設(shè)計院合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計院合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)設(shè)計院合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于設(shè)計院與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類合同，包括但不限于工程設(shè)計合同、技術(shù)咨詢合同、采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠實守信原則：雙方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定。4.風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險識別、評估和防控，確保設(shè)計院利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同標(biāo)的、金額、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律風(fēng)險評估。（二）合同起草1.法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和法律風(fēng)險評估意見，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。2.涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的，可邀請外部法律顧問參與起草。（三）合同審核1.合同文本起草完成后，依次提交業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。2.業(yè)務(wù)部門重點審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否明確；財務(wù)部門審核合同金額、付款方式等是否合理；分管領(lǐng)導(dǎo)從整體風(fēng)險和業(yè)務(wù)發(fā)展角度進(jìn)行審核。3.各部門審核后提出修改意見，法務(wù)部門根據(jù)修改意見對合同文本進(jìn)行修訂。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表與對方簽訂。簽訂前，應(yīng)確保對方具有合法的主體資格和履約能力。2.合同簽訂時，應(yīng)加蓋設(shè)計院合同專用章或公章，并由授權(quán)代表簽字確認(rèn)。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時根據(jù)需要留存相關(guān)部門。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同履行要求、雙方責(zé)任義務(wù)等內(nèi)容。2.交底內(nèi)容應(yīng)形成書面記錄，由參與交底人員簽字確認(rèn)。（二）進(jìn)度跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行進(jìn)度的跟蹤，定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時分析原因，采取有效措施加以解決。（三）質(zhì)量控制1.設(shè)計項目應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保設(shè)計成果符合要求。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對設(shè)計過程的質(zhì)量控制，定期進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（四）付款管理1.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項收付手續(xù)。2.付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交相關(guān)證明材料，如發(fā)票、驗收報告等，經(jīng)審核無誤后，財務(wù)部門方可付款。四、合同變更管理（一）變更申請1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律風(fēng)險評估。（二）變更協(xié)商1.法務(wù)部門根據(jù)法律風(fēng)險評估意見，與對方就合同變更事宜進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》。2.《合同變更協(xié)議》應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）變更審批1.《合同變更協(xié)議》簽訂后，依次提交業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.各部門審批流程與合同簽訂審核流程相同，審批通過后，變更生效。五、合同終止管理（一）終止條件1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)終止。2.合同因不可抗力、雙方協(xié)商一致等原因提前終止。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。（二）終止通知1.合同終止時，應(yīng)由提出終止方提前通知對方，并說明終止原因和時間。2.通知應(yīng)采用書面形式，送達(dá)對方后生效。（三）結(jié)算與清理1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算，清理債權(quán)債務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對已完成的工作進(jìn)行總結(jié)和評估，財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理款項結(jié)算手續(xù)。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交至檔案管理部門。2.相關(guān)資料包括合同立項申請表、審核意見、變更協(xié)議、終止通知等。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.合同檔案應(yīng)保持完整、清晰，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。2.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)履行相關(guān)審批手續(xù)。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.法務(wù)部門定期對合同進(jìn)行風(fēng)險識別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險點，如法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方式進(jìn)行。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)具有可操作性和有效性，確保風(fēng)險得到有效控制。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門定期對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、合同變更率、合同終止率、合同糾紛發(fā)生率等。（三）獎懲措施1.對合同管理