企業(yè)行政管理文件歸檔管理模板一、企業(yè)行政管理文件歸檔管理概述（一）適用場景與管理目標本模板適用于各類企事業(yè)單位、社會團體及其他組織（以下簡稱“企業(yè)”）的行政管理文件歸檔管理工作，涵蓋從文件產(chǎn)生到最終銷毀的全生命周期管理。通過標準化歸檔流程，實現(xiàn)行政管理文件（如制度類、會議類、合同類、證照類、人事類等）的規(guī)范化存儲、便捷化檢索、安全化保管，保證文件信息的完整性、真實性和可追溯性，為企業(yè)決策、合規(guī)審計、歷史查詢等提供可靠依據(jù)。（二）核心管理職責行政管理部門：統(tǒng)籌文件歸檔管理工作，制定歸檔制度，監(jiān)督各部門執(zhí)行，組織檔案鑒定與銷毀。各業(yè)務部門：負責本部門產(chǎn)生文件的初步整理、分類及向行政部移交，保證文件內容完整、格式規(guī)范。檔案管理員：承擔文件的接收、登記、編目、保管、借閱及統(tǒng)計工作，維護檔案庫房安全。分管領導：審批歸檔計劃、重要文件借閱申請及檔案銷毀方案，監(jiān)督歸檔工作質量。二、文件歸檔全流程操作指引（一）文件收集與初步篩選操作目標：保證應歸檔文件“應收盡收”，剔除重復、無效文件。操作步驟：明確收集范圍：各部門需在每月25日前，將上月產(chǎn)生的行政管理文件整理后提交至行政部，文件類型包括但不限于：制度類：管理辦法、規(guī)定、細則等；會議類：會議紀要、議程、簽到表、PPT等；合同類：各類協(xié)議、合同、補充協(xié)議等；證照類：營業(yè)執(zhí)照、資質證書、許可證等；人事類：員工手冊、招聘記錄、培訓文件、勞動合同等；其他：通知、報告、函件、審批單等。初步篩選標準：有效性：文件需為正式版本（非草稿、非征求意見稿，除非具有特殊保存價值）；完整性：文件需包含簽批頁、附件等關聯(lián)材料，無缺頁、破損；關聯(lián)性：剔除重復文件（如同一事項的多份版本，僅保留最終定稿及重要修訂稿）。責任人：各部門文件管理員→檔案管理員*輸出成果：《文件移交清單》（見模板一）（二）文件分類與編號規(guī)則操作目標：建立科學的分類體系，通過唯一編號實現(xiàn)文件精準定位。1.文件分類標準采用“年度-一級分類-二級分類-流水號”四級分類法，具體一級分類二級分類示例文件類型A-綜合管理A1-制度《行政辦公管理辦法》《印章管理規(guī)定》A2-會議年度經(jīng)營工作會議紀要、部門例會紀要B-合同管理B1-經(jīng)營合同銷售合同、采購合同B2-服務合同物業(yè)服務合同、咨詢服務合同C-證照資質C1-證照營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證C2-資質高新技術企業(yè)證書、ISO認證證書D-人事管理D1-人事制度員工招聘管理辦法、薪酬管理制度D2-員工檔案入職登記表、培訓記錄表E-審計合規(guī)E1-審計報告年度財務審計報告、專項審計報告E2-合規(guī)文件合規(guī)自查報告、整改通知書2.文件編號規(guī)則編號格式：[年度]-[一級分類代碼]-[二級分類代碼]-[流水號]年度：文件形成年份（如2024）；一級分類代碼：A/B/C/D/E（對應上表）；二級分類代碼：A1/A2/B1/B2等（對應上表）；流水號：當月該二級分類文件從001開始順序編號（如A1-001）。示例：2024年形成的《行政辦公管理辦法》編號為“2024-A-A1-001”。注意事項：跨年形成的文件，按完成年度歸檔（如2023年12月啟動、2024年1月完成的合同，編號為“2024-B-B1-X”）；密級文件需在編號后標注密級（如“2024-A-A1-002-機密”）。責任人：檔案管理員*輸出成果：分類編號后的文件（標簽標注于文件首頁右下角）（三）文件整理與裝訂操作目標：保證文件物理形態(tài)規(guī)范，便于長期保存和查閱。操作步驟：排序：按文件形成時間順序排列，同一文件按“正件-附件-審批單”順序疊放。編頁：采用阿拉伯數(shù)字編寫頁碼（正面右下角、背面左下角），單面文件頁碼標于右下角，雙面文件頁碼標于外側角；空白頁不編頁碼。裝訂：紙質文件：使用不銹鋼訂書釘裝訂（厚度超過5cm的文件采用三孔一線裝訂），去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品；電子文件：掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），保留原始文件格式（如Word、Excel），存儲至指定服務器文件夾（文件夾結構與分類規(guī)則一致）。責任人：檔案管理員*輸出成果：整理規(guī)范的紙質文件及電子文件（四）文件登記與編目操作目標：建立檔案臺賬，實現(xiàn)文件信息電子化檢索。操作步驟：登記臺賬：使用《歸檔文件登記表》（見模板二）逐項登記文件信息，內容包括：文件編號、題名、責任者（發(fā)文部門）、文號（如有）、形成日期、頁數(shù)、密級、保管期限、歸檔日期、存放位置（檔案柜編號-層數(shù)-單元格）。電子編目：將臺賬信息錄入檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)或專業(yè)檔案軟件），設置關鍵字檢索字段（題名、責任者、文號、日期等），支持模糊查詢。示例：文件編號：2024-A-A1-001題名：《行政辦公管理辦法》責任者：行政部形成日期：2024-03-15頁數(shù)：12密級：內部保管期限：10年存放位置：A柜-2層-3格責任人：檔案管理員*輸出成果：紙質臺賬+電子檔案數(shù)據(jù)庫（五）文件歸檔與保管操作目標：保證檔案存儲安全，防止損壞、丟失。1.紙質檔案保管庫房要求：檔案庫房需符合“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體），配備溫濕度計（溫度14-24℃，濕度45-60%）、滅火器（二氧化碳或干粉）、空調、除濕機；存放規(guī)則：按分類編號順序存放，檔案柜標識清晰（如“A-綜合管理”“B-合同管理”），大號檔案（如證照）使用專用檔案盒存放，豎直排列，避免擠壓。2.電子檔案保管存儲介質：電子檔案需存儲在專用服務器，定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)至少保存兩份（本地+異地）；權限管理：設置電子檔案查閱權限（如普通員工僅可查閱內部文件，部門經(jīng)理可查閱本部門密級文件），嚴禁擅自拷貝、外傳。責任人：檔案管理員→行政部經(jīng)理輸出成果：安全存儲的檔案庫房及電子檔案系統(tǒng)（六）文件借閱與歸還操作目標：規(guī)范檔案借閱流程，保證檔案安全完整。操作步驟：借閱申請：借閱人填寫《文件借閱申請表》（見模板三），注明文件編號、題名、借閱事由、借閱期限（一般不超過5個工作日），經(jīng)部門負責人審批后提交至行政部。審批與登記：普通文件：由行政部經(jīng)理*審批；密級文件：需分管副總*及以上領導審批。檔案管理員*核對文件信息，登記借閱人、借閱日期、預計歸還日期，借閱人簽字確認后領取檔案。歸還與檢查：借閱人按期歸還檔案，檔案管理員*檢查文件完整性（無涂改、無缺頁、無破損），確認無誤后注銷借閱記錄。注意事項：檔案原則上不得帶出檔案室，確需外借的需經(jīng)總經(jīng)理*批準；涉密文件嚴禁復印、拍照，借閱需在檔案室指定區(qū)域查閱并由專人陪同。責任人：借閱人→部門負責人→檔案管理員*→分管領導輸出成果：《文件借閱申請表》、借閱臺賬（七）檔案鑒定與銷毀操作目標：剔除無保存價值的檔案，優(yōu)化庫藏結構。操作步驟：鑒定周期：每年度12月組織一次檔案鑒定，由行政部、法務部（或合規(guī)部）、檔案管理員*組成鑒定小組。鑒定標準：保存期滿且無繼續(xù)保存價值的文件（如普通通知、臨時性規(guī)定）；內容重復、已失效的文件（如被新制度替代的舊制度）；損壞嚴重無法修復的文件。銷毀流程：鑒定小組編制《檔案銷毀審批表》（見模板四），列出擬銷毀文件清單、銷毀理由、保管期限；經(jīng)總經(jīng)理審批后，由兩名以上人員（含檔案管理員）監(jiān)銷，采用粉碎機銷毀（密級文件需雙重復核）；監(jiān)銷人簽字確認，銷毀記錄永久保存。注意事項：保管期限未滿或雖已期滿但涉及歷史憑證、法律效力的文件不得銷毀；電子檔案銷毀需徹底刪除存儲介質數(shù)據(jù)，并覆蓋刪除操作。責任人：鑒定小組→總經(jīng)理*→監(jiān)銷人輸出成果：《檔案銷毀審批表》、銷毀記錄三、標準化歸檔工具表格清單模板一：文件移交清單移交部門移交日期序號文件編號文件題名頁數(shù)12024-A-A1-001《行政辦公管理辦法》1222024-B-B1-005《采購合同（供應商）》8…移交人簽字：接收人簽字：說明：一式兩份，移交部門、行政部各存一份。模板二：歸檔文件登記表歸檔日期檔號題名責任者文號形成日期頁數(shù)密級保管期限存放位置備注2024-03-312024-A-A1-001《行政辦公管理辦法》行政部XZ-2024-0052024-03-1512內部10年A柜-2層-3格2024-03-312024-B-B1-005《采購合同（供應商）》采購部CG-2024-0122024-03-208秘密長期B柜-1層-5格…說明：按分類編號順序填寫，電子臺賬需支持導出Excel格式。模板三：文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期文件編號文件題名借閱事由借閱期限自年月日至年月日歸還日期年月日部門負責人意見：行政部審批意見：簽字：簽字：分管領導意見（密級文件）：簽字：備注：說明：借閱人需填寫完整信息，密級文件需逐級審批。模板四：檔案銷毀審批表銷毀日期銷毀理由序號檔號文件題名保管期限12024-A-A2-0152023年12月部門例會紀要10年22024-C-C1-008舊版營業(yè)執(zhí)照（副本）長期…鑒定小組意見：行政部經(jīng)理意見：簽字：簽字：總經(jīng)理審批意見：簽字：監(jiān)銷人簽字：銷毀方式：備注：說明：銷毀清單需附鑒定小組簽字的原始記錄，銷毀記錄保存期限為永久。模板五：年度歸檔情況統(tǒng)計表年度歸檔文件總數(shù)各分類文件數(shù)量（A/B/C/D/E）歸檔完成率借閱總次數(shù)檔案銷毀數(shù)量備注2024350A:80,B:120,C:30,D:70,E:5098%15645…說明：每年1月10日前完成上年度統(tǒng)計，用于分析歸檔工作成效。四、歸檔管理關鍵注意事項（一）保密與安全管控涉密文件（機密及以上）需單獨存放，檔案柜配備密碼鎖，鑰匙由檔案管理員和行政部經(jīng)理分別保管；電子檔案存儲服務器需安裝防火墻、殺毒軟件，定期進行安全漏洞掃描；檔案管理員*需簽訂《保密承諾書》，離崗前需辦理檔案交接手續(xù)。（二）電子文件特殊管理要求電子文件需保留“三套制”（正本、副本、存本），存本不得修改；歸檔電子文件需包含元數(shù)據(jù)（如形成時間、作者、修改記錄），保證文件真實性；定期對電子檔案進行格式轉換（如舊版Word文件轉換為PDF/A格式），防止格式過時無法打開。（三）人員培訓與考核每季度組織檔案管理培訓，內容包括歸檔流程、分類標準、保密要求等，培訓記錄存檔；將歸