詢證函業(yè)務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢證函業(yè)務(wù)的操作流程，加強(qiáng)對詢證函業(yè)務(wù)的管理，確保詢證函的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及詢證函業(yè)務(wù)的各部門及相關(guān)工作人員，包括但不限于財務(wù)部門、審計部門、業(yè)務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則詢證函業(yè)務(wù)的開展必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.真實性原則詢證函所涉及的信息必須真實、準(zhǔn)確，不得虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。3.保密性原則對詢證函業(yè)務(wù)過程中涉及的客戶信息、商業(yè)秘密等予以嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.獨立性原則詢證函業(yè)務(wù)的操作應(yīng)保持獨立性，不受其他部門或個人的不當(dāng)干擾。二、詢證函業(yè)務(wù)流程（一）發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)過程中，如因?qū)徲?、對賬、核實交易等需要，應(yīng)填寫《詢證函發(fā)起申請表》，詳細(xì)說明詢證的事項、目的、對象、內(nèi)容等信息，并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到《詢證函發(fā)起申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點審核詢證事項的必要性、申請信息的完整性等。如審核通過，在申請表上簽署意見并提交至審計部門。3.審計部門對詢證事項進(jìn)行進(jìn)一步審查，評估詢證的風(fēng)險和影響。如認(rèn)為詢證必要且風(fēng)險可控，批準(zhǔn)發(fā)起詢證函，并將申請表及相關(guān)資料交至函證專員。（二）編制1.函證專員根據(jù)批準(zhǔn)的《詢證函發(fā)起申請表》及相關(guān)資料，按照規(guī)范的格式編制詢證函。詢證函應(yīng)明確詢證的事項、要求被詢證方回復(fù)的內(nèi)容、回復(fù)的方式及期限等。2.在編制詢證函過程中，函證專員應(yīng)確保所涉及的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，與相關(guān)業(yè)務(wù)記錄一致。如有疑問，及時與業(yè)務(wù)部門或財務(wù)部門溝通核實。3.詢證函編制完成后，函證專員應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括詢證函格式的規(guī)范性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、邏輯的嚴(yán)密性等。審核通過后，提交至財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。（三）審批1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對詢證函進(jìn)行審批，重點審查詢證函的內(nèi)容是否符合公司利益、風(fēng)險是否可控等。如審批通過，在詢證函上簽署意見并加蓋公司公章。2.對于涉及重大金額或復(fù)雜事項的詢證函，需提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)具體情況進(jìn)行決策，審批通過后，方可加蓋公司公章。（四）發(fā)送1.函證專員將加蓋公司公章的詢證函通過掛號信、特快專遞、專人送達(dá)等方式發(fā)送給被詢證方。在發(fā)送詢證函時，應(yīng)要求被詢證方簽收，并留存簽收憑證。2.如采用電子方式發(fā)送詢證函，函證專員應(yīng)確保發(fā)送渠道的安全性和可靠性，并要求被詢證方通過指定的安全方式進(jìn)行回復(fù)。同時，對電子詢證函的發(fā)送和接收過程進(jìn)行記錄，包括發(fā)送時間、接收時間、發(fā)送郵箱、接收郵箱等信息。（五）跟蹤與催收1.函證專員負(fù)責(zé)對詢證函的回復(fù)情況進(jìn)行跟蹤。在詢證函規(guī)定的回復(fù)期限屆滿前，如未收到被詢證方的回復(fù)，應(yīng)及時與被詢證方聯(lián)系，提醒其盡快回復(fù)。2.對于逾期未回復(fù)的詢證函，函證專員應(yīng)進(jìn)行催收。催收方式可包括電話催收、再次發(fā)送詢證函、上門催收等。在催收過程中，應(yīng)做好記錄，包括催收時間、催收方式、與被詢證方溝通的內(nèi)容等。（六）接收與審核1.函證專員接收被詢證方的回復(fù)后，應(yīng)認(rèn)真審核回復(fù)內(nèi)容。審核內(nèi)容包括回復(fù)的完整性、準(zhǔn)確性、是否與詢證函要求一致等。2.如發(fā)現(xiàn)回復(fù)內(nèi)容存在疑問或與詢證函要求不符，函證專員應(yīng)及時與被詢證方溝通核實。如需要，可要求被詢證方提供進(jìn)一步的解釋或補(bǔ)充資料。3.審核通過的詢證函回復(fù)，函證專員應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，并將相關(guān)信息反饋給業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門。（七）結(jié)果處理1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)詢證函的回復(fù)結(jié)果，對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步處理。如詢證結(jié)果與預(yù)期相符，業(yè)務(wù)部門可繼續(xù)推進(jìn)業(yè)務(wù)；如詢證結(jié)果與預(yù)期不符，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查分析，查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.財務(wù)部門根據(jù)詢證函的回復(fù)結(jié)果，對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整和核對。如需要，應(yīng)及時更新財務(wù)報表和相關(guān)賬簿記錄，確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確性。3.審計部門對詢證函業(yè)務(wù)的全過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，評估業(yè)務(wù)風(fēng)險和內(nèi)部控制的有效性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時提出改進(jìn)建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、詢證函的格式與內(nèi)容（一）格式要求1.詢證函應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括函頭、正文、結(jié)尾、附件等部分。2.函頭應(yīng)注明公司名稱、地址、聯(lián)系方式等信息；正文應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地表述詢證的事項、要求被詢證方回復(fù)的內(nèi)容等；結(jié)尾應(yīng)注明回復(fù)的方式及期限，并加蓋公司公章；附件如有需要，應(yīng)包括相關(guān)的業(yè)務(wù)資料、明細(xì)清單等。3.詢證函的字體、字號、排版等應(yīng)符合公司公文格式的要求，確保詢證函的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。（二）內(nèi)容要求1.詢證函的正文應(yīng)明確詢證的事項，包括但不限于賬戶余額、交易明細(xì)、往來款項等。2.要求被詢證方回復(fù)的內(nèi)容應(yīng)具體、明確，便于被詢證方準(zhǔn)確理解并進(jìn)行回復(fù)。例如，對于賬戶余額詢證，應(yīng)要求被詢證方確認(rèn)賬戶余額是否正確；對于交易明細(xì)詢證，應(yīng)要求被詢證方提供交易的日期、金額、摘要等詳細(xì)信息。3.詢證函應(yīng)注明回復(fù)的方式及期限?；貜?fù)方式可包括書面回復(fù)、電子回復(fù)等；回復(fù)期限應(yīng)根據(jù)實際情況合理確定，一般不宜過長，以確保詢證函的時效性。4.詢證函的內(nèi)容應(yīng)客觀、公正，不得含有誘導(dǎo)性或暗示性語言。同時，應(yīng)避免使用模糊不清或容易引起歧義的表述。四、詢證函業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制（一）崗位分離1.詢證函業(yè)務(wù)涉及的發(fā)起、編制、審批、發(fā)送、跟蹤與催收、接收與審核、結(jié)果處理等環(huán)節(jié)應(yīng)實行崗位分離，避免由同一人負(fù)責(zé)多個環(huán)節(jié)，以防止舞弊行為的發(fā)生。2.具體崗位設(shè)置如下：發(fā)起崗位：由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)填寫《詢證函發(fā)起申請表》，提出詢證需求。編制崗位：由函證專員負(fù)責(zé)，根據(jù)批準(zhǔn)的申請表編制詢證函。審批崗位：由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司管理層負(fù)責(zé)，對詢證函進(jìn)行審批。發(fā)送崗位：由函證專員負(fù)責(zé)，將詢證函發(fā)送給被詢證方。跟蹤與催收崗位：由函證專員負(fù)責(zé)，對詢證函的回復(fù)情況進(jìn)行跟蹤和催收。接收與審核崗位：由函證專員負(fù)責(zé)，接收被詢證方的回復(fù)并進(jìn)行審核。結(jié)果處理崗位：由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門及審計部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)，根據(jù)詢證結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。（二）授權(quán)審批1.詢證函業(yè)務(wù)應(yīng)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，明確各崗位的審批權(quán)限和審批流程。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自發(fā)起、編制、審批、發(fā)送、接收或處理詢證函業(yè)務(wù)。2.具體授權(quán)審批流程如下：業(yè)務(wù)部門發(fā)起詢證函申請時，需填寫《詢證函發(fā)起申請表》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后提交至審計部門。審計部門對詢證事項進(jìn)行審查，批準(zhǔn)發(fā)起詢證函后，將申請表及相關(guān)資料交至函證專員。函證專員編制詢證函完成后，提交至財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。對于涉及重大金額或復(fù)雜事項的詢證函，需提交公司管理層審批。審批通過后，函證專員方可加蓋公司公章并發(fā)送詢證函。（三）記錄與檔案管理1.對詢證函業(yè)務(wù)的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括發(fā)起申請、編制、審批、發(fā)送、跟蹤與催收、接收與審核、結(jié)果處理等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息。記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和追溯。2.建立詢證函業(yè)務(wù)檔案管理制度，將詢證函業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件、資料進(jìn)行歸檔保存。檔案內(nèi)容應(yīng)包括《詢證函發(fā)起申請表》、詢證函、回復(fù)函、簽收憑證、催收記錄、審核記錄等。3.詢證函業(yè)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)符合公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。保管期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行審批和處理。（四）內(nèi)部審計與監(jiān)督1.審計部門定期對詢證函業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性等。審計內(nèi)容包括詢證函的發(fā)起、編制、審批、發(fā)送、跟蹤與催收、接收與審核、結(jié)果處理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確等。2.對于內(nèi)部審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。整改完成后，對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。3.公司應(yīng)建立健全詢證函業(yè)務(wù)的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門及函證專員的監(jiān)督管理。對違反本管理辦法的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、詢證函業(yè)務(wù)的風(fēng)險防范（一）常見風(fēng)險1.虛假詢證風(fēng)險被詢證方可能因各種原因提供虛假回復(fù)，導(dǎo)致詢證結(jié)果失真，影響公司的決策和財務(wù)信息的準(zhǔn)確性。2.函證過程風(fēng)險在詢證函的發(fā)送、接收、跟蹤與催收等過程中，可能因操作不當(dāng)、溝通不暢等原因?qū)е潞C延誤、丟失或無法獲取有效回復(fù)，影響詢證業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。3.內(nèi)部控制風(fēng)險詢證函業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度可能存在缺陷，如崗位分離不嚴(yán)格、授權(quán)審批不規(guī)范等，導(dǎo)致舞弊行為發(fā)生，給公司帶來損失。4.法律風(fēng)險詢證函業(yè)務(wù)涉及的法律法規(guī)較多，如果操作不當(dāng)，可能引發(fā)法律糾紛，給公司帶來法律風(fēng)險。（二）風(fēng)險防范措施1.加強(qiáng)對被詢證方的選擇與評估在發(fā)起詢證函之前，應(yīng)對被詢證方的信譽(yù)、資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行充分了解和評估。優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)可靠的被詢證方進(jìn)行詢證。對于存在較高風(fēng)險的被詢證方，應(yīng)謹(jǐn)慎對待，采取必要的風(fēng)險防范措施。2.嚴(yán)格控制詢證函的編制與發(fā)送詢證函的編制應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行，確保信息準(zhǔn)確、完整。在發(fā)送詢證函時，應(yīng)選擇可靠的發(fā)送方式，并要求被詢證方簽收，留存簽收憑證。同時，對詢證函的發(fā)送過程進(jìn)行記錄，以便跟蹤和查詢。3.加強(qiáng)與被詢證方的溝通與協(xié)調(diào)在詢證函業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)加強(qiáng)與被詢證方的溝通與協(xié)調(diào)。及時解答被詢證方的疑問，確保其能夠準(zhǔn)確理解詢證函的內(nèi)容并按時回復(fù)。對于回復(fù)中存在的問題，應(yīng)及時與被詢證方溝通核實，要求其提供進(jìn)一步的解釋或補(bǔ)充資料。4.強(qiáng)化內(nèi)部控制完善詢證函業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格執(zhí)行崗位分離、授權(quán)審批等制度。加強(qiáng)對業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督和檢查，確保詢證函業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)規(guī)范、有序進(jìn)行。定期對內(nèi)部控制制度進(jìn)行評估和修訂，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.提高員工風(fēng)險意識加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和教育，提高員工對詢證函業(yè)務(wù)風(fēng)險的認(rèn)識和防范能力。使員工熟悉詢證函業(yè)務(wù)的操作流程、內(nèi)部控制要求