業(yè)務(wù)外包項目管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)外包項目管理，提高業(yè)務(wù)外包項目的質(zhì)量和效率，降低業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有業(yè)務(wù)外包項目，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：業(yè)務(wù)外包活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外包項目合法合規(guī)。2.風(fēng)險可控原則：充分識別、評估和控制業(yè)務(wù)外包過程中的風(fēng)險，采取有效措施降低風(fēng)險影響。3.質(zhì)量保障原則：明確外包項目質(zhì)量要求，建立質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，確保外包服務(wù)質(zhì)量達(dá)到公司預(yù)期。4.成本效益原則：在保證外包項目質(zhì)量和效果的前提下，合理控制外包成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。5.信息安全原則：加強(qiáng)對外包項目中涉及的公司信息資產(chǎn)的保護(hù)，確保信息安全。二、業(yè)務(wù)外包項目的分類與定義（一）信息技術(shù)外包（ITO）指公司將信息技術(shù)相關(guān)的部分或全部工作委托給外部專業(yè)機(jī)構(gòu)，包括軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)處理、網(wǎng)絡(luò)管理等。（二）業(yè)務(wù)流程外包（BPO）涵蓋公司將部分或全部業(yè)務(wù)流程委托給外部供應(yīng)商，如財務(wù)流程外包、供應(yīng)鏈管理外包、客戶服務(wù)外包等。（三）人力資源外包（HRO）包括公司將人力資源管理的某些職能，如招聘、培訓(xùn)、薪酬福利管理、績效管理等外包給專業(yè)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)。三、業(yè)務(wù)外包項目的流程管理（一）項目需求確定1.業(yè)務(wù)部門提出需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，明確業(yè)務(wù)外包項目的目標(biāo)、范圍、功能要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時間進(jìn)度等需求，并填寫《業(yè)務(wù)外包項目需求申請表》。2.需求評審：由公司相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等）組成評審小組，對業(yè)務(wù)外包項目需求進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括需求的合理性、可行性、完整性、與公司戰(zhàn)略的一致性等。評審小組應(yīng)形成評審意見，對需求進(jìn)行修改完善。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選建立供應(yīng)商庫：采購部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司的供應(yīng)商庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、服務(wù)能力等資料。供應(yīng)商篩選：根據(jù)業(yè)務(wù)外包項目需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商。采購部門可以通過發(fā)布招標(biāo)公告、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式，向潛在供應(yīng)商發(fā)出采購邀請。2.供應(yīng)商評估初步評估：采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、財務(wù)狀況、服務(wù)能力、技術(shù)水平等。初步評估合格的供應(yīng)商進(jìn)入詳細(xì)評估環(huán)節(jié)。詳細(xì)評估：采購部門會同業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等對進(jìn)入詳細(xì)評估環(huán)節(jié)的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的管理體系、生產(chǎn)能力、服務(wù)質(zhì)量、項目經(jīng)驗、價格水平等。詳細(xì)評估可以采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場考察、樣品測試、案例分析等方式進(jìn)行。評估報告：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，編寫《供應(yīng)商評估報告》，推薦合格的供應(yīng)商名單，并明確各供應(yīng)商的優(yōu)勢、劣勢、綜合得分等情況。3.供應(yīng)商選擇選擇決策：公司成立供應(yīng)商選擇決策小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、采購部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。決策小組根據(jù)《供應(yīng)商評估報告》和業(yè)務(wù)外包項目需求，綜合考慮供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等因素，選擇最終的供應(yīng)商，并簽訂《業(yè)務(wù)外包項目合同》。合同簽訂：采購部門負(fù)責(zé)與選定的供應(yīng)商簽訂《業(yè)務(wù)外包項目合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括項目名稱、項目范圍、項目期限、項目價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、驗收方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。4.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案：采購部門負(fù)責(zé)為每個供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合同執(zhí)行情況、評估結(jié)果、付款記錄等資料。定期評估：采購部門會同業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、項目進(jìn)度、成本控制、技術(shù)創(chuàng)新等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、終止合作等措施。溝通協(xié)調(diào)：采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時協(xié)調(diào)解決業(yè)務(wù)外包項目中出現(xiàn)的問題。對于重大問題，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并組織相關(guān)部門進(jìn)行研究解決。（三）項目實施與監(jiān)控1.項目啟動項目團(tuán)隊組建：公司成立業(yè)務(wù)外包項目管理團(tuán)隊，由項目經(jīng)理、業(yè)務(wù)代表、技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等組成。項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目的整體管理和協(xié)調(diào)，業(yè)務(wù)代表負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)需求，技術(shù)人員負(fù)責(zé)對項目技術(shù)方案進(jìn)行審核和指導(dǎo)，質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)對項目質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控和驗收。項目計劃制定：項目經(jīng)理組織項目團(tuán)隊制定業(yè)務(wù)外包項目計劃，明確項目的工作任務(wù)、工作進(jìn)度、責(zé)任人、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險應(yīng)對措施等內(nèi)容。項目計劃應(yīng)提交公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后實施。項目啟動會議：項目經(jīng)理組織召開項目啟動會議，向項目團(tuán)隊成員、供應(yīng)商介紹項目背景、目標(biāo)、范圍、計劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，明確各方的職責(zé)和工作要求，確保項目順利啟動。2.項目實施供應(yīng)商按照合同要求組織實施：供應(yīng)商應(yīng)按照《業(yè)務(wù)外包項目合同》和項目計劃的要求，組織人員、設(shè)備、物資等資源，開展業(yè)務(wù)外包項目的實施工作。供應(yīng)商應(yīng)定期向項目經(jīng)理匯報項目進(jìn)展情況，及時反饋項目實施過程中出現(xiàn)的問題。公司項目團(tuán)隊進(jìn)行監(jiān)控：公司項目管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)定期對業(yè)務(wù)外包項目的實施情況進(jìn)行監(jiān)控，檢查項目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面是否符合合同要求和項目計劃。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施進(jìn)行整改。溝通協(xié)調(diào)機(jī)制：建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確保公司項目團(tuán)隊與供應(yīng)商之間信息暢通。項目經(jīng)理應(yīng)定期組織召開項目協(xié)調(diào)會議，及時解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并組織相關(guān)部門進(jìn)行研究解決。3.項目變更管理變更申請：在業(yè)務(wù)外包項目實施過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化、技術(shù)方案調(diào)整、不可抗力等原因需要對項目進(jìn)行變更的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出變更申請，填寫《業(yè)務(wù)外包項目變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍、費(fèi)用預(yù)算等情況。變更評估：項目經(jīng)理組織相關(guān)人員對變更申請進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括變更的合理性、可行性、必要性、對項目進(jìn)度、質(zhì)量、成本的影響等。評估結(jié)果應(yīng)形成《業(yè)務(wù)外包項目變更評估報告》。變更審批：根據(jù)《業(yè)務(wù)外包項目變更評估報告》，由公司相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等）組成變更審批小組，對變更申請進(jìn)行審批。變更審批小組應(yīng)根據(jù)變更的影響程度，決定是否批準(zhǔn)變更申請。對于重大變更，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。變更實施：變更申請經(jīng)批準(zhǔn)后，項目經(jīng)理組織項目團(tuán)隊和供應(yīng)商按照變更后的要求進(jìn)行項目實施。變更實施過程中，應(yīng)及時調(diào)整項目計劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容，并做好相關(guān)記錄。（四）項目驗收1.驗收申請：業(yè)務(wù)外包項目完成后，供應(yīng)商應(yīng)向公司提交《業(yè)務(wù)外包項目驗收申請報告》，申請項目驗收。驗收申請報告應(yīng)包括項目實施情況、項目成果、質(zhì)量檢測報告、用戶使用報告等內(nèi)容。2.驗收準(zhǔn)備：公司項目管理團(tuán)隊收到供應(yīng)商的驗收申請報告后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收準(zhǔn)備工作。驗收準(zhǔn)備工作包括制定驗收方案、組建驗收小組、準(zhǔn)備驗收資料等。3.驗收實施驗收小組按照驗收方案進(jìn)行驗收：驗收小組由公司業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量管理人員等組成。驗收小組應(yīng)按照驗收方案的要求，對業(yè)務(wù)外包項目的成果進(jìn)行檢查、測試、評估等工作，確保項目成果符合合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗收報告：驗收小組根據(jù)驗收結(jié)果編寫《業(yè)務(wù)外包項目驗收報告》，明確項目是否通過驗收。對于驗收合格的項目，驗收小組應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的項目，驗收小組應(yīng)在驗收報告上注明不合格的原因，并要求供應(yīng)商限期整改，整改完成后重新申請驗收。4.付款結(jié)算：采購部門根據(jù)《業(yè)務(wù)外包項目合同》和《業(yè)務(wù)外包項目驗收報告》，辦理項目付款結(jié)算手續(xù)。對于驗收合格的項目，采購部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付項目款項；對于驗收不合格的項目，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，扣除相應(yīng)的款項，并要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。四、業(yè)務(wù)外包項目的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：公司項目管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)組織相關(guān)人員對業(yè)務(wù)外包項目進(jìn)行風(fēng)險識別，識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險、法律風(fēng)險、信用風(fēng)險等。風(fēng)險識別可以采用問卷調(diào)查、頭腦風(fēng)暴、德爾菲法等方法進(jìn)行。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險評估可以采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法進(jìn)行，定性評估可以采用風(fēng)險矩陣、風(fēng)險等級劃分等方法，定量評估可以采用概率分析、損失估計等方法。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高、影響程度大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如取消業(yè)務(wù)外包項目、更換供應(yīng)商等。2.風(fēng)險減輕：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高、影響程度較大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險減輕措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款、增加質(zhì)量監(jiān)控等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低、影響程度較大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、簽訂免責(zé)條款等。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低、影響程度小的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險接受措施，如建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制、加強(qiáng)日常監(jiān)控等。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控：公司項目管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)定期對業(yè)務(wù)外包項目的風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控，檢查風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況，評估風(fēng)險狀態(tài)的變化情況。風(fēng)險監(jiān)控可以采用定期報告、專項檢查、數(shù)據(jù)分析等方法進(jìn)行。2.風(fēng)險預(yù)警：建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，當(dāng)風(fēng)險狀態(tài)發(fā)生變化，達(dá)到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。風(fēng)險預(yù)警信號可以采用紅色、橙色、黃色、藍(lán)色等不同顏色表示，分別對應(yīng)不同等級的風(fēng)險。對于發(fā)出的風(fēng)險預(yù)警信號，公司項目管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，降低風(fēng)險影響。五、業(yè)務(wù)外包項目的信息安全管理（一）信息安全責(zé)任界定1.公司責(zé)任：公司負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)外包項目的信息安全政策和制度，明確信息安全管理要求，對業(yè)務(wù)外包項目中的信息安全工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.供應(yīng)商責(zé)任：供應(yīng)商負(fù)責(zé)按照公司的信息安全要求，建立健全信息安全管理體系，采取有效的信息安全措施，保護(hù)公司信息資產(chǎn)的安全。供應(yīng)商應(yīng)與公司簽訂信息安全保密協(xié)議，明確雙方的信息安全責(zé)任和義務(wù)。（二）信息安全措施1.物理安全：對業(yè)務(wù)外包項目涉及的信息系統(tǒng)、設(shè)備、存儲介質(zhì)等采取物理安全措施，如門禁控制、防盜報警、防火防潮、數(shù)據(jù)備份等。2.網(wǎng)絡(luò)安全：建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，對業(yè)務(wù)外包項目涉及的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，如防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)取?.數(shù)據(jù)安全：對業(yè)務(wù)外包項目涉及的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分級管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。4.人員安全：加強(qiáng)對業(yè)務(wù)外包項目涉及人員的安全管理，如背景審查、安全培訓(xùn)、權(quán)限管理等，防止人員泄露公司信息。（三）信息安全審計與監(jiān)督1.信息安全審計：定期對業(yè)務(wù)外包項目的信息安全情況進(jìn)行審計，檢查信息安全措施的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)和糾正信息安全問題。信息安全審計可以采用內(nèi)部審計、外部審計等方式進(jìn)行。2.信息安全監(jiān)督：加強(qiáng)對業(yè)務(wù)外包項目的信息安全監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理信息安全事件。對于發(fā)生的信息安全事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案的要求進(jìn)行處理，并及時向上級主管部門報告。六、業(yè)務(wù)外包項目的溝通與協(xié)調(diào)管理（一）溝通計劃制定項目經(jīng)理應(yīng)組織項目團(tuán)隊制定業(yè)務(wù)外包項目的溝通計劃，明確溝通的目標(biāo)、對象、方式、頻率、內(nèi)容等。溝通計劃應(yīng)提交公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后實施。（二）溝通方式與渠道1.溝通方式：業(yè)務(wù)外包項目的溝通方式包括會議溝通、郵件溝通、電話溝通、即時通訊工具溝通等。應(yīng)根據(jù)溝通的內(nèi)容和對象，選擇合適的溝通方式。2.溝通渠道：建立多種溝通渠道，確保信息暢通。溝通渠道包括項目管理平臺、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、外部郵件系統(tǒng)、電話、即時通訊工具等。（三）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制1.定期溝通會議：項目經(jīng)理應(yīng)定期組織召開項目溝通會議，如項目啟動會議、項目周會、項目月會、項目總結(jié)會議等。溝通