雪茄煙樣品管理辦法總則目的為加強雪茄煙樣品的規(guī)范化管理，確保樣品的真實性、完整性和可追溯性，保障雪茄煙生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等工作的順利開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)雪茄煙樣品的采購、存儲、使用、流轉(zhuǎn)、處置等全過程管理?；驹瓌t1.合法性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保樣品管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：樣品應(yīng)真實反映所代表雪茄煙的品質(zhì)特征，不得弄虛作假。3.完整性原則：從樣品的采集到最終處置，各環(huán)節(jié)的信息和操作記錄應(yīng)完整無缺。4.可追溯性原則：能夠清晰追溯樣品的來源、去向、使用情況等信息。職責分工采購部門1.負責雪茄煙樣品的采購工作，選擇符合質(zhì)量要求的供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.確保采購的樣品符合相關(guān)標準和公司需求，并及時將樣品交付給相關(guān)部門。質(zhì)量控制部門1.制定雪茄煙樣品的質(zhì)量檢驗標準和方法。2.對采購的樣品進行質(zhì)量檢驗，判定是否符合標準要求。3.負責樣品在質(zhì)量檢測過程中的管理和記錄。倉儲部門1.提供適宜的倉儲環(huán)境，妥善存儲雪茄煙樣品，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.建立樣品出入庫管理制度，做好樣品的出入庫登記工作。使用部門1.根據(jù)工作需要，合理領(lǐng)用雪茄煙樣品，并按照規(guī)定的用途使用。2.負責樣品在使用過程中的管理和維護，確保樣品的正常使用。3.使用完畢后，及時將樣品歸還倉儲部門或按照規(guī)定進行處置。管理部門1.負責制定和修訂雪茄煙樣品管理辦法，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決樣品管理過程中出現(xiàn)的問題。3.定期對樣品管理工作進行檢查和評估，持續(xù)改進管理水平。樣品采購采購計劃1.使用部門根據(jù)工作需求，提前向管理部門提交雪茄煙樣品采購計劃，明確樣品的品種、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.管理部門對采購計劃進行審核，結(jié)合公司庫存情況和預(yù)算安排，確定最終采購計劃。供應(yīng)商選擇1.采購部門按照采購計劃，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，篩選出符合要求的雪茄煙供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。3.建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)的供應(yīng)商進行采購。采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給管理部門、質(zhì)量控制部門和倉儲部門備案。樣品驗收1.樣品到貨前，倉儲部門應(yīng)做好接收準備工作，確保倉儲環(huán)境符合要求。2.樣品到貨時，采購部門、質(zhì)量控制部門和倉儲部門共同對樣品進行驗收。3.質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量檢驗標準對樣品進行檢驗，檢查樣品的外觀、包裝、標識、質(zhì)量等是否符合要求。4.驗收合格的樣品，由倉儲部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的樣品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決退貨、換貨等問題。樣品存儲存儲環(huán)境1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)雪茄煙樣品的特性，提供適宜的存儲環(huán)境，確保溫度、濕度、光照等條件符合要求。2.存儲環(huán)境應(yīng)保持清潔、通風良好，避免樣品受到污染、受潮、變質(zhì)等影響。存儲方式1.雪茄煙樣品應(yīng)分類存放，不同品種、規(guī)格、批次的樣品應(yīng)分開存儲，并有明顯的標識。2.樣品應(yīng)采用貨架或貨柜存儲，避免直接接觸地面，防止受潮。3.對于有特殊存儲要求的樣品，如需要冷藏、避光等，應(yīng)按照相應(yīng)的要求進行存儲。庫存管理1.倉儲部門應(yīng)建立樣品庫存臺賬，詳細記錄樣品的入庫時間、品種、規(guī)格、數(shù)量、來源、去向等信息。2.定期對樣品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。3.對于超過保質(zhì)期或已無使用價值的樣品，應(yīng)及時清理，并按照規(guī)定進行處置。樣品使用使用申請1.使用部門因工作需要使用雪茄煙樣品時，應(yīng)填寫樣品使用申請表，注明使用目的、樣品品種、數(shù)量、使用時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給管理部門審批。使用審批1.管理部門對樣品使用申請表進行審批，根據(jù)工作實際需求和樣品庫存情況，決定是否批準使用申請。2.對于涉及重要項目或大量樣品使用的申請，管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保使用的合理性和必要性。樣品領(lǐng)用1.經(jīng)批準的樣品使用申請，使用部門憑申請表到倉儲部門辦理樣品領(lǐng)用手續(xù)。2.倉儲部門按照申請表的要求，發(fā)放相應(yīng)的樣品，并做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、樣品品種、數(shù)量等信息。使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照批準的用途使用樣品，不得擅自改變使用目的或挪作他用。2.在樣品使用過程中，應(yīng)嚴格遵守相關(guān)操作規(guī)程和質(zhì)量控制要求，確保使用結(jié)果的準確性和可靠性。3.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時將剩余樣品歸還倉儲部門，并清理使用現(xiàn)場，保持環(huán)境整潔。樣品流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)申請1.因工作需要將雪茄煙樣品在公司內(nèi)部不同部門之間流轉(zhuǎn)時，流轉(zhuǎn)部門應(yīng)填寫樣品流轉(zhuǎn)申請表，注明流轉(zhuǎn)原因、樣品品種、數(shù)量、流轉(zhuǎn)起始部門和接收部門等信息。2.申請表經(jīng)流轉(zhuǎn)起始部門負責人審核簽字后，提交給管理部門審批。流轉(zhuǎn)審批1.管理部門對樣品流轉(zhuǎn)申請表進行審批，根據(jù)工作流程和實際需求，決定是否批準流轉(zhuǎn)申請。2.對于涉及多個部門的樣品流轉(zhuǎn)申請，管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行溝通，確保流轉(zhuǎn)過程順暢。樣品交接1.經(jīng)批準的樣品流轉(zhuǎn)申請，流轉(zhuǎn)起始部門應(yīng)及時與接收部門辦理樣品交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)共同核對樣品的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保交接無誤，并在交接清單上簽字確認。3.交接清單應(yīng)一式兩份，流轉(zhuǎn)起始部門和接收部門各留存一份，作為樣品流轉(zhuǎn)的記錄憑證。樣品處置處置申請1.當雪茄煙樣品不再具有使用價值或需要進行處置時，使用部門或倉儲部門應(yīng)填寫樣品處置申請表，注明處置原因、樣品品種、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給管理部門審批。處置審批1.管理部門對樣品處置申請表進行審批，根據(jù)樣品的實際情況和相關(guān)規(guī)定，決定處置方式。2.對于涉及環(huán)保、安全等特殊要求的樣品處置，管理部門應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，進行專門的評估和審批。處置方式1.銷毀：對于過期、變質(zhì)、不合格等無使用價值的樣品，應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行銷毀，如焚燒、粉碎等，并做好銷毀記錄。2.返還供應(yīng)商：對于因質(zhì)量問題或其他原因需要返還供應(yīng)商的樣品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，辦理返還手續(xù)，并做好記錄。3.其他處置方式：根據(jù)樣品的具體情況和公司規(guī)定，也可采用捐贈、拍賣等其他合適的處置方式。監(jiān)督檢查定期檢查1.管理部門定期組織對雪茄煙樣品管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括樣品采購、存儲、使用、流轉(zhuǎn)、處置等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.檢查人員應(yīng)按照檢查標準和流程進行檢查，如實記錄檢查結(jié)果，并填寫檢查報告。不定期抽查1.管理部門不定期對雪茄煙樣品管理工作進行抽查，重點檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在問題較多的部門。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改