行政部印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政部印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司行政部所管理的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。（三）印章管理原則1.嚴格管理原則：對印章的刻制、保管、使用等環(huán)節(jié)進行嚴格把控，確保印章安全。2.規(guī)范使用原則：印章的使用必須遵循規(guī)定的流程和審批程序，確保使用的合法性和準(zhǔn)確性。3.責(zé)任明確原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，做到責(zé)任到人。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報行政部審核。2.行政部審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部統(tǒng)一安排到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時對印章的規(guī)格、樣式、文字等進行核對，確保與審批內(nèi)容一致。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并附上印章印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部負責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍和審批流程。3.印章啟用后，行政部應(yīng)將印章的相關(guān)信息登記在《印章管理臺賬》上，包括印章名稱、編號、規(guī)格、啟用日期、保管人等。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.印章保管人員必須具備高度的責(zé)任心，嚴格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。2.負責(zé)印章的日常保管，不得擅自將印章交予他人使用。如因特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.妥善保管印章存放的鑰匙或密碼，不得泄露給無關(guān)人員。4.定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告行政部，并采取相應(yīng)措施。（二）保管方式1.公司公章、合同專用章等重要印章應(yīng)存放在保險柜中，實行雙人保管制度，即由行政部經(jīng)理和指定的專人分別保管保險柜鑰匙和密碼。2.財務(wù)專用章、法人章等印章應(yīng)按照財務(wù)管理制度的要求進行保管，一般由財務(wù)部門指定專人負責(zé)。3.其他部門的印章可根據(jù)實際情況，由部門負責(zé)人指定專人保管，并報行政部備案。（三）保管環(huán)境印章存放的環(huán)境應(yīng)安全、整潔、干燥，避免印章受到損壞或污染。同時，要注意防火、防盜、防潮等措施。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如銀行開戶、支票簽發(fā)等。5.其他印章：根據(jù)公司規(guī)定，用于特定業(yè)務(wù)或文件的簽署。（二）使用流程1.用印申請：使用印章時，申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.審批：《印章使用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限如下：一般事項：由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項：由公司總經(jīng)理審批。涉及重大經(jīng)濟合同或法律文件：由公司董事長審批。3.用?。航?jīng)審批通過后，申請人攜帶審批后的《印章使用申請表》到印章保管處用印。印章保管人員應(yīng)認真核對用印文件的內(nèi)容和審批手續(xù)，確保無誤后在用印處加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請人等。4.用印文件留存：用印后的文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行留存，以備查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如文件需要立即蓋章發(fā)出，可先電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.因出差等原因無法現(xiàn)場審批的，可通過電子郵件、傳真等方式將《印章使用申請表》發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，申請人可委托他人到印章保管處用印，但必須在出差回來后及時補辦書面審批手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政部填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息，并附上需要停用的印章印模。2.《印章停用申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部負責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，明確印章停用的時間和范圍。3.印章停用后，行政部應(yīng)及時將印章的相關(guān)信息從《印章管理臺賬》上刪除，并將印章妥善保管。（二）銷毀1.對于不再使用的印章，行政部應(yīng)按照公司規(guī)定進行銷毀。銷毀前，行政部應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章的名稱、編號、規(guī)格、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀的印章印模。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部應(yīng)安排專人負責(zé)印章的銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)確保印章被徹底破壞，無法再使用。3.印章銷毀后，行政部應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀印章名稱、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。同時，要將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔保管。六、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部經(jīng)理擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人等。監(jiān)督小組負責(zé)對印章管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理規(guī)定的執(zhí)行。2.行政部應(yīng)定期對印章的保管和使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，要接受公司內(nèi)部審計部門的審計監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴格遵守保管制度。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的流程和審批程序，用印文件是否真實、合法。3.印章登記情況：檢查《印章管理臺賬》、《印章使用登記表》等登記記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.如因印章管理不善給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追