等信息。2.財務(wù)部門定期對業(yè)務(wù)招待臺賬進行檢查，確保招待費用支出真實、合理、合規(guī)。七、差旅費管理（一）出差審批1.員工因公務(wù)出差，需提前填寫《出差申請表》，注明出差時間、地點、事由、預計天數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人批準。2.如出差時間較長或涉及多個地區(qū)，需報公司分管領(lǐng)導審批。（二）差旅費標準1.公司根據(jù)不同地區(qū)、不同職級制定差旅費標準，包括交通費用標準、住宿費用標準、餐飲補貼標準等。2.員工應(yīng)嚴格按照差旅費標準執(zhí)行，不得超標準報銷。如因特殊情況需要超標準報銷，應(yīng)提前報公司分管領(lǐng)導批準。（三）差旅費報銷1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫差旅費報銷單，附上相關(guān)發(fā)票、車票、住宿發(fā)票等原始憑證。2.差旅費報銷單經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。3.對于乘坐飛機的員工，如因工作需要乘坐頭等艙或公務(wù)艙，需提前報公司分管領(lǐng)導批準。八、辦公費管理（一）辦公用品采購1.公司設(shè)立辦公用品采購清單，各部門根據(jù)實際需要填寫辦公用品申購單，經(jīng)部門負責人審核后報行政部門。2.行政部門匯總各部門申購單，結(jié)合庫存情況，編制辦公用品采購計劃，報公司分管領(lǐng)導審批。3.行政部門按照審批后的采購計劃進行采購，優(yōu)先選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。4.辦公用品采購后，行政部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將入庫清單交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。（二）辦公用品領(lǐng)用1.各部門員工憑辦公用品領(lǐng)用單到行政部門領(lǐng)取辦公用品。領(lǐng)用單應(yīng)注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字。2.行政部門根據(jù)領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用記錄。（三）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備的購置應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行，由使用部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，由行政部門負責采購。2.辦公設(shè)備采購后，行政部門應(yīng)及時辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)，并負責設(shè)備的日常維護和管理。3.辦公設(shè)備的報廢、處置應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，確保資產(chǎn)的安全和完整。九、會議費管理（一）會議審批1.組織召開會議前，需填寫《會議申請表》，詳細說明會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程、預計費用等信息。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）會議費用控制1.會議費用應(yīng)嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超支。2.會議場地租賃、餐飲、住宿等費用應(yīng)選擇性價比高的供應(yīng)商，并簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.會議資料印刷應(yīng)根據(jù)實際需要合理安排，避免浪費。（三）會議費報銷1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議費用相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，填寫會議費報銷單。2.會議費報銷單經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。十、培訓費管理（一）培訓計劃制定1.人力資源部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和員工培訓需求，制定年度培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間、培訓地點、培訓師資等信息。2.年度培訓計劃經(jīng)公司管理層審批后下達執(zhí)行。（二）培訓費用控制1.培訓費用應(yīng)嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超支。2.培訓師資費、教材費、場地費等應(yīng)根據(jù)實際培訓需求合理安排，避免浪費。3.對于外部培訓機構(gòu)的選擇，應(yīng)進行充分的市場調(diào)研，選擇具有良好信譽和培訓質(zhì)量的機構(gòu)，并簽訂培訓合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）培訓費報銷1.培訓結(jié)束后，參加培訓的員工應(yīng)及時將培訓發(fā)票、培訓證書等資料提交人力資源部門審核。2.人力資源部門審核通過后，填寫培訓費報銷單，經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。十一、業(yè)務(wù)宣傳費管理（一）宣傳計劃制定1.市場部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定年度業(yè)務(wù)宣傳計劃，明確宣傳目標、宣傳內(nèi)容、宣傳渠道、宣傳費用預算等信息。2.年度業(yè)務(wù)宣傳計劃經(jīng)公司管理層審批后下達執(zhí)行。（二）宣傳費用控制1.業(yè)務(wù)宣傳費應(yīng)嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超支。2.宣傳渠道的選擇應(yīng)根據(jù)宣傳效果和成本效益原則進行，優(yōu)先選擇效果好、成本低的渠道。3.宣傳資料的制作應(yīng)根據(jù)實際需要合理安排，確保宣傳資料的質(zhì)量和效果。（三）業(yè)務(wù)宣傳費報銷1.業(yè)務(wù)宣傳活動結(jié)束后，市場部門應(yīng)及時整理宣傳費用相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，填寫業(yè)務(wù)宣傳費報銷單。2.業(yè)務(wù)宣傳費報銷單經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。十二、其他費用管理（一）費用范圍界定其他費用是指除業(yè)務(wù)招待費、差旅費、辦公費、會議費、培訓費、業(yè)務(wù)宣傳費等以外，與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的其他合理費用支出。具體費用范圍由公司根據(jù)實際情況確定。（二）審批流程其他費用的審批流程參照一般費用審批流程執(zhí)行，但需根據(jù)費用性質(zhì)和金額大小，確定相應(yīng)的審批權(quán)限。（三）報銷規(guī)定其他費用的報銷規(guī)定參照本辦法其他相關(guān)費用報銷規(guī)定執(zhí)行。十三、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對業(yè)務(wù)及管理費的使用情況進行審計，檢查費用支出的真實性、合法性、合規(guī)性以及預算執(zhí)行情況。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門定期對各部門業(yè)務(wù)