采購及支付管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購及支付管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位的采購活動(dòng)，包括物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.需求預(yù)測(cè)：各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃等，提前對(duì)所需物資、工程及服務(wù)進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，填寫《采購需求預(yù)測(cè)表》，詳細(xì)說明需求的品種、規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間等信息。2.采購計(jì)劃編制：采購部門依據(jù)各部門提交的《采購需求預(yù)測(cè)表》，結(jié)合庫存情況，綜合考慮市場(chǎng)供應(yīng)狀況、采購周期等因素，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計(jì)劃調(diào)整：如因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及影響，經(jīng)審批后交采購部門執(zhí)行。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等信息。根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從信息庫中篩選潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。對(duì)于重要供應(yīng)商，應(yīng)建立定期溝通機(jī)制，加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào)，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。（三）采購流程1.采購申請(qǐng)：各部門根據(jù)采購計(jì)劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。2.采購審批：采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)按照公司規(guī)定的決策程序進(jìn)行審批。3.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)審批后的《采購申請(qǐng)表》，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照選定的采購方式和相關(guān)程序進(jìn)行操作，確保采購過程公開、公平、公正。4.合同簽訂：采購項(xiàng)目確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。5.驗(yàn)收付款：采購項(xiàng)目到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，采購部門填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行操作，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。三、支付管理（一）支付申請(qǐng)1.支付依據(jù)：采購部門根據(jù)采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，填寫《支付申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明支付的項(xiàng)目、金額、支付方式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交財(cái)務(wù)部門。2.支付審批：財(cái)務(wù)部門收到《支付申請(qǐng)表》后，對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括支付依據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性，支付金額的準(zhǔn)確性，支付方式的合規(guī)性等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大支付項(xiàng)目，應(yīng)按照公司規(guī)定的決策程序進(jìn)行審批。（二）支付方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：對(duì)于符合銀行轉(zhuǎn)賬條件的支付業(yè)務(wù)，應(yīng)優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批后的《支付申請(qǐng)表》，及時(shí)辦理銀行轉(zhuǎn)賬手續(xù)，確保支付款項(xiàng)準(zhǔn)確無誤地到達(dá)供應(yīng)商賬戶。2.支票支付：在特殊情況下，如供應(yīng)商要求使用支票支付或銀行轉(zhuǎn)賬存在困難時(shí)，可以采用支票支付方式。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照支票管理規(guī)定，開具支票，并確保支票的安全性和有效性。3.其他支付方式：如因業(yè)務(wù)需要，確需采用其他支付方式的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保支付安全。（三）支付記錄與核對(duì)1.支付記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全支付記錄制度，對(duì)每一筆支付業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括支付日期、支付金額、支付對(duì)象、支付方式等信息。支付記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于查詢和核對(duì)。2.支付核對(duì)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行支付核對(duì)，確保雙方的支付記錄一致。如發(fā)現(xiàn)支付差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部的支付記錄進(jìn)行核對(duì)，確保支付業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門監(jiān)督：公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購及支付業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購及支付活動(dòng)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.財(cái)務(wù)部門監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購及支付業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)監(jiān)督，審核采購合同的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督支付款項(xiàng)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，確保公司資金的安全使用。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管部門監(jiān)督：公司采購及支付活動(dòng)應(yīng)接受政府監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如財(cái)政部門、審計(jì)部門、稅務(wù)部門等。公司應(yīng)積極配合政府監(jiān)管部門的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料，接受監(jiān)督檢查。2.社會(huì)監(jiān)督：公司應(yīng)主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，如供應(yīng)商、客戶、媒體等的監(jiān)督。對(duì)于社會(huì)監(jiān)督提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況向社會(huì)公開。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任認(rèn)定1.在采購及支付過程中，如發(fā)現(xiàn)有違反本辦法及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的行為，應(yīng)根據(jù)事實(shí)和情節(jié)輕重，認(rèn)定相關(guān)責(zé)任人的違規(guī)責(zé)任。2.違規(guī)行為包括但不限于：采購過程中存在舞弊行為、收受供應(yīng)商賄賂、擅自變更采購合同條款、支付款項(xiàng)不符合規(guī)定等。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究，包括但不限于：警告、罰款、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等。2.