調(diào)取書(shū)證證物管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織在各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中調(diào)取書(shū)證證物的行為，確保調(diào)取過(guò)程合法、合規(guī)、有序，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)、處理糾紛、進(jìn)行調(diào)查等工作中涉及調(diào)取書(shū)證證物的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則調(diào)取書(shū)證證物必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保行為的合法性和正當(dāng)性。2.客觀公正原則秉持客觀、公正的態(tài)度進(jìn)行調(diào)取工作，如實(shí)記錄和保存所獲取的書(shū)證證物，不得篡改、偽造或隱瞞相關(guān)信息。3.保密原則對(duì)在調(diào)取過(guò)程中知悉的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露造成不良影響。4.及時(shí)高效原則在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成書(shū)證證物的調(diào)取工作，避免因拖延導(dǎo)致證據(jù)滅失或影響業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。二、書(shū)證證物的定義與范圍（一）書(shū)證書(shū)證是指以文字、符號(hào)、圖形等所記載的內(nèi)容或表達(dá)的思想來(lái)證明案件事實(shí)的書(shū)面材料或其他物品。包括但不限于合同、協(xié)議、文件、信函、票據(jù)、賬簿、報(bào)表、圖紙、鑒定報(bào)告、勘驗(yàn)筆錄等。（二）證物證物是指能夠證明案件事實(shí)的物品或痕跡。包括但不限于實(shí)物、樣品、視聽(tīng)資料、電子數(shù)據(jù)等。如合同原件、產(chǎn)品樣本、監(jiān)控錄像、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等。三、調(diào)取書(shū)證證物的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要調(diào)取書(shū)證證物時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《調(diào)取書(shū)證證物申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)取的目的、所需書(shū)證證物的名稱(chēng)、數(shù)量、存放地點(diǎn)等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門(mén)公章。（二）審批1.《調(diào)取書(shū)證證物申請(qǐng)表》提交至公司/組織的法務(wù)部門(mén)或相關(guān)審批機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門(mén)或?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)的合理性、必要性以及是否符合法律法規(guī)要求等進(jìn)行審批。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大糾紛或可能對(duì)公司/組織造成較大影響的調(diào)取申請(qǐng)，應(yīng)提交公司/組織的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。4.審批通過(guò)后，申請(qǐng)表應(yīng)加蓋審批章，并返還申請(qǐng)部門(mén)一份留存。四、調(diào)取書(shū)證證物的實(shí)施（一）調(diào)取人員的安排1.申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)書(shū)證證物的調(diào)取工作，調(diào)取人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，熟悉調(diào)取流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.如有必要，可安排法務(wù)人員或其他專(zhuān)業(yè)人員陪同調(diào)取人員一同進(jìn)行調(diào)取工作，以確保調(diào)取過(guò)程的合法性和規(guī)范性。（二）調(diào)取前的準(zhǔn)備1.調(diào)取人員應(yīng)提前與持有書(shū)證證物的單位或個(gè)人取得聯(lián)系，告知其調(diào)取的目的、時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)信息，并要求其做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.根據(jù)調(diào)取的書(shū)證證物類(lèi)型和特點(diǎn)，準(zhǔn)備好必要的工具和設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等，確保能夠準(zhǔn)確、完整地獲取相關(guān)證據(jù)。（三）調(diào)取過(guò)程的記錄1.調(diào)取人員應(yīng)在調(diào)取現(xiàn)場(chǎng)對(duì)書(shū)證證物的名稱(chēng)、數(shù)量、內(nèi)容、狀態(tài)等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并制作《書(shū)證證物調(diào)取清單》。2.《書(shū)證證物調(diào)取清單》應(yīng)由調(diào)取人員、持有書(shū)證證物的單位或個(gè)人雙方簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.在調(diào)取過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)書(shū)證證物存在損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并要求持有方作出說(shuō)明。（四）書(shū)證證物的獲取方式1.查閱、復(fù)制對(duì)于可以查閱、復(fù)制的書(shū)證證物，調(diào)取人員應(yīng)在持有方的配合下，按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱、復(fù)制，并確保復(fù)制件與原件一致。2.提取、扣押對(duì)于需要提取、扣押的書(shū)證證物，調(diào)取人員應(yīng)按照法律法規(guī)的要求，辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管所提取、扣押的物品。3.電子數(shù)據(jù)的調(diào)取對(duì)于電子數(shù)據(jù)形式的書(shū)證證物，調(diào)取人員應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)規(guī)范和法律規(guī)定，采用合法的方式進(jìn)行調(diào)取，確保數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。五、書(shū)證證物的保管與使用（一）保管1.調(diào)取回來(lái)的書(shū)證證物應(yīng)及時(shí)移交至公司/組織指定的保管部門(mén)或人員進(jìn)行妥善保管。2.保管部門(mén)或人員應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的書(shū)證證物保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄書(shū)證證物的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、調(diào)取時(shí)間、保管期限等信息。3.書(shū)證證物應(yīng)按照不同的類(lèi)別、性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)存放，確保存放環(huán)境安全、適宜，防止書(shū)證證物損壞、丟失或變質(zhì)。4.對(duì)于涉及保密信息的書(shū)證證物，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如存放在專(zhuān)門(mén)的保密柜中，限制查閱人員范圍等。（二）使用1.各部門(mén)因工作需要使用書(shū)證證物時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《書(shū)證證物使用申請(qǐng)表》，注明使用的目的、所需書(shū)證證物的名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并提交至保管部門(mén)或人員進(jìn)行審核。2.保管部門(mén)或人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在《書(shū)證證物使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并按照申請(qǐng)要求提供相應(yīng)的書(shū)證證物。3.使用部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所使用的書(shū)證證物，并確保書(shū)證證物的完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)書(shū)證證物有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向保管部門(mén)或人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.對(duì)于需要長(zhǎng)期留存作為證據(jù)的書(shū)證證物，未經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自銷(xiāo)毀或處置。六、書(shū)證證物的歸還與銷(xiāo)毀（一）歸還1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束或調(diào)取目的達(dá)成后，持有書(shū)證證物的單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)將所調(diào)取的書(shū)證證物歸還公司/組織。2.公司/組織的保管部門(mén)或人員在收到歸還的書(shū)證證物后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《書(shū)證證物歸還清單》上簽字，并注明歸還時(shí)間。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于已不再需要留存的書(shū)證證物，保管部門(mén)或人員應(yīng)根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定，提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，并填寫(xiě)《書(shū)證證物銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀的書(shū)證證物名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并提交至公司/組織的法務(wù)部門(mén)或相關(guān)審批機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核。3.法務(wù)部門(mén)或?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)要求以及公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，批準(zhǔn)銷(xiāo)毀申請(qǐng)。4.銷(xiāo)毀書(shū)證證物時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求，防止書(shū)證證物被非法利用或泄露。5.銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)制作《書(shū)證證物銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織的法務(wù)部門(mén)或內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)調(diào)取書(shū)證證物的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保調(diào)取工作符合本辦法的規(guī)定。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括調(diào)取申請(qǐng)的審批情況、調(diào)取過(guò)程的合法性、書(shū)證證物的保管與使用情況、歸還與銷(xiāo)毀情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受相關(guān)政府部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)或司法機(jī)關(guān)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供與調(diào)取書(shū)證證物相關(guān)的資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，積極整改，確保公司/組織的調(diào)取書(shū)證證物行為合法合規(guī)。八、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本辦法行為的認(rèn)定1.未經(jīng)審批擅自調(diào)取書(shū)證證物的。2.在調(diào)取過(guò)程中違反法律法規(guī)或本辦法規(guī)定，導(dǎo)致書(shū)證證物損壞、丟失或信息泄露的。3.偽造、篡改、隱匿或銷(xiāo)毀書(shū)證證物的。4.未按照規(guī)定保管、使用書(shū)證證物，造成不良后果的。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反本辦法的單位或個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于因違反本辦法行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失