視頻資料歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司視頻資料的歸檔管理，確保視頻資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于視頻資料的查閱、利用和長(zhǎng)期保存，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類視頻資料的歸檔管理。（三）定義1.視頻資料：指通過攝像機(jī)、錄像機(jī)、手機(jī)等設(shè)備錄制的，記錄公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)、宣傳等內(nèi)容的動(dòng)態(tài)影像資料，包括但不限于原始視頻素材、剪輯后的視頻成品、相關(guān)的音頻資料等。2.歸檔：指將經(jīng)過整理、編目后的視頻資料移交至公司檔案管理部門，按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和保管期限進(jìn)行保存的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司視頻資料由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保視頻資料的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對(duì)視頻資料的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行管理，確保視頻資料管理工作的連續(xù)性。3.有效利用原則：充分發(fā)揮視頻資料的作用，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展、宣傳教育等提供有效支持。4.安全保密原則：確保視頻資料的安全，防止視頻資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、視頻資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議視頻，包括股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)視頻，如項(xiàng)目洽談、產(chǎn)品推廣、市場(chǎng)調(diào)研、客戶拜訪等。3.培訓(xùn)視頻，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等。4.宣傳視頻，如公司形象宣傳片、產(chǎn)品宣傳片、活動(dòng)專題片等。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的視頻資料，如員工風(fēng)采展示、文化活動(dòng)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)視頻資料的收集工作，確保視頻資料的及時(shí)、完整收集。2.視頻資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得進(jìn)行剪輯、修改等操作。如因特殊原因需要對(duì)視頻資料進(jìn)行剪輯處理，應(yīng)在剪輯前備份原始視頻素材，并注明剪輯原因和剪輯內(nèi)容。3.收集的視頻資料應(yīng)附帶相關(guān)的文字說明，包括視頻主題、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、參與人員等信息。（三）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)收集到的視頻資料進(jìn)行及時(shí)整理，按照視頻資料的類別、時(shí)間、主題等進(jìn)行分類。2.對(duì)視頻資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號(hào)規(guī)則可采用“年份+部門代碼+順序號(hào)”的形式，如“202301001”表示2023年由01部門提交的第1份視頻資料。3.建立視頻資料目錄，目錄應(yīng)包括視頻資料編號(hào)、主題、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、參與人員、時(shí)長(zhǎng)、存儲(chǔ)位置等信息。三、視頻資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.視頻資料形成后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將視頻資料移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.對(duì)于重要的視頻資料，如涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等，應(yīng)在視頻資料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔流程1.移交部門填寫《視頻資料歸檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明視頻資料的名稱、主題、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、參與人員、時(shí)長(zhǎng)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的視頻資料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括視頻資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如審核通過，檔案管理部門在《視頻資料歸檔申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并接收視頻資料；如審核不通過，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)反饋給移交部門，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。3.檔案管理部門按照整理要求對(duì)歸檔的視頻資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，包括編號(hào)、編目、存儲(chǔ)等操作。4.將歸檔的視頻資料存儲(chǔ)至公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)記錄，記錄視頻資料的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)等信息。（三）歸檔質(zhì)量要求1.歸檔的視頻資料應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，無(wú)畫面抖動(dòng)、聲音失真等現(xiàn)象。2.視頻資料的格式應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，如MP4、AVI等。3.歸檔的視頻資料應(yīng)附帶完整的文字說明，文字說明應(yīng)與視頻資料內(nèi)容相符，準(zhǔn)確反映視頻資料的主題、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、參與人員等信息。四、視頻資料的保管（一）存儲(chǔ)方式1.視頻資料應(yīng)采用電子存儲(chǔ)和物理存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子存儲(chǔ)應(yīng)使用大容量的硬盤、磁帶等存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行定期備份；物理存儲(chǔ)可采用光盤、磁帶等介質(zhì)，并將其存放在專門的檔案庫(kù)房中。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明存儲(chǔ)內(nèi)容的名稱、編號(hào)、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，便于查找和管理。（二）保管期限1.視頻資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性的業(yè)務(wù)活動(dòng)視頻、培訓(xùn)視頻等；中期保管期限為[X]年，適用于重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)視頻、宣傳視頻等；長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司重大決策、歷史記錄等重要視頻資料。3.保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定，對(duì)視頻資料進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保視頻資料的安全保管。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)視頻資料的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況、視頻資料的完整性、準(zhǔn)確性等。2.如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障、視頻資料損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，并記錄相關(guān)情況。五、視頻資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱視頻資料的，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.公司外部單位因合作、調(diào)研等原因需要查閱公司視頻資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。（二）利用流程1.利用部門填寫《視頻資料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，為利用部門提供相應(yīng)的視頻資料。3.利用部門應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱視頻資料，不得擅自將視頻資料帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)制視頻資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并支付相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。4.查閱完畢后，利用部門應(yīng)及時(shí)將視頻資料歸還檔案管理部門，并在《視頻資料查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的視頻資料，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供或公開。2.利用視頻資料時(shí)，不得對(duì)視頻資料進(jìn)行剪輯、修改、刪除等操作，不得損害公司利益。六、視頻資料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立視頻資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的視頻資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保視頻資料的安全保密。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露視頻資料的內(nèi)容和相關(guān)信息。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)視頻資料存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對(duì)視頻資料的傳輸、復(fù)制等操作，應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止視頻資料在傳輸過程中被泄露或篡改。3.如發(fā)生視頻資料丟失、損壞、泄露等安全事故，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)各部門視頻資料的歸檔管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括視頻資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立視頻資料歸檔管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門視頻資料歸檔管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)可包括視頻資料的歸檔率、完整率