行政電子印章管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政電子印章的管理與使用，確保印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在處理行政事務(wù)過(guò)程中涉及電子印章的使用與管理。（三）定義1.行政電子印章：指公司基于電子簽名技術(shù)，以數(shù)字證書為載體，在電子文件上加蓋的具有法律效力的印章圖形。2.數(shù)字證書：由權(quán)威機(jī)構(gòu)頒發(fā)，用于證明電子印章使用者身份的電子文件。（四）基本原則1.合法性原則：行政電子印章的管理與使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保電子印章的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止印章被盜用、篡改等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確電子印章的使用流程、審批權(quán)限等，確保印章使用的規(guī)范有序。二、電子印章的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要，經(jīng)常處理涉及公司行政事務(wù)文件簽署的部門或崗位，可申請(qǐng)行政電子印章。2.申請(qǐng)人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉電子印章的使用流程和相關(guān)規(guī)定。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《行政電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)電子印章的用途、使用范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行評(píng)估，并簽署審核意見(jiàn)。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審查申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確，申請(qǐng)理由是否充分。4.行政部門復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，將申請(qǐng)材料提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況，對(duì)電子印章的申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過(guò)后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并告知其領(lǐng)取數(shù)字證書及電子印章安裝使用的相關(guān)事宜。2.如審批未通過(guò)，行政部門應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因，并退還申請(qǐng)材料。三、電子印章的制作與發(fā)放（一）制作1.公司統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的電子印章制作機(jī)構(gòu)，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求制作行政電子印章。2.制作機(jī)構(gòu)根據(jù)公司提供的印章樣式、尺寸、顏色等要求，將電子印章數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于數(shù)字證書中，并確保印章的唯一性和不可復(fù)制性。（二）發(fā)放1.行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取數(shù)字證書及電子印章，并進(jìn)行登記備案。登記內(nèi)容包括證書編號(hào)、印章名稱、使用部門、申請(qǐng)人等信息。2.行政部門將數(shù)字證書及電子印章安裝文件發(fā)放給申請(qǐng)人，并指導(dǎo)申請(qǐng)人進(jìn)行安裝和初始化設(shè)置。3.申請(qǐng)人在收到數(shù)字證書及電子印章安裝文件后，應(yīng)及時(shí)按照要求進(jìn)行安裝，并妥善保管數(shù)字證書介質(zhì)。數(shù)字證書介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如加密U盤等，防止丟失、損壞或被盜用。四、電子印章的使用（一）使用范圍1.行政電子印章主要用于公司內(nèi)部行政文件、通知、報(bào)告、合同等各類電子文檔的簽署。2.涉及公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、重要合同協(xié)議等文件的簽署，需按照公司相關(guān)規(guī)定，經(jīng)審批后使用電子印章或結(jié)合實(shí)體印章使用。（二）使用流程1.文件起草：文件起草人在完成電子文檔的起草后，確認(rèn)文檔內(nèi)容無(wú)誤，按照公司文件格式要求進(jìn)行排版。2.印章調(diào)用：文件起草人在電子文檔編輯軟件中，按照系統(tǒng)提示調(diào)用行政電子印章。調(diào)用時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確選擇印章類型、使用位置等信息。3.身份驗(yàn)證：系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)身份驗(yàn)證程序，要求文件起草人插入數(shù)字證書介質(zhì)，并輸入證書密碼進(jìn)行身份驗(yàn)證。身份驗(yàn)證通過(guò)后，方可進(jìn)行電子印章的加蓋操作。4.印章加蓋：文件起草人確認(rèn)身份驗(yàn)證通過(guò)后，在電子文檔指定位置加蓋行政電子印章。加蓋印章后，應(yīng)檢查印章的清晰度、完整性及與文檔內(nèi)容的一致性。5.文件保存：加蓋電子印章后的電子文檔應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行保存，保存路徑應(yīng)確保安全可靠，便于查詢和追溯。（三）審批要求1.對(duì)于一般性行政文件的簽署，由文件起草部門負(fù)責(zé)人審批后，即可加蓋電子印章。2.涉及重要事項(xiàng)、金額較大的合同協(xié)議、對(duì)外發(fā)布的重要文件等，需按照公司規(guī)定的審批流程，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后，方可加蓋電子印章。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合法律法規(guī)、公司政策及相關(guān)業(yè)務(wù)要求。如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)退回文件起草人進(jìn)行修改完善，待審核通過(guò)后再行加蓋印章。五、電子印章的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.數(shù)字證書應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的數(shù)字證書介質(zhì)中，如加密U盤等。數(shù)字證書介質(zhì)應(yīng)具備防篡改、防丟失、防損壞等功能。2.電子印章數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于公司指定的電子印章管理系統(tǒng)中，該系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。（二）保管責(zé)任1.申請(qǐng)人負(fù)責(zé)數(shù)字證書介質(zhì)的保管，應(yīng)妥善存放，防止丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)數(shù)字證書介質(zhì)丟失或被盜用，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失、補(bǔ)辦等措施。2.行政部門負(fù)責(zé)電子印章管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)備份工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。定期對(duì)電子印章數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，異地存放。（三）安全措施1.對(duì)數(shù)字證書介質(zhì)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符。2.在電子印章管理系統(tǒng)中設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，嚴(yán)格限定不同人員對(duì)電子印章的操作權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)行印章的調(diào)用、加蓋等操作。3.采用加密技術(shù)對(duì)電子印章數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。4.定期對(duì)電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。六、電子印章的變更與注銷（一）變更1.因公司名稱變更、印章樣式調(diào)整、使用部門變動(dòng)等原因，需要對(duì)行政電子印章進(jìn)行變更的，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)。2.申請(qǐng)流程與電子印章的申請(qǐng)流程一致，經(jīng)審批通過(guò)后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理電子印章的變更手續(xù)。變更手續(xù)包括重新制作數(shù)字證書、更新電子印章數(shù)據(jù)等。3.電子印章變更后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并對(duì)涉及電子印章使用的文件模板、流程等進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（二）注銷1.員工離職、崗位調(diào)動(dòng)不再需要使用行政電子印章，或因其他原因需要注銷電子印章的，由所在部門提出申請(qǐng)。2.申請(qǐng)部門填寫《行政電子印章注銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明注銷原因，并提交至行政部門。3.行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，收回?cái)?shù)字證書介質(zhì)，并在電子印章管理系統(tǒng)中注銷該電子印章。4.行政部門將電子印章注銷情況進(jìn)行登記備案，并通知相關(guān)部門和人員。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)行政電子印章的管理與使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括電子印章的申請(qǐng)、審批、制作、發(fā)放、使用、存儲(chǔ)、保管、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.各部門應(yīng)配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用行政電子印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給