采購及結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購及結(jié)算管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購活動及相關結(jié)算業(yè)務，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購及結(jié)算活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保交易合法有效。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司經(jīng)濟效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.誠信原則：采購方與供應商應誠實守信，履行合同約定。二、采購管理（一）采購計劃1.需求部門提出：各需求部門應根據(jù)業(yè)務需要，提前制定采購計劃，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等。2.審核與匯總：采購計劃提交至采購部門后，采購部門應進行審核，核實需求的合理性，并匯總形成公司整體采購計劃。對于重大采購項目，需報公司管理層審批。（二）供應商管理1.供應商篩選：采購部門應建立供應商庫，通過多種渠道收集供應商信息，對供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估，篩選出合格的供應商納入供應商庫。2.供應商考核：定期對供應商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分級管理，對于不合格供應商及時淘汰。3.供應商關系維護：采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作，定期走訪供應商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決合作中出現(xiàn)的問題，建立長期穩(wěn)定的合作關系。（三）采購流程1.采購申請：需求部門填寫采購申請表，詳細說明采購需求，并經(jīng)部門負責人審批后提交至采購部門。2.采購詢價：采購部門根據(jù)采購需求，向供應商庫中的多家供應商發(fā)出詢價單，要求供應商報價。詢價單應明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。3.供應商報價：供應商收到詢價單后，應在規(guī)定時間內(nèi)進行報價，并提供相關產(chǎn)品資料和售后服務承諾。4.采購評審：采購部門組織相關人員對供應商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評審，綜合評估各供應商的優(yōu)勢，選擇最優(yōu)供應商。評審結(jié)果應記錄在案，并報公司管理層審批。5.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門。6.采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求和交貨時間。采購訂單應經(jīng)采購部門負責人審批后發(fā)送給供應商。7.采購跟蹤與催貨：采購部門應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況。對于可能影響交貨期的問題，應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應措施確保按時交貨。如供應商未能按時交貨，采購部門應及時催貨，并按照合同約定追究其違約責任。8.到貨驗收：采購物資或服務到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。驗收人員應按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資或服務進行檢驗，填寫驗收報告。對于驗收合格的物資或服務，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資或服務，應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。三、結(jié)算管理（一）結(jié)算流程1.發(fā)票審核：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，發(fā)票上的信息是否與采購合同一致等。對于審核無誤的發(fā)票，采購部門應在發(fā)票上加蓋“發(fā)票已審核”章，并填寫發(fā)票審核記錄。2.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細說明付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容。付款申請表應經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核后，報公司管理層審批。3.付款審批：公司管理層根據(jù)付款申請表和相關審批流程，對付款申請進行審批。對于金額較大的付款申請，需經(jīng)公司董事會或總經(jīng)理辦公會審議通過。4.付款執(zhí)行：財務部門根據(jù)審批通過的付款申請表，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。在付款前，財務部門應再次核對付款信息，確保付款準確無誤。（二）結(jié)算方式1.預付款：對于金額較大、風險較高的采購項目，或供應商要求預付款的情況，公司可根據(jù)采購合同約定支付預付款。預付款比例應根據(jù)項目情況和供應商信譽合理確定，一般不超過合同總金額的[X]%。預付款支付前，采購部門應提供相關合同和預付款申請，經(jīng)公司管理層審批后，財務部門方可支付。2.貨到付款：貨到付款是指在采購物資或服務到貨驗收合格后，公司按照合同約定支付貨款。貨到付款方式適用于大多數(shù)采購項目，能夠有效保障公司利益。在貨到付款時，采購部門應及時通知財務部門辦理付款手續(xù)，并提供驗收報告等相關資料。3.分期付款：對于金額較大、采購周期較長的項目，公司可與供應商協(xié)商采用分期付款方式。分期付款應明確各期付款的時間節(jié)點和金額，確保公司資金合理安排。在分期付款過程中，采購部門應跟蹤項目進度，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保各期付款按時支付。（三）結(jié)算風險控制1.建立結(jié)算臺賬：財務部門應建立結(jié)算臺賬，詳細記錄每筆采購業(yè)務的結(jié)算情況，包括發(fā)票號碼、發(fā)票金額、付款日期、付款金額、供應商名稱等信息。結(jié)算臺賬應定期核對，確保賬賬相符、賬實相符。2.加強與供應商溝通：采購部門和財務部門應加強與供應商的溝通，及時了解供應商的財務狀況和經(jīng)營情況，避免因供應商原因?qū)е陆Y(jié)算風險。對于出現(xiàn)結(jié)算問題的供應商，應及時采取措施，如暫停付款、協(xié)商解決等，確保公司利益不受損失。3.定期進行結(jié)算審計：公司內(nèi)部審計部門應定期對采購及結(jié)算業(yè)務進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、結(jié)算方式的合理性、付款審批的準確性等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。四、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門應定期對采購業(yè)務進行自查，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、供應商管理是否有效等。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將自查情況報告公司管理層。2.財務部門審核：財務部門應加強對采購結(jié)算業(yè)務的審核，確保發(fā)票真實合法、付款準確無誤。對于不符合規(guī)定的發(fā)票和付款申請，應及時提出意見，不予辦理。3.審計部門審計：公司內(nèi)部審計部門應定期對采購及結(jié)算業(yè)務進行審計，重點檢查采購過程的合規(guī)性、結(jié)算方式的合理性、內(nèi)部控制的有效性等。審計部門應出具審計報告，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管：公司采購及結(jié)算活動應接受政府相關部門的監(jiān)管，遵守國家法律法規(guī)和政策要求。積極配合政府部門的檢查和審計工作，及時提供相關資料和信息。2.社會監(jiān)督：公司應重視社會監(jiān)督，積極回應社會關切。對于供應商和社會公眾的投訴和舉報，應認真調(diào)查處理，并及時反饋處理結(jié)果。（三）考核機制1.建立考核指標體系：公司應建立采購及結(jié)算管理考核指標體系，對采購部門和相關人員的工作進行考核。考核指標包括采購成本控制、采購質(zhì)量保證、交貨期執(zhí)行情況、結(jié)算準確率、供應商滿意度等方面。2.定期考核與評價：公司應定期對采購部門和相關人員進行考核與評價，考核周期一般為年度?？己私Y(jié)果應與績效獎金、晉升等掛鉤，激勵采購人員提高工作質(zhì)量和效率。3.持續(xù)改進：根據(jù)考核結(jié)果，公司應及時總結(jié)經(jīng)驗教訓