視頻工程文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司視頻工程文件的管理，確保文件的完整性、準確性和可追溯性，提高工作效率，保障視頻工程項目的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有視頻工程項目文件的管理，包括項目策劃、拍攝、后期制作、交付等各個環(huán)節(jié)所產生的文件。（三）定義1.視頻工程文件：指在視頻工程項目實施過程中形成的各類文件，包括但不限于項目文檔、拍攝素材、剪輯工程文件、音頻文件、特效文件、交付成品等。2.項目文檔：涵蓋項目策劃書、腳本、拍攝計劃、分鏡頭腳本、場景設計圖、演員信息表、合同協議、進度報告、質量檢驗報告等與項目相關的文字資料。3.拍攝素材：通過攝像機、相機等設備拍攝獲取的原始視頻素材，包括不同分辨率、幀率、格式的視頻片段。4.剪輯工程文件：用于視頻剪輯的工程文件，包含剪輯軟件的項目文件、時間線設置、剪輯片段的排列組合、轉場效果、字幕添加等信息。5.音頻文件：項目中涉及的各種音頻素材，如現場錄音、背景音樂、旁白配音等，以及經過編輯處理后的音頻文件。6.特效文件：為增強視頻效果而制作的特效文件，包括視覺特效、轉場特效、濾鏡效果等相關文件。7.交付成品：按照項目要求最終交付給客戶的視頻作品，具有規(guī)定的格式、分辨率、時長等標準。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設立專門的視頻工程文件管理部門或指定專人負責文件的集中管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級管理原則：根據文件的性質、用途、重要程度等進行分類分級管理，便于查找、使用和維護。3.安全保密原則：視頻工程文件涉及公司商業(yè)機密和客戶隱私，必須采取嚴格的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞。4.全程跟蹤原則：對文件從產生到銷毀的全過程進行跟蹤管理，確保文件的流轉有序、可追溯。二、文件分類與編號（一）分類1.項目文檔類策劃規(guī)劃：項目策劃書、可行性研究報告、項目預算等。拍攝相關：拍攝計劃、腳本、分鏡頭腳本、場景設計圖、演員信息表等。合同協議：項目合同、合作協議、采購合同等。進度管理：項目進度計劃、進度報告、變更記錄等。質量管理：質量檢驗標準、質量檢驗報告、質量問題處理記錄等。其他文檔：項目總結、經驗教訓總結、客戶反饋等。2.拍攝素材類按拍攝設備分類：如攝像機素材、相機素材等。按拍攝場景分類：如室內場景素材、室外場景素材等。按拍攝內容分類：如人物素材、景物素材、特效素材等。3.剪輯工程文件類按剪輯軟件分類：如AdobePremierePro工程文件、FinalCutPro工程文件等。按項目階段分類：如粗剪工程文件、精剪工程文件、成片工程文件等。4.音頻文件類按音頻類型分類：如現場錄音文件、背景音樂文件、旁白配音文件等。按音頻格式分類：如WAV文件、MP3文件、AAC文件等。5.特效文件類按特效類型分類：如視覺特效文件、轉場特效文件、濾鏡特效文件等。按特效制作軟件分類：如AdobeAfterEffects特效文件、Nuke特效文件等。6.交付成品類按交付格式分類：如MP4文件、AVI文件、MOV文件等。按交付版本分類：如初稿、審核稿、終稿等。（二）編號1.編號規(guī)則采用“項目名稱分類代碼順序號版本號”的編號方式。項目名稱：取視頻工程項目的全稱。分類代碼：根據文件分類設置相應的兩位字母代碼，如項目文檔類為“WD”，拍攝素材類為“SC”，剪輯工程文件類為“JJ”，音頻文件類為“YP”，特效文件類為“TX”，交付成品類為“JF”。順序號：按照文件產生的先后順序依次編號，從001開始。版本號：文件每更新一次，版本號遞增1，初始版本號為01。2.示例項目名稱為“XX公司宣傳片制作項目”，其拍攝素材類的第一個文件編號為“XX公司宣傳片制作項目SC00101”。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.項目策劃階段，由項目負責人組織相關人員編制項目策劃書、腳本等文件，確保文件內容完整、準確，符合項目要求和客戶需求。2.拍攝階段，拍攝人員按照拍攝計劃進行素材拍攝，拍攝過程中要注意素材的質量、完整性和規(guī)范性，確保素材能夠真實反映拍攝內容。3.后期制作階段，剪輯人員、音頻制作人員、特效制作人員等根據項目要求和腳本進行文件制作，制作過程中要嚴格按照操作規(guī)程進行，確保文件質量。4.項目實施過程中，各環(huán)節(jié)產生的文件要及時進行整理和記錄，如項目進度報告、質量檢驗報告等，確保文件的時效性和準確性。（二）文件收集1.項目負責人負責組織文件的收集工作，在項目各階段結束后，及時督促相關人員將本階段產生的文件提交至文件管理部門或指定專人。2.拍攝人員在拍攝完成后，應立即將拍攝素材整理分類，并按照編號規(guī)則進行編號，然后提交給文件管理部門。3.后期制作人員在完成剪輯工程文件、音頻文件、特效文件等制作后，要對文件進行檢查和審核，確保文件質量符合要求，然后提交給文件管理部門。4.文件管理部門或指定專人在收到文件后，要對文件進行認真核對，檢查文件的完整性、準確性和編號的規(guī)范性，如發(fā)現問題及時反饋給相關人員進行整改。四、文件的整理與歸檔（一）整理1.文件管理部門或指定專人按照文件分類和編號規(guī)則對收集到的文件進行整理，確保文件分類清晰、編號準確。2.對項目文檔類文件，要按照文件類型和時間順序進行排列，確保文件層次分明，便于查找和使用。3.對拍攝素材類文件，要按照拍攝設備、場景、內容等進行分類整理，并建立相應的索引目錄，方便快速查找。4.對剪輯工程文件類、音頻文件類、特效文件類和交付成品類文件，要按照軟件類型、項目階段、格式等進行分類整理，并記錄文件的相關信息，如文件名、文件大小、時長、制作時間等。（二）歸檔1.文件整理完成后，文件管理部門或指定專人要及時將文件進行歸檔，歸檔文件應存儲在安全、可靠的存儲設備上，如硬盤、磁帶、光盤等，并建立相應的存儲目錄結構。2.歸檔文件要進行備份，備份存儲設備應與原始存儲設備分開存放，以防止數據丟失。備份存儲設備要定期進行檢查和維護，確保數據的完整性和可用性。3.建立文件歸檔清單，詳細記錄歸檔文件的名稱、編號、分類、存儲位置等信息，便于查詢和管理。五、文件的存儲與保管（一）存儲1.文件存儲應遵循安全、可靠、便于管理和使用的原則，選擇合適的存儲設備和存儲方式。2.對于重要的文件，應采用多種存儲方式進行備份，如異地存儲、云存儲等，以防止因自然災害、設備故障等原因導致文件丟失。3.文件存儲設備應定期進行清理和維護，刪除無用的文件，確保存儲空間的合理利用。4.建立文件存儲索引，對存儲的文件進行詳細記錄，包括文件名、編號、分類、存儲位置、存儲時間等信息，便于快速查找和使用。（二）保管1.文件保管應指定專人負責，保管人員要具備一定的專業(yè)知識和責任心，確保文件的安全和完整。2.保管人員要定期對文件進行檢查和清點，發(fā)現文件丟失、損壞或異常情況要及時報告，并采取相應的措施進行處理。3.文件保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文件存儲環(huán)境的安全。4.對于涉及公司商業(yè)機密和客戶隱私的文件，要嚴格按照公司保密制度進行保管，限制文件的訪問權限，防止文件泄露。六、文件的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱文件應根據工作需要，按照規(guī)定的權限進行申請。2.項目負責人、相關部門負責人有權查閱與本項目或本部門相關的文件。3.其他人員因工作需要查閱文件，需填寫《文件查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，方可查閱。4.涉及公司商業(yè)機密和客戶隱私的文件，未經公司領導批準，嚴禁查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《文件查閱申請表》，詳細說明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經所在部門負責人批準后，提交給文件管理部門。3.文件管理部門根據查閱申請，對文件進行查找和核對，確認文件的可用性。4.文件管理部門將批準查閱的文件提供給查閱人員，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人員、查閱文件名稱等信息。5.查閱人員查閱文件時，應在文件管理部門指定的場所進行，不得擅自將文件帶出或復制。如需復制文件，需另行填寫《文件復制申請表》，經文件管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。（三）使用規(guī)定1.文件使用人員應妥善保管查閱的文件，不得擅自修改、刪除或損壞文件。2.文件使用完畢后，應及時將文件歸還文件管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.如因工作需要對文件進行借閱，借閱人員需填寫《文件借閱申請表》，經所在部門負責人和文件管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時間，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員要對借閱的文件負責，確保文件的安全和完整，不得轉借他人或用于非工作目的。七、文件的修改與廢止（一）修改1.文件在使用過程中如發(fā)現問題或需要進行修改，由文件產生部門或相關責任人提出修改申請。2.修改申請應填寫《文件修改申請表》，詳細說明修改的原因、內容、修改后的文件版本等信息。3.《文件修改申請表》經所在部門負責人批準后，提交給文件管理部門。4.文件管理部門對修改申請進行審核，審核通過后，組織相關人員對文件進行修改。5.文件修改完成后，要對修改后的文件進行測試和驗證，確保文件質量符合要求。修改后的文件應按照編號規(guī)則進行重新編號，并更新文件歸檔清單。（二）廢止1.文件因項目結束、政策調整、技術更新等原因不再使用時，由文件產生部門或相關責任人提出廢止申請。2.廢止申請應填寫《文件廢止申請表》，詳細說明廢止文件的名稱、編號、廢止原因等信息。3.《文件廢止申請表》經所在部門負責人和文件管理部門負責人批準后，文件管理部門對廢止文件進行標識和清理。4.廢止文件應從存儲設備中刪除，并在文件歸檔清單中進行標注，確保文件不再被誤使用。八、文件的安全與保密（一）安全措施1.文件存儲設備應設置密碼保護，并定期更換密碼。2.對重要文件要進行加密存儲，防止文件被非法獲取。3.文件傳輸應采用安全的傳輸方式，如加密郵件、專用網絡等，防止文件在傳輸過程中被竊取或篡改。4.定期對文件存儲設備進行病毒查殺和數據備份，確保文件的安全性和可用性。（二）保密制度1.涉及公司商業(yè)機密和客戶隱私的文件，嚴格按照公司保密制度進行管理。2.接觸保密文件的人員要簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.保密文件的查閱、使用、復制、傳遞等要嚴格按照規(guī)定的程序進行審批，確保文件不被泄露。4.對違反保密制度的行為要進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門定期對公司視頻工程文件的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件的形成、收集、整理、歸檔、存儲、保管、查閱、使用、修改、廢止等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期