老干局檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)老干局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在老干部工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于老干局機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。老干局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映老干局各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況。3.規(guī)范化原則。檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。（四）管理職責(zé)1.老干局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查所屬單位的檔案工作。2.設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作。3.各部門應(yīng)明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案管理相關(guān)工作。二、檔案的收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與老干局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.老干局形成的各類文件，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.涉及老干部工作的政策法規(guī)、調(diào)研材料、工作簡(jiǎn)報(bào)等。4.老干部個(gè)人檔案，包括履歷、自傳、鑒定、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。5.老干部活動(dòng)相關(guān)資料，如照片、影像、紀(jì)念品等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，確保原始性和真實(shí)性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.專項(xiàng)工作結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料整理歸檔并移交。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.老干部個(gè)人檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理。3.照片檔案：按照年度問題保管期限進(jìn)行分類。4.電子檔案：按照檔案的類別和內(nèi)容進(jìn)行分類存儲(chǔ)。（三）整理方法1.文書檔案：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制案卷目錄和全引目錄。2.老干部個(gè)人檔案：按照檔案管理規(guī)定，對(duì)個(gè)人檔案材料進(jìn)行排序、編目、裝訂等，建立個(gè)人檔案信息庫(kù)。3.照片檔案：對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說明、整理成冊(cè)，編制照片檔案目錄。4.電子檔案：對(duì)電子文件進(jìn)行分類命名、建立索引，確保電子檔案的有序管理。（四）整理要求1.整理工作應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.檔案整理過程中應(yīng)保持文件材料的原貌，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，便于保管和查閱利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊。2.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材等消防設(shè)備。3.配置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，保障檔案保管環(huán)境適宜。（三）檔案存放1.按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，提高檔案查閱效率。（四）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.老干部個(gè)人檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定確定保管期限。3.照片檔案、電子檔案等根據(jù)其重要性和保存價(jià)值確定保管期限。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案的鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家和行業(yè)相關(guān)檔案保管期限表，結(jié)合老干局工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)提出檔案鑒定意見，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（五）銷毀處理1.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、老干局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀過程合規(guī)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.按照規(guī)定定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，反映老干局檔案管理工作情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)至上原則。充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，為老干部工作和老干局各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支持。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，確保檔案信息安全，防止泄露。（二）利用范圍1.為老干部提供個(gè)人檔案查閱服務(wù)，保障其合法權(quán)益。2.為老干局工作人員開展工作提供政策依據(jù)、歷史資料等參考。3.為有關(guān)部門和單位開展涉及老干部工作的調(diào)查研究、決策咨詢等提供檔案資料。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明出處并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（四）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.借閱檔案：借閱者需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)老干局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。3.復(fù)制檔案：利用者填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案安全和合理利用。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等全過程的信息化管理系統(tǒng)。2.電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：對(duì)各類電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.數(shù)字化加工：對(duì)重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)檔案信息的多渠道查詢和利用。（三）安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化系