陜西會(huì)議室管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)議室的規(guī)范化管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在陜西地區(qū)所有會(huì)議室的使用、管理與維護(hù)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會(huì)議室由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理與調(diào)配，確保資源的合理利用。2.高效使用原則：以提高會(huì)議室使用效率為核心，優(yōu)先保障重要會(huì)議和緊急工作的需求。3.安全規(guī)范原則：嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)議室使用過程中的人員安全和設(shè)備正常運(yùn)行。二、會(huì)議室分類與設(shè)施配備（一）會(huì)議室分類1.大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，配備專業(yè)的音響、投影、視頻會(huì)議等設(shè)備，適用于公司級(jí)大型會(huì)議、重要客戶接待等。2.中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，具備基本的會(huì)議設(shè)備，常用于部門級(jí)會(huì)議、業(yè)務(wù)討論等。3.小型會(huì)議室：可容納[X]人以下，以簡潔實(shí)用為主，滿足小組會(huì)議、一對(duì)一溝通等需求。（二）設(shè)施配備1.基本設(shè)施：各會(huì)議室均配備桌椅、照明設(shè)備、空調(diào)等，確保舒適的會(huì)議環(huán)境。2.視聽設(shè)備：根據(jù)會(huì)議室規(guī)模和功能需求，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電腦、電子白板等視聽設(shè)備，以滿足各類會(huì)議的演示和溝通需求。3.其他設(shè)施：部分會(huì)議室還配備茶水設(shè)備、文件柜等，方便參會(huì)人員使用。三、會(huì)議室使用管理（一）預(yù)訂流程1.預(yù)訂申請：使用人需提前[X]個(gè)工作日通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫《會(huì)議室預(yù)訂申請表》，詳細(xì)說明會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長、參會(huì)人數(shù)等信息。2.審批流程：申請表提交后，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人審批；重要會(huì)議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)訂記錄。3.特殊情況處理：如遇緊急會(huì)議，無法提前預(yù)訂，使用人可直接聯(lián)系行政部門說明情況，經(jīng)同意后可臨時(shí)使用會(huì)議室，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦預(yù)訂手續(xù)。（二）使用規(guī)范1.按時(shí)使用：使用人應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間使用會(huì)議室，提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室進(jìn)行準(zhǔn)備工作，不得無故遲到或早退。2.保持整潔：使用期間，使用人應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理桌面、地面，關(guān)閉設(shè)備電源，將桌椅擺放整齊。3.愛護(hù)設(shè)備：使用人應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室的各類設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門維修人員進(jìn)行處理，并做好記錄。4.安全管理：使用人應(yīng)注意會(huì)議室的安全，遵守消防規(guī)定，不得在會(huì)議室私拉亂接電線、使用大功率電器等。離開會(huì)議室時(shí)，確保關(guān)閉門窗，妥善保管個(gè)人物品。（三）使用優(yōu)先級(jí)1.公司級(jí)會(huì)議：優(yōu)先保障公司高層會(huì)議、戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)議、年度總結(jié)會(huì)議等重要會(huì)議的使用需求。2.緊急工作會(huì)議：對(duì)于涉及緊急業(yè)務(wù)處理、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)等會(huì)議，給予優(yōu)先安排。3.部門日常會(huì)議：在不影響重要會(huì)議和緊急工作的前提下，合理安排部門日常會(huì)議的使用時(shí)間。四、會(huì)議室維護(hù)與管理（一）定期檢查1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，包括設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況、環(huán)境衛(wèi)生等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄，并安排維修人員進(jìn)行維修或更換。（二）設(shè)備維護(hù)1.建立會(huì)議室設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的型號(hào)、購買時(shí)間、維修記錄等信息，便于管理和維護(hù)。2.定期對(duì)視聽設(shè)備進(jìn)行調(diào)試和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。如遇重大會(huì)議或活動(dòng)，提前對(duì)設(shè)備進(jìn)行全面檢查和測試，確保正常使用。3.對(duì)于損壞或老化的設(shè)備，及時(shí)進(jìn)行維修或更新，確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，每天在會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行清掃，保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生。2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒，特別是在流感高發(fā)季節(jié)或重要會(huì)議前后，確保參會(huì)人員的健康安全。五、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議室使用過程中產(chǎn)生的水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)等費(fèi)用，由公司統(tǒng)一承擔(dān)。2.對(duì)于因特殊情況需要使用外部會(huì)議場地或設(shè)備租賃的，費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生額由相關(guān)部門承擔(dān)，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。（二）費(fèi)用核算1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括使用時(shí)間、次數(shù)、參會(huì)人數(shù)等信息，并將相關(guān)數(shù)據(jù)提供給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用核算。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)行政部門提供的數(shù)據(jù)，對(duì)會(huì)議室費(fèi)用進(jìn)行分類核算，確保費(fèi)用支出的合理性和準(zhǔn)確性。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定提前預(yù)訂會(huì)議室，擅自占用會(huì)議室的。2.未按審批的會(huì)議信息使用會(huì)議室，擅自更改會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等的。3.在會(huì)議室使用過程中，違反使用規(guī)范，造成會(huì)議室設(shè)施設(shè)備損壞或環(huán)境衛(wèi)生嚴(yán)重污染的。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，將會(huì)議室轉(zhuǎn)借他人使用的。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并要求立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，將視情況給予通報(bào)批評(píng)、扣除績效分等處理措施，并責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)